1.Thời gian thực tập của sinh viên: từ: .................................. đến
5. Kết cấu khóa luận
2.2 Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu
2.2.2.1 Nhận thông tin khách hàng
Khi nhận được thông tin khách hàng yêu cầu cho một lô hàng cụ thể trong trường hợp này là công ty TNHH Thương mại Thalat Ihracat, nhân viên trong phòng vận chuyển đường biển được giao nhiệm vụ chủ động liên hệ với khách hàng tìm hiểu những thơng tin cụ thể về lô hãng yêu cầu cụ thể cho các thông tin về lô hàng.
Nhân viên tiếp nhận thông tin từ khách hàng cung cấp , tiếp đó nhân viên tìm hiểu thơng tin, so sánh giá và tìm những tuyến đường phù hợp với yêu cầu lơ hàng. Sau khi tìm hiểu nhân viên phụ trách báo lại cho khách hãng và tiến hành đặt chỗ hãng tàu.
Hợp đồng được thể hiện trong phần mục lục II. 2.2.2.2 Đặt chỗ hãng tàu
Các hãng tàu là đối tác của Cargo – Partner Logistics như Maersk Line, Hapad Lloyd, OOCL ,… Nhân viên phụ trách phải tìm hiểu thơng tin, so sánh hãng tàu nào có thế mạnh đi tuyến nào, cung cấp cước phí và dịch vụ tốt nhất cho đơn hàng khách hàng so với các hãng tàu còn lại.
Báo giá cho khách hàng và xác nhận giá cho nhóm vận hành (Operation Team): nhân viên phụ trách phải căn cứ vào giá gốc của các hãng tàu, tính tốn các cước phí và tiến hành báo giá chính thức cho khách hàng. Khi nhận được sự đồng ý của khách hàng về hãng tàu được chọn, nhân viên tiến hành đặt chỗ hãng tàu.
39
- Trong trường hợp này nhân viên đã lựa chọn hãng tàu ONE là đối tác vận tải. Tiếp đó để có số hợp đồng nhân viên liên hệ làm việc với hãng tàu và nhận được số hợp đồng là: HKGN00416A số hợp đồng này do hãng tàu tạo ra thể hiện đầy đủ thông tin cho nhân viên biết giá cả như thế nào, thời gian fee time bao nhiêu, cho những loại mặt hàng gì.
- Dựa vào số hợp đồng hãng tàu cung cấp tiến hành đặt booking với hãng tàu thông qua gmail với nội dung được thể hiện ở hình sau:
Hình 2.2: Thơng tin cần thiết đặt booking với hãng tàu ONE
- Những nội dung được thể hiện trong gmail bao gồm:
+ ETD (Expected Time of Departure) thể hiện ngày tàu chạy mong muốn dựa trên ngày hàng hóa sẵn sàng do khách hàng cung cấp từ đó lựa chọn ngày ETD phù hợp là: 11/06/2020. Dựa vào thời gian lựa chọn này nhân viên phải theo được các mốc thời gian quan trọng mà hãng tàu yêu cầu.
+ Type of containner: Xác định số container và loại container dựa vào quy cách tính chất của hàng hóa như số lượng, trọng lượng, kích thước, thể tích để lựa chọn cho phù hợp, bên cạnh đó để hãng tàu xem xét, sắp chỗ và xác định xem có sẵn vỏ container ở dưới cảng hay khơng. Dựa vào những tiêu chí hàng hóa số container cần là 1 và loại 40HC
+ Commodity: Thể hiện loại hàng hóa là gì để hãng tàu biết (thông tin được lấy từ hợp đồng). Loại hàng hóa trong ví dụ này là Broken Cassia (quế vỡ vụn).
40
+ Pick up empty container: là địa điểm lấy container rỗng về để đóng hàng, nơi lấy rỗng này thông thường do hãng tàu quyết định, tuy nhiên nhân viên vẫn muốn thể hiện trong gmail địa điểm lấy cont rỗng thuận tiện với vị trí Cơng ty là: Ha Hung Hai Depot.
+ Full container returns at: Port of Hai Phong là nơi hạ cont, lựa chọn những nơi thuận tiện cho doanh nghiệp làm thủ tục hải quan vì đa phần nơi hạ cont này sẽ là nơi mở tờ khai hải quan và thanh lí tờ khai hải quan của doanh nghiệp.
