4. Dữ liệu kiểu lôgic:
- Chỉ gồm một trong hai giá trị là TRUE tƣơng ứng với đúng và FALSE tƣơng ứng với sai - Excel mặc định canh giữa dữ liệu kiểu lôgic
- Các phép tốn có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu lơgic là các phép tốn lôgic: AND, OR, NOT. Kết quả thực hiện và cách dùng các phép tốn trên trong Excel cũng là giá trị lơgic và đƣợc thể hiện trong bảng sau (Trong bảng này ta dùng các ký hiệu T để thay thế cho giá trị TRUE, giá trị F để thay thế cho giá trị FALSE):
Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT
GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT)
T T T T T T T F T F F T F T F T F F T T F T F F F F F F
Hình 72. Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng
Bài 3: Lập công thức để tính tốn
I. Sử dụng cơng thức:
Trong q trình tính tốn, ta thƣờng sử dụng cơng thức
VD: Để tính trung bình cộng của hai số 9 và 7, ta sử dụng công thức sau: (9+7)/2
Khả năng tính tốn với cơng thức là một tính năng ƣu việt của chƣơng trình bảng tính Excel, giúp ta có thể thực hiện các phép tính tốn đối với dữ liệu trên các trang tính
Để tính tốn với cơng thức trong Excel, ta nhập cơng thức cần tính vào một ơ tính và phải chú ý là đặt dấu bằng trƣớc cơng thức . Ơ tính sẽ tự động hiển thị kết quả của công thức đạt đƣợc
Trong chƣơng trình bảng tính, các ký hiệu sau đây đƣợc sử dụng làm các phép tốn trong cơng thức: Ký tự Ý nghĩa Ví dụ Kết quả ví dụ + Phép cộng 8+9 17 - Phép trừ 1-3 -2 * Phép nhân 4*5 20 / Phép chia 6/4 1.5
^ Phép lấy lũy thừa 3^2 9 % Phép lấy phần trăm 3% 0.03 Sau đây là thứ tự các bƣớc cần thực hiện để nhập một công thức vào ơ tính
Ở hình 74, ta đã nhập cơng thức vào ơ có địa chỉ D3
II. Sử dụng địa chỉ ô và khối trên thanh công thức:
1. Địa chỉ khối:
Trong phần trên, ta đã nắm đƣợc việc xác định tên của một ơ tính trên bảng tính. Trong phần này ta sẽ cùng thảo luận thêm một loại tên khác mà cũng rất hay sử dụng khi làm việc với chƣơng trình bảng tính Excel đó là tên khối
Khối là một nhóm các ơ liền nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là một ô, một hàng, một cột, một phần của hàng hay một phần của cột. Để chọn một khối, chọn ơ góc trên bên trái của khối sau đó rê chuột đến ơ góc dƣới bên phải
1. Chọn ô cần nhập công thức
2. Nhập công thức vào ô vừa chọn với dấu bằng phía trƣớc
Cơng thức trong ơ đƣợc chọn xuất hiện trên thanh cơng thức
Hình 74. Nhập cơng thức
Khối đƣợc chọn trong Excel
Địa chỉ của một khối sẽ có dạng nhƣ sau: <Địa chỉ ơ góc trên bên trái>:<Địa chỉ ơ góc dƣới bên phải>, trƣờng hợp khối đó là một hàng sẽ có địa chỉ dạng: <Tên hàng>:<Tên hàng>, trƣờng hợp khối đó là một cột sẽ có địa chỉ dạng <Tên cột>:<Tên cột>. VD: Khối có địa chỉ ơ góc trên bên trái là A3 và địa chỉ ơ góc dƣới bên phải là B8 sẽ có tên là A3:B8, khối bao gồm tất cả các ô trên cột A có tên là A:A, khối bao gồm tất cả các ơ trên hàng 3 có tên là 3:3. Chú ý rằng nếu chọn một khối, trên hộp tên chỉ thể hiện địa chỉ của ơ nằm góc trên bên trái của khối chứ khơng thể hiện đƣợc đầy đủ tên khối
2. Nạp địa chỉ vào cơng thức:
