Chƣơng trình bảng tính cho phép ta các khả năng để xử lý, thao tác với dữ liệu đƣợc lƣu trong các ơ tính. Việc xử lý trên mỗi kiểu dữ liệu khác nhau là khác nhau. Chính vì các lý do trên, trong bài này, ta sẽ cùng thảo luận về các kiểu dữ liệu thƣờng đƣợc dùng trong Excel:
1. Dữ liệu kiểu số:
- Là dãy các số 0,1,2 .. 9. Ngồi ra cịn có thêm các dấu cộng (+) để chỉ số dƣơng, dấu (-) để chỉ số âm và dấu % để chỉ thể hiện dạng phần trăm, các dấu (,) hoặc (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân trong trƣờng hợp số dạng thập phân
VD: 1500, 76.89, +567, 56% là các dữ liệu kiểu số
345a, 6789.y89, 234d% không phải là các dữ liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải dữ liệu kiểu số trong ơ tính
- Các phép tốn có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu số:
+ Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho một trong hai kết quả là đúng sai. VD: 5>7 cho kết quả sai - Trong truờng hợp dãy số dài hơn độ rộng của cột, số sẽ đƣợc chuyển về dạng thể hiện khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn hơn. VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể hiện khoa học của số 2000000 là 2E+6. Nếu đã đƣợc chuyển qua dạng thể hiện khoa học rồi mà vẫn còn dài hơn độ rộng của cột thì dữ liệu trong ơ tính khơng bị mất đi nhƣng ta sẽ thấy xuất hiện dãy các ký hiệu ## trong ơ tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng của cột chứa ơ đó để hiển thị hết các số
2. Dữ liệu kiểu ký tự:
- Dữ liệu kiểu ký tự là các chữ cái, chữ số, và các ký hiệu khác nhƣ *, /, &, # ... VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP. Hồ Chí minh là các dữ liệu kiểu ký tự
- Excel mặc định canh trái dữ liệu kiểu ký tự
- Các phép toán thƣờng thực hiện với dữ liệu kiểu ký tự:
+ Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết quả là dãy ký tự đƣợc nhập từ hai dãy ký tự ban đầu
+ Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, nếu hai ký tự đầu tiên giống nhau, căn cứ vào ký tự thứ hai để só sánh ... Kết quả thu đƣợc là một trong hai giá trị là đúng hoặc sai. VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị là đúng
* Chú ý: Xét trƣờng hợp dùng 3 ký hiệu để biểu diễn cho STT của một trang tính nào đó, số thứ tự của ngƣời đầu tiên sẽ là 001. Nhƣng khi ta nhập 001 vào ơ tƣơng ứng thì do các ký tự đều là các ký tự số nên Excel sẽ tự động bỏ di các số 0 và chỉ hiện thị là 1, vậy không thỏa mãn đƣợc yêu cầu của ngƣời dùng. Để xử lý đƣợc tình huống trên và các tình huống tƣơng tự nhƣ vậy ta đặt dấu nháy đơn (') trƣớc dãy số nhập vào. VD: '001. Khi đó dấu nháy đơn (') sẽ tự động mất đi và trong ô ta chỉ thấy dãy số nguyên vẹn nhƣ đã nhập vào ban đầu. VD: 001
Biểu diễn dữ liệu kiểu
số dạng bình thƣờng Biểu diễn dữ liệu kiểu số thể hiện khoa học
Trƣờng hợp ơ tính khơng đủ rộng để thể hiện số
Hình 70. Biểu diễn dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu ký tự Kết quả khi nhập vào ô này dãy '001
3. Dữ liệu thời gian:
Dữ liệu thời gian là kiểu dữ liệu số đặc biệt gồm hai loại: Ngày tháng và thời gian, ta chỉ xét dữ liệu dạng ngày tháng. Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng nhƣng Excel lại hiểu các dữ liệu dạng ngày tháng dƣới dạng các số tự nhiên với quy ƣớc ngày 1 tháng 1 năm 1900 ứng với số 1 và cứ sau mỗi ngày, số này tăng thêm một đơn vị.
- Để nhập dữ liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng một trong hai dấu nháy "/" hoặc dấu "-" làm dấu phân cách giữa ngày tháng và năm. VD: 25/06/1998 hoặc 25-06-1998
- Excel mặc định canh phải dữ liệu dạng ngày tháng trong ơ tính
- Do đƣợc Excel hiểu là dữ liệu số nên ta có thể sử dụng tất cả các phép tốn đƣợc trình bày trong dữ liệu kiểu số đối với dữ liệu kiểu ngày tháng