+ Route: Port of Hai Phong- Port of Mersin, dựa theo những hướng dẫn giao hàng và hợp đồng để xác định thông tin này.
+ Service Contract No: số hợp đồng mà hãng tàu đã cung cấp là HKGN00416A, số hợp đồng này để đội booking hãng tàu kiểm tra những thông tin cần thiết (Vd: ai là người tạo giá cho lô hàng, số lượng chỗ cho hợp đồng, ngày được miễn phí lưu container, lưu bãi là ngày nào…..) để xử lý yêu cầu đặt booking. Bên cạnh đó hợp đồng này để giữ được những mức giá cố định cho những tuyến đường cụ thể trong một khoảng thời gian nào đó.
+ Weight: Trọng lượng tổng hàng hóa là 24,000kg, dựa vào trọng tải này hãng tàu xem xét và giải phóng vỏ container loại nào cho công ty.
- Sau khi hãng tàu kiểm tra trên tàu vẫn còn chỗ và vỏ cont để đóng hàng, hãng tàu sẽ gửi cho cơng ty xác nhận đặt chỗ. Nhân viên tiếp nhận Booking Note kiểm tra chính xác các thơng tin quan trọng, nếu có sai sót gì phải liên hệ với hãng tàu để sửa đổi trong thời gian cho phép để tránh những sai sót về sau.
Booking Note được thể hiện trong phần phụ lục II. 2.2.2.3 Vận chuyển nội địa, mở tờ khai và đăng kí giấy phép
❖ Vận chuyển nội địa
Vì cơng ty khơng có các phương tiện vận tải nên trong công đoạn vận chuyển nội địa này công ty kết hợp với Công ty vận tải Danko Logistics để thực hiện vận tải nội địa. Nhân viên phụ trách kết hợp với đối tác để theo dõi lịch trình thực hiện và hướng
41
dẫn nhà xe/nhân viên giao nhận thực hiện, sắp xếp ngày lấy cont, đóng hàng để tiết kiệm thời gian tránh những chi phí phát sinh. Cơng việc được thực hiện theo trình tự sau:
- Nhân viên liện hệ với nhà xe/nhân viên giao nhận để giải phóng lệnh cấp cont rỗng do hãng tàu cung cấp để xuất trình loại giấy tờ này cho nhân viên của bộ phận bên khu bãi tập kết container rỗng mà trong đó có container rỗng mà Cơng ty đã đặt hãng tàu có ở đó.
- Nhà xe/nhân viên giao nhận tiếp nhận thông tin và thực hiện theo yêu cầu của nhân viên sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng) để đổi lệnh lấy container. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận/nhà xe bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
- Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho Yên Bái thực hiện đóng gói hàng vào container.
Packing List được thể hiện trong phần phụ lục II
- Vì lơ hàng này cần đăng kí giấy phép kiểm dịch thực vật nên lơ hàng cần phải được di chuyển xuống nơi đăng kí kiểm dịch thực vật. Nhân viên phụ trách lô hàng thông báo trước cho nhà xe/nhân viên giao nhận nơi đăng kí giấy phép và sắp xếp sao cho lơ hàng xuống cảng Hải Phịng vào buổi sáng để buổi chiều có thể kiểm dịch xong, trong lúc bên Kiểm dịch thực vật, Cảng Hải Quan đều còn trong thời gian làm việc (trong giờ hành chính), việc sắp xếp vận chuyển chặt chẽ tránh trường hợp phải lưu kho tốn thêm chi phí phát sinh.
❖ Mở tờ khai hải quan xuất khẩu
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng chương trình khai báo hải quan điện tử. Đây là một phương thức khai báo mới đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm tiêu cực. Nhân viên chỉ cần nạp dữ liệu của tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu vào phần mềm được cài đặt tại trụ sở của mình sau đó chuyển đến cơ quan Hải quan qua hệ thống mạng.
