Sự cần thiết của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

1.Thời gian thực tập của sinh viên: từ: .................................. đến

5. Kết cấu khóa luận

1.1 Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất khẩu

1.1.5 Sự cần thiết của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Trong q trình tồn cầu hóa thương mại quốc tế hoạt động giao nhận hàng xuất ngày một lớn mạnh nối liền hoạt động kinh tế giữa các quốc gia với nhau. Bên cạnh đó, hoạt động giao nhận là một phần gắn liền với hoạt động xuất nhập khẩu do đó hoạt động giao nhận hàng hóa là rất cần thiết.

Việc xuất nhập khẩu hàng hóa khơng hề đơn giản như việc mua bán, giao nhận hàng hóa thơng thường diễn ra trong nước. Quá trình xuất nhập hàng tại các cảng đòi hỏi phải thực hiện nhiều thủ tục, theo các quy định khá phức tạp mà chủ hàng khó có thể tự mình thực hiện sn sẻ mà phải nhờ vào các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận để thực hiện giúp xử lý nhanh chóng, tiết kiệm chi phí mà vẫn vận chuyển lô hàng theo kịp tiến độ.

Doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hóa được xem như nhà tổ chức - kiến trúc sư của vận tải vì người tổ chức có khả năng tổ chức q trình chun chở một các tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất. Họ phải lựa chọn phương tiện vận tải, tuyến đường thích hợp để đạt hiệu quả kinh tế nhất, đứng ra trực tiếp vận tải hay tổ chức điều

14

phối quá trình vận tải với nhiều loại phương tiện vận tải khác nhau như máy bay, ô tô, tầu thủy…vận chuyển qua nhiều nước và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng. Do đó, việc quản trị hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu mới đảm bảo được hàng hóa vận chuyển đúng tiến độ, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận chuyển hàng hóa.

Nhờ có hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp các doanh nghiệp trong nước phát triển mạnh hơn ra thị trường thế giới bên, mở rộng thị trường. Hằng năm các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics cũng đóng góp một phần khơng hề nhỏ vào chỉ số GDP của cả nước. Trong lĩnh vực này này ngày càng thu hút được lượng lớn số lượng lao động giúp giải quyết được vấn đề thất nghiệp ở thành phố lớn.

1.2 Quy trình chung thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo phương thức nguyên container

Quy trình một lơ hàng xuất khẩu bằng đường biển gồm 9 bước:

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty. Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên…Dựa vào hợp đồng ký kết, hai bên thực hiện trách nhiệm của mình trong những bước tiếp theo.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong nghị định 187/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và hoạt động đại lý mua, bán, gia cơng và q cảnh hàng hóa với nước ngoài và các quy định khác liên quan.

15

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán. Ở đây tác giả đề cập 2 trường hợp phổ biến ở Việt Nam để dễ theo dõi:

- Trường hợp xuất CIF

Nếu công ty xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bên xuất khẩu phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

- Trường hợp xuất FOB

Với điều kiện FOB, người bán chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho người bán thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

Bước 4: Chuẩn bị hàng và kiểm tra hàng xuất

Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.

Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Người bán làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể th cơng ty dịch vụ logistics làm:

16

- Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.

- Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng

- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).

- Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu các nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng

Liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lơ hàng. Hạn mức bảo hiểm sẽ hồn tồn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Đối với các loại hàng hóa thơng thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lơ hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ khơng cần phải mua bảo hiểm.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Đây là một bước cũng rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các cơng việc sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan.

17

Để có thể mở được tờ khai hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).

2. Đăng ký tờ khai:

Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lơ hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng khơng có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện luồng vàng hàng hóa phải được kiểm tra chi tiết hồ sơ (Chứng từ giấy), nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa, cịn luồng đỏ thì có 3 mức độ kiểm tra thực tế là:

+ Kiểm tra tồn bộ lơ hàng

+ Kiểm tra thực tế 10% lơ hàng, nếu khơng phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. + Kiểm tra thực tế 5% lơ hàng, nếu khơng phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.

3. Đóng phí:

Khi hồn thành các cơng việc trên, thì phải thực hiện hồn thành các khoản phí cơ bản sau:

+ Phí hải quan đăng ký tờ khai

+ Phí hải quan kiểm tra, giám sát hoặc tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có yêu cầu bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ

+ Lệ phí quá cảnh đối với hàng hóa

+ Lệ phí đối với phương tiện q cảnh đường bộ + Lệ phí đối với phương tiện quá cảnh đường thủy

18

Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

5. Thanh lý tờ khai:

Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng khơng. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

6. Vào sổ tàu:

Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

7. Thực xuất tờ khai hải quan:

Sau khi lơ hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

Bước 8: Giao hàng hóa cho hãng tàu

Cơng việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là phải cung cấp thông tin hướng dẫn vận chuyển (Shipping Instruction) để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng (Closing time) và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Bước 9: Thanh toán tiền

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh tốn tiền hàng. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh tốn bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh tốn bằng L/C thì phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo