1.Thời gian thực tập của sinh viên: từ: .................................. đến
5. Kết cấu khóa luận
3.1 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng
xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics trong giai đoạn 2020 – 2025 giai đoạn 2020 – 2025
Trong giai đoạn tới Cargo – Partner Logistics đã có những định hướng trong việc hồn thiện hơn các quy trình tổ chức thực hiện cơng việc tại công ty để phù hợp với nhu cầu phát triển thị trường thúc đẩy sự phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty ngày một lớn mạnh. Cung cấp dịch vụ thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của công ty vậy nên hồn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển cũng được lên định hướng cụ thể nhự sau:
- Tập trung nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất,…) đẩy mạnh phát triển cho bộ phận giao nhận đường biển, phát triển nguồn nhân lực có trình độ chun mơn chun sâu có thể giải quyết được các vấn đề phát sinh một cách khoa học, linh hoạt trong các tình huống.
- Mở rộng thị trường kinh doanh, hiện tại Cơng ty đã có thêm một chi nhánh hoạt động ở Hà Nội để phục vụ cho các hoạt động giao nhận của khách hàng phía Bắc. Định hướng đến 2025, cơng ty sẽ tập trung vào phát triển dịch vụ cốt lõi là lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển đến với nhiều doanh nghiệp trong nước có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa. Cơng ty có kế hoạch đầu tư thêm vào cả bộ phận chăm sóc khách hàng và marketing giúp gia tăng nhận thức thương hiệu và tăng độ uy tín của Cơng ty trên thị trường.
- Hỗ trợ phát triển dịch vụ giao nhận cơng ty có kế hoạch đẩy mạnh hết hợp cơng nghệ IoT với trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lí kho dữ liệu, đề xuất báo cáo phân tích tự động, báo cáo định kỳ, phân tích thị trường, phân tích nhu cầu của khách hàng… từ đó
71
xây dựng chiến lược phát triển. Ngồi ra việc ứng dụng thơng tin vào trong hệ thống, sẽ giúp nhân viên và khách hàng xuất khẩu theo dõi được đơn hàng một cách dễ dàng, chi tiết.
- Hiện tại, công đoạn vận chuyển nội địa được Công ty th ngồi phục vụ cho quy trình giao nhận hàng hóa tại cơng ty. Để hồn quy trình hồn thiện hơn và giải quyết vấn đề về vận tải nội địa, trong giai đoạn sắp tới là chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất trang thiết bị công ty, chủ yếu là phương tiện vận tải. Việc đầu tư vào phương tiện vận tải nội địa giúp công ty tự chủ và khắc phục được phần nào việc chờ đợi, thiếu hụt phương tiện vận tải vào mùa cao điểm.
3.1.2 Mục tiêu
Sự phát triển trong thời đại hiện nay có sự bùng nổ mạnh mẽ, tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nay gay gắt, thị trường luôn tiếp nhận những doanh nghiệp tham gia có sự sáng tạo, nắm bắt tốt thị trường và đào thải những doanh nghiệp lạc hậu, lỗi thời. Vậy nên Cargo – Partner Logistics luôn cố gắng từng ngày để đón đầu những xu hướng, tùy chỉnh thích ứng với tình hình kinh doanh bằng cách đặt ra cho Công ty những mục tiêu thiết thực, phù hợp với tình hình nội bộ:
- Đến năm 2025, cải thiện được hiện tượng thiếu hụt phương tiện vận chuyển nội địa, được trang bị những thiết bị tiên tiến phục vụ cho quy trình giao nhận đảm bảo được thời gian thực hiện theo tiến độ. Cơng ty sẽ làm chủ được ít nhất 5 – 10 phương tiện đáp ứng kịp thời những vấn đề cấp thiết, mọi lúc, mọi nơi.
- Với định hướng kết hợp hệ thống thơng tin tiên tiến và trí tuệ nhân tạo đẩy mạnh chuyển đổi số lên toàn bộ hệ thống và sẽ hồn thành mục tiêu của mình vào năm 2025. Nhờ đó giảm bớt sức lao động đối với nhân viên và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí giúp cơng ty đạt được lợi nhuận tối ưu. Bên cạnh đó cịn cho thấy tính chuyên nghiệp, hiểu rõ xu thế phát triển kinh doanh, nắm bắt cơ hội nâng cao vị thế cạnh tranh trong lĩnh vực.