42
Quy trình khai báo hải quan điện tử được thực hiện như sau:
Sau khi khởi động phần mềm và đăng nhập thơng tin doanh nghiệp tài khoản thì nhân viên thực hiện theo trình tự trình tự có sẵn của phần mềm ECUS5/VNACCS như sau:
Bước 1: Khai trước thông tin xuất khẩu (EDA)
Trên giao diện phần mềm, người khai hải quan và mục “Tờ khai hải quan” sau đó chọn mục “Đăng kí mới tờ khai xuất khẩu”. Trong mục “Đăng kí mới tờ khai xuất khẩu” bao gồm các mục nhỏ sau:
• Thông tin chung
Tại mục thơng tin chung này nhân viên cần khai chính xác các thơng tin sau - Nhóm loại hình: những thơng tin được thể hiện bao gồm:
+ Mã loại hình: B11 - Xuất kinh doanh, Xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư + Cơ quan hải quan: 03TG - Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV III
+ Mã bộ phận xử lý tờ khai : 00 – Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu + Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 – đường biển (container) + Ngày khai báo dự kiến: 10/06/2020
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
- Đơn vị xuất nhập khẩu Người xuất khẩu
+ Mã: 0312353106
+ Tên: CƠNG TY TNHH CARGO-PARTNER LOGISTICS + Mã bưu chính: (+84)43
+ Địa chỉ: Số 09 đường Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, Thành phố Hà Nội
43
Người nhập khẩu
+ Tên: TOLSA ALUMINYUM INSAAT MERMER I SANAYI VE TICARET LTD. STI
+ Mã bưu chính: (+84) 43
+ Địa chỉ: Barbaros Hayrettin Pasa mah.,1993 Sok.,Papatya Residence 2,No:35/1,Ic Kapi No:39,Esenyurt/Istanbul.Turkey
+ Mã nước: TR – Turkey
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
- Vận đơn
+ Số vận đơn: (để trống), bởi vì đối với lơ hàng này là xuất khẩu, quy trình khai hải quan diễn ra trước khi nhận được vận đơn, khi chúng ta khai tờ hải quan điện tử hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng, hoàn thành hồ sơ đem thanh lý tờ khai cho cơ quan hải quan, tại đó chúng ta mới có được số vận đơn do cơ quan hải quan cấp, nên mục này để trống.
+ Số lượng kiện: 1500 CS(thùng, hộp)
+ Tổng trọng lượng hàng (Gross): 15000 KGM (Kilogram)
+ Mã địa điểm lưu kho hàng chỏ thông quan dự kiến: 03TGS04 – CTY CP CONTAINER VN
+ Địa điểm nhận hàng cuối cùng: TRMER - MERSIN - ICEL + Địa điểm xếp hàng: VNHPH - CANG HAI PHONG
+ Phương tiện vận chuyển: 9999 (thông tin cơ bản của tàu chưa được đăng kí nên nhập 9999) - NORDEMILIA 083S
+ Ngày hàng đi dự kiến: 12/06/2020
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
- Chứng từ kèm theo (nếu có) - Thơng tin hóa đơn
44
+ Phân loại hình thức hàng hóa: A – Hóa đơn thương mại
+ Số hóa đơn: 43021 (bắt buộc phải điền đầy đủ và đúng chính xác) + Ngày phát hành: 02/06/2020 (ngày trên invoice)
+ Phương thức thanh toán: TTR – chuyển tiền bồi hoàn bằng điện thoại + Mã phân loại hóa đơn: A – giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền + Điều kiện giá hóa đơn: CIF – tiền hàng, bảo hiểm và cước phí
+ Tổng giá trị hóa đơn:30,000 + Mã đồng tiền của hàng hóa: USD + Trị giá tính thuế: 26,700 + Mã đồng tiền trị giá tính thuế: USD
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
- Thuế và bảo lãnh
+ Người nộp thuế: 1- người xuất khẩu (nhập khẩu)
+ Mã xác định thời hạn nộp thuế: D – trường hợp nộp thuế ngày - Thông tin vận chuyển
+ Ngày khởi hành vận chuyển: 12/06/2020
+ Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: 03TGC09 – CTY THUONG MAI VIC
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
• Thông tin container - Mã: 03TGC09
- Tên: CTY THUONG MAI VIC
- Địa điểm: P. Hải Thành, Q. Dương Kinh, Tp. Hải Phòng - Số container: YTUUN0930332
Hình ảnh minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
• Danh sách hàng
- Mã hàng: vì đây là loại hình kinh doanh nên không cần nhập mã hàng - Tên hàng (mô tả chi tiết): Quế vỡ vụn
45
- Mã HS: 09061910 - Xuất xứ: VIETNAM - Lượng: 15,000
- Đơn vị tính: KIC - Kilogram
- Đơn giá hóa đơn:1.78 (đơn vị tính trên 1 kilogram)
- Trị giá hóa đơn = Lượng * Đơn giá hóa đơn = 15.000*1.78=26.700
Hình ảnh khai báo minh họa được thể hiện trong phần mục lục I
Điền xong thông tin khai báo nhấn nút “ghi”
Thực chất bước này là khai nháp đưa lên hệ thống hải quan để hệ thống trả về các thơng tin cịn thiếu (những thông tin trong ô màu xám và các thông tin liên quan đến thuế xuất mà người xuất khẩu phải nộp).
