SUM(A1,A3,A5): Giả sử các ơ A1,A3,A5 của trang tính có giá trị lần lƣợt là 10,20,30 thì hàm bên sẽ cho kết quả là 50
b. Hàm AVERAGE:
- Cú pháp: AVERAGE(<biến 1>, [<biến 2>, ...])
Trong đó, mỗi biến của hàm AVERAGE có thể là các số, địa chỉ của ơ hoặc khối, các cơng thức hoặc hàm
- Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của các thành phần trong danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết quả là trung bình cộng của 3,5,7 là 5
AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử các ơ A1,A2,B5 của trang tính có giá trị lần lƣợt là 5,6,7 thì hàm bên sẽ cho kết quả là trung bình cộng của hai giá trị là 11 và 7 là 9
c. Các hàm MIN và MAX:
- Cú pháp: MIN(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) hoặc MAX(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) Mỗi biến trong hàm MIN và MAX cũng tƣơng tự nhƣ trong hai hàm trên - Ý nghĩa:
+ Hàm MIN: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết quả là giá tị lớn nhất trong danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết quả là 17
MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị của các ô A6, B1, B2 lần lƣợt là 4,6,8 thì kết quả của hàm này là 14
d. Hàm SQRT:
- Cú pháp: SQRT(<biến>)
Danh sách biến của hàm này chỉ có một thành phần, biến có thể là số, địa chỉ ơ hay cơng thức, hàm có giá trị khơng âm
- Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết quả là 3
SQRT(A4): Giả sử ơ tính A4 có giá trị là 16 thì kết quả của hàm này là 4
e. Hàm ABS:
- Cú pháp: ABS(<biến>)
Trong đó biến có thể là các số, địa chỉ của ơ hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là giá trị tuyệt đối của giá trị biến
VD: ABS(-5): Cho kết quả là 5
ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ơ A3,B2 có giá tị lần lƣợt là 5,-6, hàm bên sẽ cho kết quả là 1
f. Hàm ROUND:
- Cú pháp: ROUND(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm Số đứng phía sau biến trong cặp dấu "(" và ")" là một số nguyên
- Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng đƣợc chỉ định trong số với quy ƣớc nhƣ sau: Nếu số có giá trị dƣơng thì làm trịn đến hàng trong phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị 2 ... Nếu số có giá trị âm thì làm trịn đến hàng trong phần ngun, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 ... Nếu dùng số 0 thì Excel măc định làm trịn đến hàng đơn vị
VD: ROUND(123456, -2): Cho kết quả là số 123460 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46
g. Hàm INT:
- Cú pháp: INT(<biến>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là một số nguyên là phần nguyên của giá trị biến
VD: INT(45.67): Cho kết quả là 45
h. Hàm RANK:
- Cú pháp: RANK(<Số>,<Danh sách>,[GT số])
Trong đó: Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một khối bao gồm các ô chứa các số, GT số thƣờng là số nguyên, Số phải là một giá trị trong Danh sách
- Ý nghĩa: Cho kết quả là vị thứ của số khi sắp xếp danh sách theo chiều tăng dần nếu GT số lớn hơn 0 hoặc theo chiều giảm dần nếu giá trị số bằng 0 hoặc khơng có mặt trong DS biến
VD: Giả sử các ô B2, C2, D2 lần lƣợt chứa các giá trị nhƣ sau: 3, 5, 6. Tại một ô bất kỳ ta đánh hàm:
RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết quả là 3 RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết quả là 1
2. Một số hàm xử lý ký tự:
a. Hàm UPPER:
-Cú pháp: UPPER(<Biến>)
Trong đó biến có thể là dãy ký tự, địa chỉ của ô hoặc khối, các cơng thức hoặc hàm có giá trị kiểu ký tự. Hằng ký tự đƣợc đặt trong cặp dấu " và ". VD: "Lop Tin hoc"
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ hoa trong giá trị biến
VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết quả là "NAM PHI"
b. Hàm LOWER:
- Cú pháp: LOWER(<biến>)
Biến trong hàm này tƣơng tự nhƣ trong hàm UPPER
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ thƣờng trong giá trị biến
VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết quả là "tin hoc"
c. Hàm PROPER:
- Cú pháp: PROPER(<biến>)
Biến trong hàm nãy cũng tƣơng tự nhƣ trong hai hàm trên
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các từ trong giá trị biến về dạng chữ hoa đầu từ
VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết quả là "Huỳnh Thúc Kháng"
d. Hàm LEFT, RIGHT:
- Cú pháp: LEFT(<biến>,<số>) RIGHT(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến trong hai hàm này tƣơng tự nhƣ hai hàm trên, số là một số nguyên dƣơng - Ý nghĩa:
+ Hàm LEFT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự đƣợc lấy từ phía bên trái của <biến> sang phải
+ Hàm RIGHT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự đƣợc lấy từ phía bên phải của <biến> sang trái
RIGHT("Tin học",3): Cho kết quả là "học"
3. Hàm TODAY:
- Cú pháp: TODAY()
Trong hàm này danh sách biến rỗng
- Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày tháng hiện hành trong máy
VD: Nếu ngày tháng hiện hành trong máy là ngày 10 tháng 06 năm 2008 thì hàm TODAY() sẽ cho giá trị là 10/06/2008
4. Hàm COUNT:
- Cú pháp: COUNT(<DS biến>)
Trong đó DS biến là các thành phần có gí trị số
- Ý nghĩa: Cho kết quả là số lƣợng các thành phần trong DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết quả là 3
5. Các hàm điều kiện:
a. Hàm IF:
- Cú pháp: IF(<Điều kiện>,<GT khi đúng>,<GT khi sai>)
Trong đó: Điều kiện là một biểu thức logic, chỉ nhận một trong hai giá trị là đúng hoặc sai GT khi đúng, GT khi sai là các giá trị thuộc các kiểu dữ liệu đã trình bày, giá trị kiểu ký tự phải đƣợc đặt giữa cặp dấu " và "
- Ý nghĩa: Khi điều kiện đúng cho kết quả là GT khi đúng, ngƣợc lại cho kết quả là GT khi sai
VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết quả là Tin học A
* Chú ý: các hàm IF có thể lồng nhau
VD: Giả sử ơ A3 có giá trị là 7, tại ô B2 ta sử dụng hàm IF nhƣ sau:
IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết quả là Kha
b. Hàm SUMIF:
- Cú pháp: SUMIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>,<Khối tính tổng>)
Trong đó: Khối điều kiện và Khối tính tổng là hai khối tƣơng thích nhau (bao gồm các ơ tƣơng thích với nhau), thơng thƣờng hai khối này thƣờng có chỉ số hàng giống nhau nhƣng nằm trên các cột khác nhau. VD: Khối A3:A5 tƣơng thích với khối C3:C5. Trong đó (tạm dùng dấu để chỉ sự tƣơng thích giữa các ơ): A3 C3, A4 C4, A5 C5.
Điều kiện có thể là một giá trị hoặc một biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất cả các trƣờng hợp còn lại phải đƣợc đặt giữa cặp dấu mở nháy kép " và đóng nháy kép "
- Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel sẽ đi kiểm tra việc thoả mãn điều kiện của các ô trong <Khối điều kiện>, nếu ô nào thoả mãn Excel sẽ lấy tổng của ơ tƣơng thích với ơ đó trong <Khối lấy tổng> và cho kết quả là tổng thu đƣợc
VD: Giả sử các ơ có địa chỉ A1,A2,A3,D1,D2,D3 lần lƣợt chứa các giá trị nhƣ sau: 3,5,7,1,2,3. Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta sẽ đƣợc kết quả là 5
c. Hàm COUNTIF:
- Cú pháp: COUNTIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>)
Trong đó: Khối dđều kiện là một khối trong Excel, Điều kiện cũng tƣơng tự nhƣ hàm SUMIF
- Ý nghĩa: Cho kết quả là số lƣợng các ô trong Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện VD: Giả sử các ô B2,B3,B4,B5 lần lƣợt chứa các giá trị sau: 5,6,7,6. Tại một ơ bất kỳ ta dùng hàm COUNTIF(B2:B5,6) thì sẽ đƣợc kết quả là 2
Bài 5: Thao tác với dữ liệu trên trang tính
I. Xóa, sửa nội dung ơ tính:
Khi lập trang tính, việc nhập dữ liệu vào các ơ tính khơng thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai sốt. Với chƣơng trình bảng tính, có thể sử dụng các cơng cụ biên tập để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết mà khơng cần tạo lại tồn bộ trang tính
Để xóa, sửa nội dung ơ tính, ta thực hiện lần lƣợt các thao tác sau: - Chọn ơ tính cần thao tác
- Nếu muốn xóa dữ liệu ta nhấn phím Delete. Nếu muốn sửa dữ liệu trên ô, ta đánh lại dữ liệu mới, dữ liệu cũ trong ơ tính sẽ tự mất đi hoặc nháy chuột một lần nữa vào ơ tính vừa chọn và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết
- Sau khi thực hiện xong, nhấn phím Enter
II. Sao chép, di chuyển:
Mỗi ơ tính trong trang tính Excel có thể chứa một trong hai thành phần sau: Dữ liệu hoặc công thức. Việc sao chép hay di chuyển dữ liệu và cơng thức có những đặc điểm tƣơng đối khác nhau.