- Phát triển tình hình kinh doanh qua mỗi năm tăng 11%/năm, mở rộng thị trường, thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại chi nhánh Hà Nội. Ngoài ra, Cơng ty cịn chú trọng việc phát triển năng lực, nghiệp vụ của nhân viên trong công ty, số lượng nhân viên
72
trong năm 2025 đạt 80-100 nhân viên, chiêu mộ được các nhân viên có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cao.
3.2 Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics
Đối với quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Cargo – Partner Logistics được thực hiện chủ yếu dưới sự điều phối của nhân viên, và quy trình tổ chức chung mà cơng ty xây dựng. Vì vậy đây cũng là hai yếu tố chính có ảnh hưởng lớn nhất đến quy trình, trong quá trình được thực tập thực tế tại công ty nhận thấy một vài vấn đề còn tồn đọng nên tác giả đưa ra một vài giải pháp liên quan đến quy trình làm việc và nhân sự để hồn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Cơng ty trong thời gian sắp tới.
3.2.1 Hồn thiện các bước trong quy trình
Quy trình tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa quyết định phần lớn đến hiệu quả kinh doanh tại Công ty. Trải qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nên Cơng ty cũng xây dựng được một quy trình chung áp dụng, quy trình này đều được xem xét qua mỗi năm để đánh giá, xem xét chỉnh sửa để phù hợp. Qua quá trình được tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xt khẩu tại Cơng ty, tác giả nhận thấy những ưu điểm cần được duy trì và phát huy, tuy nhiên vẫn cịn những nhược điểm cần được khắc phục để hoàn thiện hơn. Một vài biện pháp nhằm cải thiện quy trình tổ chức thực hiện:
- Có sự phối hợp thực hiện giữa các phịng ban trong quy trình gaio nhận hàng hóa xuất khẩu. Trong quy trình giao nhận một lơ hàng cụ thể tại Công ty chỉ do một nhân viên đảm nhiệm nên phải xử lí tồn bộ tất cả các công việc, việc này được đánh giá là khơng hiệu quả vì khơng có sự chun mơn hóa vào một lĩnh vực cụ thể. Có thể Cơng ty nên phối hợp giữa phòng giao nhận bằng đường biển và phòng khai thuế hải quan kết hợp để xử lí. Nhân viên phịng vận chuyển đường biển tiến hành lên kế hoạch thực hiện quy trình, cịn phịng khai thuế hải phụ trách việc xin cấp phép các loại giấy tờ. Tác giả nhận thấy các nhân viên phịng khai thuế hải quan có kiến thức chuyên sâu về pháp luật và nắm rõ các quy định thì khi thực hiện xin cấp phép các loại giấy tờ được diễn ra nhanh chóng và hạn chế các sai sót.
73
- Đối với các bước trong quy trình thực hiện của Cơng ty tương đối hồn thiện tuy nhiên tác giả thấy nhiều vấn đề xảy ra liên quan đến khách hàng. Đối với nhân viên phải thực hiện nhiều nhiệm và các lô hàng khác nhau cùng một lúc nên còn thiếu chun nghiệp trong cơng tác chăm sóc khách hàng khi đang thực hiện lô hàng. Để tồn bộ quy trình được chun nghiệp hơn cơng ty nên chú trọng cả việc chăm sóc khách hàng để giữ chân cũng như nâng cao trải nghiệm tích cực khi sử dụng dịch vụ của Cơng ty, bên cạnh đó tạo điều kiện thuận lợi trao đổi với khách hàng về các vấn đề của lơ hàng và hợp tác xử lí các vấn đề đột xuất một cách tốt nhất.