Ngồi việc nạp các số liệu cụ thể vào cơng thức ta cịn có khả năng nạp địa chỉ của ô hay khối vào cơng thức. Ta có thể gõ trực tiếp địa chỉ từ bàn phím trong cơng thức hoặc đến lƣợt xuất hiện một địa chỉ nào đó, ta có thể nháy chọn ơ hoặc khối tƣơng ứng, khi đó, địa chỉ sẽ tự động xuất hiện trên công thức. Khi địa chỉ của một ơ hoặc khối có mặt trong cơng thức, các ơ hoặc khối đó sẽ đƣợc viền quanh bởi các màu khác nhau
Xét hình minh họa 76, kết quả của ô chứa công thức E1 sẽ là 3. Giả sử , ta thay đổi giá trị của D2 lại thành 14 thì kết quả trong ơ E1 cũng thay đổi theo là 5. Vậy Excel có khả năng tự động cập nhật giá trị của công thức nếu một ô nào đó có mặt trong cơng thức bị thay đổi giá trị. Điều đó giúp ngƣời dùng thốt khỏi nỗi lo phải sửa chữa lại tồn bộ trang tính khi có một vài ơ trên trang tính bị thay đổi giá trị
Khối này có địa chỉ là B3:D6
Hình 76. Địa chỉ khối
Cơng thức Các địa chỉ A1, C1, D2 đƣợc viền quanh
Bài 4: Sử dụng hàm
I. Khái niệm hàm trong chƣơng trình bảng tính
1. Khái niệm về hàm
Hàm là một công thức đƣợc xây dựng sẵn để phục vụ cho một mục đích nào đó trong q trình tính tốn. Hàm giúp cho việc nhập cơng thức và tính tốn trở nên dễ dàng, đơn giản hơn VD: Thay vì việc dùng cơng thức =A1+A2+A3+A4+A5+A6 để tính tổng các giá trị trong các ơ thuộc khổi A1:A6 ta có thể dùng cơng thức =SUM(A1:A6)
Ngồi ra, có nhiều trƣờng hợp ta không thể sử dụng công thức để thực hiện đƣợc trong Excel, ví dụ nhƣ để tính căn bậc hai của một số nào đó và nhất nhất ta phải dùng hàm SQRT mới có thể thực hiện đƣợc
2. Sử dụng hàm:
Khi sử dụng hàm cần chú ý các vấn đề sau đây:
- Việc sử dụng hàm và sử dụng công thức tƣơng tự nhƣ nhau: Muốn kết quả của hàm tại ơ nào, ta nhập hàm vào ơ đó và phải chú ý là đặt dấu bằng ở phía trƣớc.
- Mỗi hàm có hai phần: Tên hàm và danh sách biến của hàm.Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng. Các biến trong danh sách của hàm đƣợc cách nhau bởi dấu phẩy "," và đƣợc đặt trong cặp dấu dấu mở ngoặc đơn "(" và đóng ngoặc đơn ")" đứng ở vị trí sát phía sau tên hàm
VD: Trong hàm SUM(A1,B4) thì SUM là tên hàm, A1,B4 là các biến của hàm
- Trong nhiều hàm, thứ tự liệt kê các biết là quan trọng, việc thay đổi thứ tự liệt kê có thể làm thay đổi giá trị của hàm
Ngồi ra để nhập hàm vào một ơ nào đó, sau khi chọn ơ xong, ta có thể sử dụng nút lệnh Insert Function bên trái thanh công thức hoặc sử dụng lệnh Function trong bảng chọn Insert
II. Một số hàm thông dụng:
Để sử dụng một hàm đƣợc thành thạo ta cần nắm đƣợc cú pháp và ý nghĩa của các hàm đó. Trong cách trình bày dƣới đây, các thành phần đƣợc đặt giữa hai đầu cặp dấu "<" và đóng ">" là các thành phần bắt buộc phải có, các thành phần đƣợc đặt giữa hai đầu cặp dấu mở ngoặc vng "[" và đóng ngoặc vng"]" là các thành phần có thể có hoặc khơng
1. Một số hàm xử lý dữ liệu số
a. Hàm SUM:
- Cú pháp: SUM(<biến 1>,[<biến 2>,...])
Trong đó, mỗi biến của hàm SUM có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm
- Ý nghĩa: Tính tổng của các thành phần trong danh sách biến
Hàm đƣợc nhập vào
Hình 77. Nhập hàm vào ơ tính
VD: SUM(3,6,8,10): Cho kết quả là tổng của các giá trị 3,6,8,10 là 27
SUM(A1,A3,A5): Giả sử các ơ A1,A3,A5 của trang tính có giá trị lần lƣợt là 10,20,30 thì hàm bên sẽ cho kết quả là 50
b. Hàm AVERAGE:
- Cú pháp: AVERAGE(<biến 1>, [<biến 2>, ...])
