1.Thời gian thực tập của sinh viên: từ: .................................. đến
5. Kết cấu khóa luận
3.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên
3.2.3 Cải thiện, bổ sung cơ sở vật chất của Công ty
Cơ sở vật chất là những cơng cụ hỗ trợ giúp q trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa diễn ra thuận tiện, chính xác và được kiểm soát chặt chẽ hơn. Nhận thấy được giá trị của cơ sở vật chất mang lại cho Công ty, ban lãnh đạo đã sớm có các hoạt động đầu tư vào trang thiết bị, nhưng với sự phát triển nhanh chóng, sự ra đời của các phương tiện vận tải mới có năng suất cao hơn, an tồn hơn những phần mềm cơng nghệ mới ra đời hỗ trợ cho q trình giao nhận nếu Cơng ty khơng có kế hoạch cụ thể để bắt kịp sẽ bị tụt hậu về sau. Vậy nên Cơng ty cần có một số thay đổi sau:
- Ứng dụng công nghệ thơng tin vào trong q trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của cơng ty. Tình hình hoạt động kinh doanh tại Cơng ty cũng đã áp dụng được một số phần mềm được sử dụng rộng rãi, tuy nhiên Công ty chưa xây dựng được một phần mềm quản lí riêng liên kết với khách hàng và hãng tàu. Mọi việc đều được thực hiện thông qua gmail, fax. Bằng việc kết hợp cơng nghệ vào trong quy trình giao nhận giúp cho Cơng ty có thể tự động hóa tất cả các quy trình mà có thể tự động hóa, kết nối và phối hợp với các thành viên, các đối tác liên quan một cách chặt chẽ để đảm bảo được chất lượng cũng như là sự nhanh chóng hệ thống quản trị. Bên cạnh đó thơng qua xây wedside mà Công ty cung cấp khách hàng có thể thấy được tổng quan tồn bộ dịch vụ, giá cả và đơn vị vận chuyển đường biển mà họ muốn sử dụng. Khi đã sử dụng dịch vụ khách hàng được nhìn thấy tồn bộ hành trình của lơ hàng hóa như nào và đang được xử lí đến đâu. Sự hỗ trợ của cơng nghệ giúp Cơng ty có thể thực hiện kế hoạch digital marketing trực tiếp trên chính webside, giảm bớt các cơng việc phụ mà nhân viên vẫn phải thực hiện ở công ty (liên hệ để lấy thơng tin đơn hàng, thơng báo tình trạng lơ hàng,…) tập trung vào xử lí các vấn đề cốt lõi, giúp đạt hiệu quả cao.
- Công ty nên bổ sung phương tiện vận chuyển nội địa để chủ động trong việc vận tải hàng hóa trong dịp mùa cao điểm và những trường hợp khẩn cấp. Khi có thể bổ sung thêm phương tiện vận chuyển nội địa vào trong quy trình giao nhận hàng hóa của
76
Cơng ty, nhân viên tổ chức thực hiện cũng dễ dàng theo dõi được toàn bộ cả q trình, tài xế của Cơng ty cũng hiểu rõ cách thức thực hiện dễ dàng phối hợp xử lí khi có vấn đề phát sinh. Việc làm chủ được phương tiện vận tải cịn tiết kiệm chi phí thực hiện tổ chức một lơ hàng hơn thay vì th ngồi, đồng thời cịn có thể mở rộng thêm một dịch vụ kinh doanh mới trong thười gian sắp tới. Với một quy trình tồn diện, tự chủ phương tiện vận tải cũng tăng sự tin tưởng cho khách hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa dịch vụ.
- Nâng cấp cơ sở vật chất tại cơng ty vì mọi cơng việc chủ u được xử lí trên hệ thống nên công ty cũng nên chú trọng hệ thống máy tính được xử dụng tại cơng ty có kế hoạch bảo trì thiết bị thường xuyên hạn chế hư hỏng làm gián đoạn q trình thực hiện cơng việc và đảm bảo tốc độ xử lí. Đảm bảo được chất lượng của cơ sở vật chất tại Cơng ty cịn giúp nhân viên cập nhật dược các phần mềm mới nhất, phục vụ cho công việc.