3.2.2 Nâng cao chất lượng chuyên môn cho nhân viên
Cargo – Partner Logistics ln đặt sự hài lịng của khách hàng lên hàng đầu, vậy nên những trải nghiệm của khách hàng rất được coi trọng. Khi đã xây dựng được quy trình tối ưu thì nhân chính là người trực tiếp thực hiện xử lí từng giao đoạn trong quy trình, để đạt thuận lợi trong quá trình thự hiện nhiệm vụ giao nhận cơng ty cần có những chuẩn bị kỹ càng trong công tác đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên, thiết lập giá cả dịch vụ tốt, mở rộng quan hệ với đối tác hãng tàu để hạn chế những sai xót mà nhân viên mắc phải. Cụ thể của các giải pháp đó được nêu ra như sau:
- Một là, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng được đào tạo am hiểu tường tận về tổng quan công ty, các sản phẩm dịch vụ của công ty nhằm mở rộng thị trường thông qua thực hiện chiến dịch marketing giúp Công ty tiếp cận đến những nguồn khách hàng mới. Đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ chăm sóc khách hàng nhằm duy trì mối quan hệ, xây dựng niềm tin đồng thời tiếp thu, trao đổi những phản hồi đề hoàn thiện hơn các vấn đề hạn chế trong quá trình trải nghiệm dịch vụ của Công ty. Những phản hồi của khách hàng có tính xác thực cao nhất giúp nhân viên chỉnh sửa góp phần hồn thiện được quy trình. Khách hàng mỗi ngày sẽ có tính cách khác nhau, có người sẽ chấp nhận chờ lấy chứng từ vận đơn, tuy nhiên sẽ có những người khách lại đưa ra yêu cầu cao (về thời gian, sự tỉ mỉ cẩn thận trong cách đóng dấu cơng ty…), vì vậy nhân viên cần tập tính nhanh nhẹn,cẩn thận và tập trung khi nắm bắt xử lý vấn đề, đồng thời hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao, vừa giúp cho mối quan hệ giữa Cargo – Partner Logistics và khách hàng luôn tốt đẹp.
74
- Hai là, việc kiểm tra đánh giá năng lực thường xuyên của nhân viên trong Công ty là quan trọng giúp lựa chọn được những cá nhân xuất sắc chia sẻ lại kinh nghiệm cho các đồng nghiệp. Đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho các bậc quản lí, thường xun phổ cập những thơng tin về sự thay trong quy định pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu - logistics, những thay đổi của chính sách Nhà nước, các quy tắc Hải quan điều này giúp cho nhân viên thực hiện theo các quy định mới nhất hạn chế các trường hợp còn hạn chế trong doanh nghiệp hiện tại là do khơng nắm bắt được thơng tin nên cịn làm theo những quy định cũ dẫn đến tình trạng sai sót phải sửa đổi làm tốn kém thời gian và cả chi phí, đồng thời nhân viên có thệ tự sắp xếp linh hoạt giữa các công đoạn trong quy trình, tự tin xử lí các vấn đề đột xuất. Đối với các loại giấy phép như C/O, đăng kí kiểm dịch thực vật được thực hiện chuyên nghiệp hơn.
- Ba là, hiện tại do tiếp xúc với khách hàng chủ yếu là người Việt Nam nên trình độ Tiếng Anh của nhân viên trong Công ty ở mức khá trở lên chiếm một phần vừa và nhỏ, nên đối khi cần phải cần sự hỗ trợ từ những nhân viên khác trong vấn đề trao đổi các vấn với nhà nhập khẩu. Điều này gây ảnh hưởng đến đến những nhân viên khác và không chủ động tiếp nhận những thơng tin. Khuyến khích nhân viên trau dồi tiếng Anh chuyên ngành và giao tiếp, hỗ trợ thời gian học tập cho nhân viên và nâng cao các tiêu chí về tiếng Anh trong q trình tuyển dụng để tìm được các nhân viên mới đáp ứng được như cầu Cơng ty. Ngồi việc nâng cao trình độ tiếng anh cần phải nâng cao trình độ cơng nghệ thông tin, hiện này các công việc của Công ty chủ yếu được xử lý trên hệ thống và webside nên nhân viên cần thành thạo tin học để dễ dàng tiếp cận được các hệ thống giải quyết các cơng việc trong quy trình nhanh gọn hơn.