Trong đó, mỗi biến của hàm AVERAGE có thể là các số, địa chỉ của ơ hoặc khối, các công thức hoặc hàm
- Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của các thành phần trong danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết quả là trung bình cộng của 3,5,7 là 5
AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử các ơ A1,A2,B5 của trang tính có giá trị lần lƣợt là 5,6,7 thì hàm bên sẽ cho kết quả là trung bình cộng của hai giá trị là 11 và 7 là 9
c. Các hàm MIN và MAX:
- Cú pháp: MIN(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) hoặc MAX(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) Mỗi biến trong hàm MIN và MAX cũng tƣơng tự nhƣ trong hai hàm trên - Ý nghĩa:
+ Hàm MIN: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết quả là giá tị lớn nhất trong danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết quả là 17
MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị của các ô A6, B1, B2 lần lƣợt là 4,6,8 thì kết quả của hàm này là 14
d. Hàm SQRT:
- Cú pháp: SQRT(<biến>)
Danh sách biến của hàm này chỉ có một thành phần, biến có thể là số, địa chỉ ơ hay cơng thức, hàm có giá trị khơng âm
- Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết quả là 3
SQRT(A4): Giả sử ơ tính A4 có giá trị là 16 thì kết quả của hàm này là 4
e. Hàm ABS:
- Cú pháp: ABS(<biến>)
Trong đó biến có thể là các số, địa chỉ của ơ hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là giá trị tuyệt đối của giá trị biến
VD: ABS(-5): Cho kết quả là 5
ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ơ A3,B2 có giá tị lần lƣợt là 5,-6, hàm bên sẽ cho kết quả là 1
f. Hàm ROUND:
- Cú pháp: ROUND(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm Số đứng phía sau biến trong cặp dấu "(" và ")" là một số nguyên
- Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng đƣợc chỉ định trong số với quy ƣớc nhƣ sau: Nếu số có giá trị dƣơng thì làm trịn đến hàng trong phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị 2 ... Nếu số có giá trị âm thì làm trịn đến hàng trong phần ngun, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 ... Nếu dùng số 0 thì Excel măc định làm trịn đến hàng đơn vị
VD: ROUND(123456, -2): Cho kết quả là số 123460 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46
g. Hàm INT:
- Cú pháp: INT(<biến>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là một số nguyên là phần nguyên của giá trị biến
VD: INT(45.67): Cho kết quả là 45
h. Hàm RANK:
- Cú pháp: RANK(<Số>,<Danh sách>,[GT số])
Trong đó: Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một khối bao gồm các ô chứa các số, GT số thƣờng là số nguyên, Số phải là một giá trị trong Danh sách
- Ý nghĩa: Cho kết quả là vị thứ của số khi sắp xếp danh sách theo chiều tăng dần nếu GT số lớn hơn 0 hoặc theo chiều giảm dần nếu giá trị số bằng 0 hoặc khơng có mặt trong DS biến
VD: Giả sử các ô B2, C2, D2 lần lƣợt chứa các giá trị nhƣ sau: 3, 5, 6. Tại một ô bất kỳ ta đánh hàm:
RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết quả là 3 RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết quả là 1
2. Một số hàm xử lý ký tự:
a. Hàm UPPER:
-Cú pháp: UPPER(<Biến>)
Trong đó biến có thể là dãy ký tự, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm có giá trị kiểu ký tự. Hằng ký tự đƣợc đặt trong cặp dấu " và ". VD: "Lop Tin hoc"
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ hoa trong giá trị biến
VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết quả là "NAM PHI"
b. Hàm LOWER:
- Cú pháp: LOWER(<biến>)
Biến trong hàm này tƣơng tự nhƣ trong hàm UPPER
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ thƣờng trong giá trị biến
VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết quả là "tin hoc"
c. Hàm PROPER:
