1. Danh sách dữ liệu:
Một bảng trên một trang tính đƣợc gọi là một danh sách dữ liệu, một danh sách dữ liệu bao gồm nhiều hàng, nhiều cột, nhiều ô. Hàng trên cùng thƣờng dùng để chỉ tiêu đề cho dữ liệu của các cột, do đó đƣợc gọi là hàng tiêu đề. Dữ liệu trên cùng một hàng trong một danh sách dữ liệu thƣờng thống nhất với nhau và thuộc về một đối tƣợng nào đó. Trên một trang tính có thể có nhiều danh sách dữ liệu
BẢNG TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN
STT HO TÊN QUÊ QUÁN NGÀY SINH
CẤP BẬC HS LƢƠNG LUONG_C ỨNG TIỀN TIỀN NHẬN
001 Nguyễn Văn A TIÊN KỲ 01/01/1991 GĐ 5.46 3003 500 2503 002 Trần Văn B TIÊN CHÂU 03/06/1991 P.GĐ 4.56 2508 400 2108 003 Huỳnh Thị C TIÊN THỌ 05/07/1991 NV 2.34 1287 300 987 004 Phan Thị D TIÊN LỘC 09/09/1991 NV 2.34 1287 300 987
2. Lọc dữ liệu từ danh sách:
Tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu là một tính năng rất hay do Excel hỗ trợ, cho phép ngƣời dùng có thể lọc từ danh sách ra đƣợc những hàng thỏa mãn một số điều kiện nào đó
VD: Từ danh sách "Bảng điểm học sinh", lọc ra các học sinh có điểm trung bình bằng 8 Để sử dụng tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu, ta thực hiện nhƣ sau:
1. Chọn danh sách cần lọc dữ liệu
2. Chọn Data -> Filter -> AutoFilter: Chế độ AutoFilter đƣợc áp dụng cho tất cả các cột
của danh sách, các ô trên hàng tiêu đề đều xuất hiện các đấu mũi tên (hình 97). Để lọc dữ liệu dựa vào cột nào ta nháy chuột vào dấu mũi tên của ơ đó và thực hiện việc chọn giá trị để lọc tƣơng ứng
Sau khi có kết quả lọc theo giá trị trong một cột, ta có thể cùng kết quả đó để tiếp tục lọc theo giá trị của cột khác
Hình 96. Danh sách dữ liệu
Nháy chuột vào nút này để lọc dữ liệu
Để quay trở về màn hình làm việc ta có thể thực hiện bằng cách sau: Chọn lại Data -> Filter -> AutoFilter, Chọn Data -> Filter -> Show All để hiển thị lại toàn bộ danh sách và mà vẫn tiếp tục làm việc với AutoFilter
3. Sử dụng các tùy chọn Top 10 và Custom để lọc dữ liệu:
Trong muc trên ta thấy danh sách hiển thị mọi giá trị khác nhau của dữ liệu và chỉ có thể chọn một giá trị cụ thể làm tiêu chuẩn lọc. Trong nhiều trƣờng hợp chúng ta cần lọc ra các hàng thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn phức tạp hơn. VD: Lọc ra các học sinh có điểm mơn tốn lớn hơn 7.
Để có các kết quả lọc thỏa mãn các tiêu chuẩn nhƣ thế cần sử dụng các lựa chọn Top 10 và Custom trên đầu danh sách
- Top 10: Dùng để lọc một số hàng có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất (ngầm định là 10)
Để sử dụng chức năng này, sau khi đã chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột và mũi tên của ô tiêu đề của cột cần dùng để lọc dữ liệu -> Chọn (Top 10…): Xuất hiện hộp thoại Top 10 AutoFilter và thực hiện các lựa chọn nhƣ trong hình 98 sau đó, nháy OK
- Custom: Đƣợc sử dụng để đặt một số loại tiêu chuẩn phức hợp. Để sử dụng chức năng
này ta chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột và mũi tên của ô tiêu đề của cột cần dùng để lọc dữ liệu -> Chọn (Custom …): Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter và thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại này (Hình 99)
Các quan hệ làm tiêu chuẩn hay đƣợc sử dụng là: Quan hệ Ý nghĩa
equals Bằng
does not equal Khác is greater than Lớn hơn
is greater or equal to Lớn hơn hoặc bằng is less than Nhỏ hơn
is less than or equal to Nhỏ hơn hoặc bằng
Chọn Top (lớn nhất) hoặc Bottom (nhỏ nhất)
Chọn số giá trị cần lọc
Hình 98. Hộp thoại Top 10 AutoFilter
Hình 99. Hộp thoại Custom AutoFilter