1. Sao chép, di chuyển dữ liệu:
Để sao chép, di chuyển dữ liệu trong ơ tính, ta thực hiện lần lƣợt các thao tác sau đây:
1. Chọn đối tƣợng cần thao tác
2. Chọn Edit -> Copy hoặc nháy chuột phải chọn copy hoặc nháy chuột vào nút lệnh copy
trên thanh cơng cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nếu muốn sao chép. Chọn Edit -> Cut hoặc nháy chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn hoặc nháy chuột phải chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X nếu muốn di chuyển.
3. Chọn đối tƣợng cần đặt dữ liệu đến
4. Chọn Edit -> Paste hoặc nháy chuột phải chọn Paste hoặc nháy chuột vào nút lệnh Paste
trên thanh cơng cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
Đối tƣợng cần thao tác trong trƣờng hợp này có thể là ơ hoặc khối:
- Nếu đối tƣợng cần sao chép hay di chuyển là một khối và đối tƣợng đến là một ơ thì tồn bộ khối sẽ đƣợc sao chép hay di chuyển đến một khối mới có ơ ở góc trên bên trái là ơ vừa chọn để đặt dữ liệu đến
- Nếu đối tƣợng cần sao chép hay di chuyển là một ô và đối tƣợng đến là một khối thì tồn bộ ơ trong khối sẽ có dữ liệu giống nhƣ dữ liệu trong ô nguồn
2. Sao chép, di chuyển công thức:
a. Địa chỉ tƣơng đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp:
- Địa chỉ tƣơng đối của một ơ là địa chỉ có dạng: <Tên cột><Tên hàng>. VD: A3 là địa chỉ tƣơng đối của ơ là vị trí giao nhau giữa hàng A và cột 3.
- Địa chỉ tuyệt đối của một ơ tính cũng bao gồm hai thành phần tƣơng tự nhƣ địa chỉ tƣơng đối nhƣng phía trƣớc mỗi thành phần có thêm dấu $. VD: $B$3 là địa chỉ tuyệt đối của ơ là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3
Khối nguồn, ơ đích Ơ nguồn, khối đích
- Địa chỉ hỗn hợp: Trong mỗi địa chỉ hỗn hợp sẽ có một thành phần có dấu $ phía trƣớc và thành phần cịn lại khơng có dấu $. VD: B$2, $D6
Các thao tác dùng để thực hiện việc sao chép hay di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên bảng tính Excel cũng tƣơng tự nhƣ các thao tác sao chép hay di chuyển dữ liệu ở trên
b. Di chuyển:
Khi di chuyển công thức từ ô này đến ơ khác trên trang tính, cơng thức khơng bị thay đổi do đó giá trị của ơ nguồn và ơ đích bằng nhau
c. Sao chép:
Việc sao chép một công thức từ ô này đến ô khác trong Excel tuân thủ theo các quy tắc sau đây:
- Quy tắc 1: Nếu trong công thức không tồn tại địa chỉ thì cơng thức sẽ đƣợc sao chép y
ngun từ ơ nguồn sang ơ đích
VD: Giả sử ô A3 đang chứa công thức là =SUM(3,5) + 17, sao chép cơng thức đó sang ơ C2, cơng thức trong ô B2 cũng sẽ là =SUM(3,5) + 17
- Quy tắc 2: Địa chỉ tƣơng đối trong công thức đƣợc sao chép sẽ bị thay đổi để giữ nguyên
vị trí tƣơng đối so với ơ đích