- Bốn là, vào những mùa hàng cao điểm công việc rất nhiều, dễ dẫn đến tình trạng quá tải, nhân viên phải làm thêm ngoài giờ để giải quyết được tồn bộ các cơng việc. Để hỗ trợ nhân viên cũng như đảm bảo năng suất làm việc, cơng ty nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập ra những kế hoạch cần thiết, tiếp nhận hỗ trợ những ý kiến của nhân viên ví dụ như: tuyển thực tập hỗ trợ trong mùa cao điểm, quy định về làm thêm ngồi giờ... Chính sách bảo hiểm, chế độ nghỉ phép và quy định về làm thêm ngồi giờ ở cơng ty cũng là một trong những khía cạnh ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên. Tại Cargo – Partner Logistics, đây là một ưu điểm mà khơng phải doanh nghiệp
75
nào cũng có được, và để phát huy thế mạnh này, công ty cần đưa ra những chế độ hỗ trợ nhân lực của mình, xây dựng mơi trường làm việc thân thiện thỏa mái giữa các phịng ban thuận tiện cho việc trao đổi thơng tin và hỗ trợ lẫn nhau.
3.2.3 Cải thiện, bổ sung cơ sở vật chất của Công ty
Cơ sở vật chất là những cơng cụ hỗ trợ giúp q trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa diễn ra thuận tiện, chính xác và được kiểm soát chặt chẽ hơn. Nhận thấy được giá trị của cơ sở vật chất mang lại cho Cơng ty, ban lãnh đạo đã sớm có các hoạt động đầu tư vào trang thiết bị, nhưng với sự phát triển nhanh chóng, sự ra đời của các phương tiện vận tải mới có năng suất cao hơn, an tồn hơn những phần mềm cơng nghệ mới ra đời hỗ trợ cho q trình giao nhận nếu Cơng ty khơng có kế hoạch cụ thể để bắt kịp sẽ bị tụt hậu về sau. Vậy nên Cơng ty cần có một số thay đổi sau:
- Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào trong q trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của cơng ty. Tình hình hoạt động kinh doanh tại Cơng ty cũng đã áp dụng được một số phần mềm được sử dụng rộng rãi, tuy nhiên Công ty chưa xây dựng được một phần mềm quản lí riêng liên kết với khách hàng và hãng tàu. Mọi việc đều được thực hiện thông qua gmail, fax. Bằng việc kết hợp công nghệ vào trong quy trình giao nhận giúp cho Cơng ty có thể tự động hóa tất cả các quy trình mà có thể tự động hóa, kết nối và phối hợp với các thành viên, các đối tác liên quan một cách chặt chẽ để đảm bảo được chất lượng cũng như là sự nhanh chóng hệ thống quản trị. Bên cạnh đó thơng qua xây wedside mà Cơng ty cung cấp khách hàng có thể thấy được tổng quan tồn bộ dịch vụ, giá cả và đơn vị vận chuyển đường biển mà họ muốn sử dụng. Khi đã sử dụng dịch vụ khách hàng được nhìn thấy tồn bộ hành trình của lơ hàng hóa như nào và đang được xử lí đến đâu. Sự hỗ trợ của cơng nghệ giúp Cơng ty có thể thực hiện kế hoạch digital marketing trực tiếp trên chính webside, giảm bớt các cơng việc phụ mà nhân viên vẫn phải thực hiện ở công ty (liên hệ để lấy thơng tin đơn hàng, thơng báo tình trạng lơ hàng,…) tập trung vào xử lí các vấn đề cốt lõi, giúp đạt hiệu quả cao.
- Công ty nên bổ sung phương tiện vận chuyển nội địa để chủ động trong việc vận tải hàng hóa trong dịp mùa cao điểm và những trường hợp khẩn cấp. Khi có thể bổ sung thêm phương tiện vận chuyển nội địa vào trong quy trình giao nhận hàng hóa của
76
Cơng ty, nhân viên tổ chức thực hiện cũng dễ dàng theo dõi được tồn bộ cả q trình, tài xế của Cơng ty cũng hiểu rõ cách thức thực hiện dễ dàng phối hợp xử lí khi có vấn đề phát sinh. Việc làm chủ được phương tiện vận tải cịn tiết kiệm chi phí thực hiện tổ chức một lơ hàng hơn thay vì th ngồi, đồng thời cịn có thể mở rộng thêm một dịch vụ kinh doanh mới trong thười gian sắp tới. Với một quy trình tồn diện, tự chủ phương tiện vận tải cũng tăng sự tin tưởng cho khách hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa dịch vụ.
- Nâng cấp cơ sở vật chất tại cơng ty vì mọi cơng việc chủ u được xử lí trên hệ