Bước 2: Khai chính thức tờ khai (EDC)
Sau khi tiến hành đăng kí khai trước thơng tin xuất khẩu (EDA) xong mục khai chính thức tờ khai (EDC) tự động sáng lên và cho phép nhân viên khai các thông tin cần thiết. Lúc này hệ thống sẽ nhận định đây là tờ khai chính thức trên hệ thống, đây sẽ là tờ khai được sử dụng thơng quan hàng hóa.
Các thông tin lúc này được nhân viên khai một cách cận thận, chính xác. Những thơng tin trong tờ khai chính thức này có thơng tin giống như ở mục “khai trước thông tin xuất khẩu (EDA)” và bao gồm các thông tin Hải Quan trả về.
Bước 3: Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Sau khi thông quan xong, có được tờ khai thơng quan hệ thống tờ khai được định vị và ghi chú lại đã thơng quan thì nhân viên có thể tiến hành lấy kết quả phân luồng, thơng quan hàng hóa, in tờ khai đã thông quan ra và lưu trong hệ thống. Tờ khai đã thơng quan thơng thường được dùng để thanh tốn, lưu nội bộ hoặc cho kiểm sốt sau thơng quan.
Trong trường hợp này kết quả trả về cho lô hàng là luồng xanh. Lô hàng thuộc trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….).
46
Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu”. Nhân viên thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thơng tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thơng quan hàng hóa”.
Bước 4: Sửa tờ khai
Nhân viên kiểm tra một lần nữa nếu có thơng tin nào sai sót cần phải chỉnh sửa ngay việc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan được thực hiện từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thơng quan hàng hố (tuy nhiên khơng phải thơng tin nào cũng có thể chỉnh sử nên lưu lý lúc khai thông tin cần cận thận).
Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).
❖ Đăng kí giấy phép kiểm dịch thực vật
Việc đăng kí giấy phép kiểm dịch được thực hiện song song với vận tải nội địa. Khi nhà xe/nhân viên giao nhận thực hiện các công việc vận tải nội địa lúc này, nhân viên phụ trách liên hệ để lấy thông tin số cont, số seal tiến hành làm giấy phép kiểm dịch thực vật đồng thời cung cấp thông tin về địa điểm, thời gian để phối hợp cũng nhà xe một cách chặt chẽ. Đăng kí giấy phép kiểm dịch thực vật được thực hiện theo thứ tự như sau:
Bước 1: Đăng ký kiểm dịch thực vật
- Nhà xe được thông báo địa điểm ở lơ hàng này là cảng Hải Phịng để di chuyển hàng hóa đến trước 1-2 ngày tàu chạy với cơ quan kiểm dịch thực vật (Chi cục kiểm dịch thực vật vùng I)
- Nhân viên phụ trách chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm:
+ Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (theo mẫu của cơ quan kiểm dịch và khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng cần kiểm dịch)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa (bắt buộc) cùng vận đơn, invoice, packing list (nếu có)
47
+ Mẫu của lơ hàng kiểm dịch
- Sau đó nhân viên tiến hành khai báo thơng tin lơ hàng thông qua website của chi cục kiểm dịch thực vật cùng bao gồm các thông tin (người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, nước xuất xứ, nước đến … hoặc những yêu cầu khác). Trong vòng 24 giờ, cơ quan kiểm dịch gửi lại bản nháp chứng thư thông qua email.
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn chỉnh để lấy chứng thư
Khi nhân viên nhận được bản nháp phải kiểm tra và xác nhận với nhân viên giao