1.Thời gian thực tập của sinh viên: từ: .................................. đến
5. Kết cấu khóa luận
2.2 Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu
2.2.3.1 Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
đường biển tại Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics
2.2.3.1 Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển khẩu bằng đường biển
Để đánh giá sự hoàn thiện của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo phương thức nguyên con tác giả sử dụng các phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra các tiêu chí cụ thể. Trong mỗi tiêu chí tác giả xây dựng các chỉ tiêu đánh giá khác nhau, các chỉ tiêu được đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5 mức điểm tương ứng với ý kiến đánh giá của nhân về mức độ hồn thiện thơng qua các tiêu chí được đưa ra.
(Xem Phiếu khảo sát 1 Phụ lục IV)
1 - Hồn tồn khơng hồn thiện 2 - Chưa hoàn thiện
3 - Chấp nhận được 4 - Hoàn thiện
54
Sau khi hoàn thành các bảng khảo sát tác giả tổng hợp ý kiến đánh giá của các chuyên gia và tổng kết số điểm cho mỗi chỉ tiêu, dựa vào số điểm trung bình và các ý kiến của nhân viên sẽ đưa ra một đánh giá chung cho từng tiêu chí và cũng đánh giá được mức độ hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty trong thời điểm hiện tại
Để kết quả đánh giá xác thực nhất tác giả thực hiện phỏng vấn các nhân viên trực tiếp tổ chức thực hiện giải quyết các nhiệm vụ liên quan đến lô hàng tại Cargo – Partner Logistics và một số nhân viên ở bên thứ ba mà Công ty hợp tác để hồn thện một lơ hàng giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo phương thức nguyên container.
Thực hiện phỏng vấn 10 chuyên gia (danh sách cụ thể được đính kèm ở Phụ lục
III) bao gồm:
- 03 nhân viên phòng vận chuyển đường biển (01 trưởng phịng và 02 nhân viên) có nhiệm vụ tìm kiếm, chăm sóc khách và theo dõi tổ chức điều phối tồn bộ lơ hàng;
- 02 nhân viên chứng từ (01 trưởng phịng và 01 nhân viên) có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ liên quan chứng từ, chủ yếu là hàng xuất.
- 03 nhân viên giao nhận đảm nhận các công việc làm thủ tục giao nhận ngoài hiện trường;
- 02 tài xế xe container là đối tác làm việc của công ty.
2.2.3.2 Kết quả đánh giá mức độ hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Tác giả đã xây dựng số phiếu khảo sát là 10, số phiếu được phát ra và số phiếu được thu lại 10 phiếu khảo sát, kết quả được tác giả xử lí và trình bày thơng qua từng tiêu chí được thể hiện dưới đây:
55
Bảng 2.3: Bảng kết quả phân tích cho tiêu chỉ tiêu thời gian phù hợp
Nguồn: kết quả tổng hợp từ điều tra
Nhận xét:
Kết quả khảo sát này cho thấy, điểm bình quân đánh giá của các nhân viên trong công ty ở mức điểm 3.74, tức đánh giá quy trình qua tiêu chí thời gian phù hợp ở mức độ trung bình khá, có thể chấp nhận những vẫn có những điểm chưa hồn thiện.
Đa số các nhân viên đều đánh giả ở mức điểm 4 và chỉ đánh giá từ mức điểm 3 trở lên. Trong bảng khảo sát trên những chỉ tiêu trong tiêu chí thời gian được đánh giá là quan trọng là: đảm bảo thời gian giao hàng nhanh, hợp lý, chính xác, đúng thời điểm; sắp xếp cơng việc phù hợp với các giai đoạn trong quy trình trong khoảng thời gian hợp lí; thời gian tiếp nhận hay giải phóng chứng từ đến các bộ phận liên quan đúng lúc. Với các tiêu chí được đánh giá cao thường được các anh chị điều phối một lô hàng cụ thể chú trọng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ để đảm bảo trong.
Chỉ tiêu Giá trị
TB Min Max Mod
Thường xuyên thơng báo cho khách hàng về tình
trạng giao - nhận hàng của công ty 3.1 2 4 3
Thời gian tiếp nhận hay giải phóng chứng từ đến các
bộ phận liên quan đúng lúc 4.2 4 5 4
Sắp xếp công việc phù hợp với các giai đoạn trong
quy trình trong khoảng thời gian hợp lí 4.3 4 5 4
Tốc độ thực hiện cơng việc nhanh chóng 2.9 2 4 3
Đơn giản hóa các quy trình thủ tục nội bộ 3.7 3 5 4
Khả năng xử lý tình huống phát sinh được thực hiện
một cách nhanh chóng 3.6 3 4 4
Đảm bảo giao hàng nhanh, hợp lý, chính xác, đúng
thời điểm 4.4 4 5 4
56
Theo ý kiến của nhân viên phòng vận tải đường biển cho biết việc vận chuyển nội địa là do cơng ty th ngồi thực hiện nên đơi khi việc kiểm sốt tồn bộ q trình cịn hạn chế trong việc đảm bảo đúng thời gian thực hiện các cơng việc, tuy nhiên để khắc phục tình trạng đó cơng ty đã tìm kiếm được những đối tác uy tín để hạn chế các tình trạng cịn xảy ra ảnh hưởng đến tiêu chí thời gian phù hợp. Ngồi ra, do sự linh hoạt nên nhân viên có thể thay đổi thứ tự cơng việc để phù hợp cho mỗi lô hàng cụ thể nên đôi khi không cần quá cứng nhắc trong việc thực hiện tiếu chí liên quan đến thời gian.
❖ Tiêu chí 2: Kết hợp đồng bộ nhịp nhàng
Bảng 2.4: Bảng kết quả phân tích cho tiêu chỉ tiêu kết hợp đồng bộ nhịp nhàng
Chỉ tiêu Giá trị
TB Min Max Mod
Các công việc diễn ra một cách đồng bộ trên tồn bộ
quy trình giao nhận 4.5 4 5 5
Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong
q trình thực hiện cơng việc 3.9 3 5 4
Kiểm sốt quy trình thực hiện đúng tiến độ 4.6 4 5 5
Việc giao nhận chứng từ cà hàng hóa có sự kết hợp
chặt chẽ 4.1 3 5 4
Phối hợp quá trình giao nhận hàng và phương tiện
vận tải phù hợp 4.3 4 5 4
Điểm trung bình cho tiêu chí kết hợp đồng bộ nhịp
nhàng 4.28
Nguồn: kết quả tổng hợp từ điều tra
Nhận xét:
Với tiêu chí kết hợp đồng bộ, nhịp nhàng với điểm trung bình được đánh giá là 4.28, với số điểm này cho thấy tiêu chí này được đánh giá khá quan trọng trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu. Điểm bình qn này được anh/chị nhân viên trong cơng ty nhận định khá hợp lí, vì sự kết hợp đồng bộ nhịp nhàng ảnh hưởng đến tồn bộ
57
q trình nếu được thực hiện đảm bảo sẽ giúp tồn bộ q trình diễn ra một cách khoa học, tránh trường hợp ảnh hưởng đến công việc khác làm tốn thời gian và chi phí.
Các yếu tố trong tiêu chí này được đánh giá khá cao cho mỗi chỉ tiêu, đa số được đều được đánh giá trong mức điểm từ 3 đến 5 và điểm trung bình cho mỗi tiêu chí đều là 4 hoặc 5 là mức điểm khá cao. Tiêu chí kết hợp đồng bộ, nhịp nhàng có điểm số cao vì theo sự chia sẻ cho thấy là quá trình giao nhận hàng hóa được cơng ty xây dựng chi tiết từng hoạt động trong quy trình và được training cụ thể cho từng phịng ban nhằm có sự kết hợp thực hiện giữa các phòng ban. Sự chú trọng của công ty đối với vấn đề này được sự đồng ý của các nhân viên trong cơng ty vì thế các nhân viên cũng tn thủ, kết hợp và đánh giá cao tiêu chí này.
❖ Tiêu chí 3: Chăm sóc khách hàng
Bảng 2.5: Bảng kết quả phân tích cho tiêu chỉ tiêu chăm sóc khách hàng
Chỉ tiêu Giá trị
TB Min Max Mod
Thông tin khách hàng bảo mật 4.4 4 5 4
Giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh chóng, kịp
thời 4.2 3 5 4
Luôn cập nhập thông tin lô hàng cho khách hàng 4.3 4 5 4
Tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng 3.5 3 5 4
Phân loại khách hàng để có những chính sách hỗ trợ
phù hợp 2.9 3 4 3
Tiếp nhận ý kiến, phản hồi khach hàng để hoàn thiện
hơn 3.2 3 5 3
Điểm trung bình cho tiêu chí chăm sóc khách hàng 3.75
Nguồn: kết quả tổng hợp từ điều tra
58
Theo kết quả khảo sát, điểm trung bình cho tiêu chí chăm sóc khách hàng có điểm trung bình là 3.75 số điểm này nằm ở trung bình khá trong bảng kết quả khảo sát trên cho thấy còn nhiều chỉ tiêu chưa được đánh giá cao.
Điểm trung bình đánh giá cho từng chỉ tiêu nằm trong khoảng 3 và 4. Với những chỉ tiêu được đánh giá cao như: thông tin khách hàng bảo mật; giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh chóng, kịp thời; ln cập nhật thông tin khách hàng. Các chỉ tiêu này được đánh giá cao vì là cơng ty liên quan đến cung cấp dịch vụ nên vấn đề liên quan đến chăm sóc khách hàng cũng được đảm bảo. Cịn những chỉ tiêu cịn lại có mức điểm thấp hơn và khơng được đánh giá cao vì với quy trình giao nhận thì vấn đề liên quan đến khách hàng khơng ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện mà chỉ thể hiện thái độ của nhân viên cơng ty đến việc làm hài lịng khách hàng. Tuy nhiên, khơng vì thế mà cơng ty khơng chú trọng đến chỉ tiêu chăm sóc khách hàng, cơng ty vẫn được khách hàng có những phản hồi tích cực và tiếp nhận, giải đáp khách hàng rất tốt.
❖ Tiêu chí 4: An tồn hàng hóa
Bảng 2.6: Bảng kết quả phân tích cho tiêu chỉ tiêu an tồn hàng hóa
Chỉ tiêu Giá trị
TB Min Max Mod
Thơng báo ngay với khách hàng về tình hình để đưa
ra phương án khắc phục kịp thời 4.2 3 5 4
Đảm bảo các quy định về đóng gói cũng như quy
định về vận chuyển hàng hóa 4.5 4 5 5
Bảo quản hàng hóa tốt trong q trình xếp dỡ, di
chuyển 4.7 4 5 5
Biện pháp xử lí với hàng hóa lỗi, hỏng nhanh chóng,
phù hợp 4.5 4 5 5
Kiểm tra chất lượng cơ sở vật chất trước khi đóng gói 4.3 4 5 4 Xác nhận hàng hóa phù hợp với chứng từ hàng hóa 4.5 4 5 5 Điểm trung bình cho tiêu chí an tồn hàng hóa 4.45
59
Nhận xét:
Tiêu chí an tồn có điểm trung bình 4.45 được các nhân viên trong cơng ty đánh giá cao nhất, vì tồn bộ quy trình đều liên quan đến hàng hóa việc đảm bảo an tồn cho hàng hóa cũng cho thấy năng lực, uy tín của cơng ty.
Các chỉ tiêu mà tác giả đưa ra được tổng hợp trong bảng kết quả đều có mức điểm được đánh giá là 4 và 5 cho thấy các chỉ tiêu này được nhân viên trong cơng ty đánh giá cao. Tiêu chí an tồn hàng hóa được đánh giá cao vì đây cũng chính là tiêu chí mà nhân viên trong cơng ty chú trọng để đảm bảo chất lượng hàng hóa cho nhà xuất khẩu cũng như nhà nhập khẩu. Tuy hiện tại công ty không trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đóng gói, vận tải hàng hóa nhưng q trình mọi q trình đều được đảm bảo bằng các quy chuẩn hay giấy chứng nhận các bên liên quan thực hiện để luôn đảm bảo chất lượng là tốt nhất tạo nên uy tín của cơng ty. Vậy nên trong nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực Cargo – Partner Logistics chưa phải bồi thường bất kì tổn thất nào liên quan đến vấn đề về sự an tồn của hàng hóa.
❖ Tiêu chí 5: Đối tác kết hợp
Bảng 2.7: Bảng kết quả phân tích cho tiêu chỉ tiêu đối tác kết hợp
Chỉ tiêu Giá trị
TB Min Max Mod
Đối tác uy tín, thực hiện cơng việc hiệu quả, đảm bảo
chất lượng hàng hóa 4.3 4 5 4
Có sự trao đổi thơng tin qua lại trong quy trình thực
hiện 3.6 3 5 4
Hỗ trợ giải quyết khi có vấn đề xảy ra 2.9 3 5 3
Rõ ràng trong nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên 4.2 3 5 4 Điểm trung bình cho tiêu chí đối tác kết hợp 3.75
Nguồn: kết quả tổng hợp từ điều tra
60
Theo kết quả của bảng khảo sát trên, tiêu chí đối tác kết hợp có điểm khá là 3.75 cho thấy với tiêu chí cũng có ảnh hưởng ít nhiều đến quy trình giao nhận hàng hóa.
Các chỉ tiêu trong tiêu chí này đa số cũng được đánh giá trong thang điểm từ 3 đến 5 và có điểm trung bình nằm trong mức 4 là đa số. Việc lựa chọn được những đối tác kết hợp uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp ít nhiều đến cả quá trình diễn ra một cách thuận tiện chuyên nghiệp hơn. Trong tiêu chí đối tác kết hợp này đa số nói đến đơn vị vận chuyển mà công ty kết hợp để thực hiện nghiệp vụ giao nhận, các đơn vị này thường là đối tác lâu năm của công ty nên cũng hiểu được phần nào nhiệm vụ và nghĩa vụ thực hiện, bên cạnh đó cịn hỗ trợ ngược lại trong các vấn đề phát sinh mà nhân viên mới khi chưa có nhiều kinh nghiệm.
2.3 Đánh giá chung nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty TNHH Cargo – Partner Logistics Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics
Nhìn chung nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cargo – Partner Logistics hiện tại được đánh giá ở mức khá tốt. Với các tiêu chí mà tác giả đưa ra khảo sát được đánh giá ở mức điểm 4 – 5 là những tiêu chí mà được các nhân viên trong cơng ty đánh giá có tác động trực tiếp đến quy trình giao nhận hàng hóa, cịn lại những tiêu chí có mức điểm dưới 4 là những chỉ tiêu có tác động ít đến quy trình giao nhận hàng hóa tại cơng ty, tuy nhiên vẫn được đảm bảo thực hiện hiệu quả. Với các chỉ tiêu có ảnh hưởng lớn đến quy trình sẽ được cơng ty tổ chức đánh giá thường xuyên để phát hiện ra những hạn chế để khắc phục cải thiện quy trình tổ chức trong cơng ty ngày một tốt hơn, hiệu quả hơn.
Các tiêu chí để đánh giá chung quy trình giao nhận hàng hóa của cơng ty phần lớn là đánh giá quy cách tổ chức thực hiện của nhân viên đảm nhiệm lơ hàng đó có thực hiện theo đúng quy trình của cơng ty hay khơng, đảm bảo thời gian thực hiện, tiêu chuẩn hàng hóa và sự kết hợp với đối tác như thế nào. Còn đối với các vấn đề phát sinh liên quan hay các đơn vị được thuê ngoài để thực hiện một cơng đoạn nhỏ trong quy trình thường chỉ là yếu tố phụ được đưa để đánh giá tồn bộ quy trình một cách hồn thiện hơn. Bên cạnh đó, cũng như để đánh giá lựa chọn được đơn vị, tổ chức có cách thức
61
hoạt động tương đồng với quy trình của công ty để trở thành đối tác lâu dài, thuận tiện trao đổi và đảm bảo được danh tiếng trên thị trường.
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics đường biển tại Công ty TNHH Cargo – Partner Logistics
2.4.1 Phương pháp đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển hóa xuất khẩu bằng đường biển
Để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo phương thức nguyên cont tác giả sử dụng các phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra các tiêu chí cụ thể. Trong mỗi tiêu chí tác giả xây dựng các chỉ tiêu đánh giá khác nhau, các chỉ tiêu được đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5 mức điểm tương ứng với ý kiến đánh giá của nhân về mức độ hoàn thiện thơng qua các tiêu chí được đưa ra. (Xem Phiếu khảo sát 2 Phụ lục IV)
1 - Hồn tồn khơng hồn thiện 2 - Chưa hoàn thiện
3 - Chấp nhận được 4 - Hoàn thiện
5 - Hoàn toàn hoàn thiện
Sau khi hoàn thành các bảng khảo sát tác giả tổng hợp ý kiến đánh giá của các chuyên gia và tổng kết số điểm cho mỗi chỉ tiêu, dựa vào số điểm trung bình và các ý kiến của nhân viên sẽ đưa ra một đánh giá chung cho từng tiêu chí và cũng đánh giá được mức độ hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty trong thời điểm