- Cú pháp: PROPER(<biến>)
Biến trong hàm nãy cũng tƣơng tự nhƣ trong hai hàm trên
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các từ trong giá trị biến về dạng chữ hoa đầu từ
VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết quả là "Huỳnh Thúc Kháng"
d. Hàm LEFT, RIGHT:
- Cú pháp: LEFT(<biến>,<số>) RIGHT(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến trong hai hàm này tƣơng tự nhƣ hai hàm trên, số là một số nguyên dƣơng - Ý nghĩa:
+ Hàm LEFT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự đƣợc lấy từ phía bên trái của <biến> sang phải
+ Hàm RIGHT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự đƣợc lấy từ phía bên phải của <biến> sang trái
RIGHT("Tin học",3): Cho kết quả là "học"
3. Hàm TODAY:
- Cú pháp: TODAY()
Trong hàm này danh sách biến rỗng
- Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày tháng hiện hành trong máy
VD: Nếu ngày tháng hiện hành trong máy là ngày 10 tháng 06 năm 2008 thì hàm TODAY() sẽ cho giá trị là 10/06/2008
4. Hàm COUNT:
- Cú pháp: COUNT(<DS biến>)
Trong đó DS biến là các thành phần có gí trị số
- Ý nghĩa: Cho kết quả là số lƣợng các thành phần trong DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết quả là 3
5. Các hàm điều kiện:
a. Hàm IF:
- Cú pháp: IF(<Điều kiện>,<GT khi đúng>,<GT khi sai>)
Trong đó: Điều kiện là một biểu thức logic, chỉ nhận một trong hai giá trị là đúng hoặc sai GT khi đúng, GT khi sai là các giá trị thuộc các kiểu dữ liệu đã trình bày, giá trị kiểu ký tự phải đƣợc đặt giữa cặp dấu " và "
- Ý nghĩa: Khi điều kiện đúng cho kết quả là GT khi đúng, ngƣợc lại cho kết quả là GT khi sai
VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết quả là Tin học A
* Chú ý: các hàm IF có thể lồng nhau
VD: Giả sử ơ A3 có giá trị là 7, tại ô B2 ta sử dụng hàm IF nhƣ sau:
IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết quả là Kha
b. Hàm SUMIF:
- Cú pháp: SUMIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>,<Khối tính tổng>)
Trong đó: Khối điều kiện và Khối tính tổng là hai khối tƣơng thích nhau (bao gồm các ơ tƣơng thích với nhau), thơng thƣờng hai khối này thƣờng có chỉ số hàng giống nhau nhƣng nằm trên các cột khác nhau. VD: Khối A3:A5 tƣơng thích với khối C3:C5. Trong đó (tạm dùng dấu để chỉ sự tƣơng thích giữa các ơ): A3 C3, A4 C4, A5 C5.
Điều kiện có thể là một giá trị hoặc một biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất cả các trƣờng hợp còn lại phải đƣợc đặt giữa cặp dấu mở nháy kép " và đóng nháy kép "
- Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel sẽ đi kiểm tra việc thoả mãn điều kiện của các ô trong <Khối điều kiện>, nếu ô nào thoả mãn Excel sẽ lấy tổng của ơ tƣơng thích với ơ đó trong <Khối lấy tổng> và cho kết quả là tổng thu đƣợc
VD: Giả sử các ơ có địa chỉ A1,A2,A3,D1,D2,D3 lần lƣợt chứa các giá trị nhƣ sau: 3,5,7,1,2,3. Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta sẽ đƣợc kết quả là 5
c. Hàm COUNTIF:
- Cú pháp: COUNTIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>)
Trong đó: Khối dđều kiện là một khối trong Excel, Điều kiện cũng tƣơng tự nhƣ hàm SUMIF
- Ý nghĩa: Cho kết quả là số lƣợng các ô trong Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện VD: Giả sử các ô B2,B3,B4,B5 lần lƣợt chứa các giá trị sau: 5,6,7,6. Tại một ô bất kỳ ta dùng hàm COUNTIF(B2:B5,6) thì sẽ đƣợc kết quả là 2
Bài 5: Thao tác với dữ liệu trên trang tính
I. Xóa, sửa nội dung ơ tính:
Khi lập trang tính, việc nhập dữ liệu vào các ơ tính khơng thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai sốt. Với chƣơng trình bảng tính, có thể sử dụng các cơng cụ biên tập để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết mà khơng cần tạo lại tồn bộ trang tính
Để xóa, sửa nội dung ơ tính, ta thực hiện lần lƣợt các thao tác sau: