Tại Khách sạn Sheraton Hà Nội, mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng đều hoạt động vì mục tiêu chung của khách sạn là thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận. Sự phối hợp giữa các bộ phận có vai trò rất quan trọng, quyết định đến thành cơng hay thất bại của DV. Chính vì vậy, Sheraton Hà Nội phải tăng cường hơn nữa sự phối hợp giữa các bộ phận để nâng cao CLDV tiệc. Bộ phận tiệc nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ ban giám đốc khách sạn trong việc triển khai các kế hoạch kinh doanh, các chính sách nhân sự, chính sách sản phẩm và thị trường.
Bộ phận Sale & Marketing có nhiệm vụ tư vấn và bán DV tiệc cho khách hàng. Sau khi xác nhận các thông tin và yêu cầu của khách hàng, bộ phận này sẽ liên hệ và thông báo chi tiết cho các bộ phận, bộ phận tiệc sẽ lên kế hoạch về lao động, về CSVCKT.
Bộ phận tiệc chuyển kế hoạch về CSVC cho bộ phận giặt là để chuẩn bị đủ và đúng số lượng đồ vải sạch (khăn bàn, bọc ghế, khăn ăn, thảm, khăn trang trí); phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, bảo dưỡng để kiểm tra tình trạng các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng, đảm bảo chất lượng; phối hợp với bộ phận rửa bát để chuẩn bị đủ đồ dùng cho khách như bát ăn, thìa, muỗng, cốc, đảm bảo đồng bộ, có tính thẩm mỹ và vệ sinh an toàn. Sau khi bữa tiệc kết thúc, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thu dọn, phân loại,
thu nhận đồ bẩn từ NV phục vụ.
Bộ phận tiệc phối hợp với bộ phận lễ tân của khách sạn để thực hiện khâu đón tiếp và tiễn khách; thơng tin cho bộ phận lễ tân về kế hoạch tổ chức và phục vụ tiệc để bộ phận lễ tân có thể giải đáp mọi thắc mắc, phàn nàn của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, bộ phận lễ tân cũng sẽ phản hồi lại những ý kiến của khách hàng đến bộ phận tiệc để có thể rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được diễn ra hoàn hảo hơn. Sau khi xây dựng kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc, bộ phận tiệc sẽ cùng với bộ phận bếp lập kế hoạch thực đơn gồm những món ăn phong phú và đa dạng phục vụ cho khách hàng.
Bộ phận bếp lên kế hoạch mua nguyên vật liệu và chế biến món ăn theo thực đơn. Trong quá trình phục vụ khách ăn uống, NV bếp cũng hỗ trợ NV phục vụ bàn giới thiệu món ăn và lấy đồ ăn cho khách hàng.
Ngồi ra, bộ phận tiệc còn phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn như bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận an ninh, bộ phận vệ sinh công cộng, giúp cho bộ phận tiệc thực hiện tốt cơng việc của mình.
Có thể nói, hoạt động của bộ phận tiệc gắn liền với hoạt động kinh doanh của các bộ phận khác trong khách sạn. Do đó, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là hết sức quan trọng, đảm bảo cho bộ phận tiệc và các bộ phận khác trong khách sạn vận hành trơn tru và hiệu quả nhất.
3.3. Kiến nghị với các bộ, ngành nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc choKhách sạn Sheraton Hà Nội