VD: Giả sử các ơ A2,B2,A3,B3 lần lƣợt chứa các giá trị là 2,3,4,5. Tại ô C2 ta nhập công thức: =A2+B2, giá trị trong ô C2 là 5. Sao chép công thức vừa nhập từ ô C2 sang ô C3, ta thấy công thức xuất hiện trong ô C3 không phải là =A2+B2 mà là =A3+B3 và giá trị trong ô C3 là 9. Vậy địa chỉ trong công thức đƣợc sao chép đã bị thay đổi và quy luật thay đổi tuân theo quy luật từ ô C2 sang ô C3 (So với ô C2, ô C3 cùng nằm trên một cột nhƣng nằm ở hàng dƣới)
- Quy tắc 3: Khi sao chép công thức từ một ô sang ô khác, các địa chỉ tuyệt đối trong công
thức đƣợc giữ nguyên
Hình 79. Di chuyển cơng thức từ ơ B3 sang ơ D2
Hình 80. Sao chép cơng thức khơng tồn tại địa chỉ tùe ô A3 sang ô C2
VD: Trong ô A3 chứa công thức =SQRT($B$6), sao chép công thức này sang ô B7, công thức vừa đƣợc sao chép đến trong ô B7 vẫn là =SQRT($B$6)
- Quy tắc 4: Khi sao chép công thức từ một ô sang một ô khác, phần địa chỉ tuyệt đối đƣợc
giữ nguyên, phần địa chỉ tƣơng đối bị thay đổi theo quy luật thay đổi tƣơng tự nhƣ trong quy tắc 2
VD: Ơ A3 chứa cơng thức =SQRT($B7), sao chép công thức từ ô A3 sang ô A4, công thức trong ô A4 sẽ là =SQRT($B8)
* Sử dụng nút điền để thực hiện nhanh thao tác sao chép:
Nút điền là nút hình vng màu đen nhỏ, nằm ở góc dƣới của mỗi ơ hay khối đƣợc chọn. Ta có thể dùng nút điền của một ô hay khối để thực hiện nhanh thao tác sao chép dữ liệu hoặc công thức từ ơ hoặc khối đó sang các ơ hoặc khối liền kề.
Để thực hiện việc sao chép bằng nút điền, ta chọn ô hoặc khối -> Đƣa chuột vào nút điền cho đến khi xuất hiện dấu hình chữ thập màu đen ->Nháy chuột và rê chuột đến các ô liền kề cần sao chép
Nút điền
Hình 82. Nút điền của một ơ
Hình ảnh khi dùng nút điền rê chuột đến các ô liền kề
Bài 6: Trình bày trang tính
I. Điều chỉnh độ rộng cột và độ cao hàng
Trên trang tính mới, các cột có độ rộng và các hàng có độ cao bằng nhau và đƣợc đặt ngầm định. Khi nhập dãy ký tự quá dài vào một ô, một phần dãy ký tự đó sẽ đƣợc hiển thị trên các ô bên phải. Nếu ơ bên phải đã có nội dung thì phần đó sẽ bị che lấp. Khi đó cần điều chỉnh độ rộng các cột.
* Để điều chỉnh độ rộng một cột, chỉ cần kéo thả vạch ngăn cách hai cột sang trái hoặc sang phải
* Tƣơng tự, để điều chỉnh độ cao hàng, kéo thả vạch ngăn cách giữa hai hàng lên trên hoặc xuống dƣới
Lưu ý: Nếu số trong ô quá dài thì các ký hiện # sẽ hiện lên. Khi đó cần điều chỉnh lại độ
rộng cột.
* Thao tác nhanh
Nháy đúp chuột trên vạch phân cách các cột hoặc hàng sẽ điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng đƣa ra khít với dữ liệu có trong cột và hàng đó.
II. Xóa và chèn hàng hoặc cột:
Để trình bày mang tính hợp lý, đơi khi cần xóa bớt hoặc chèn thêm các hàng và các cột.
a. Xóa hàng (hoặc cột)
Muốn xóa hàng hay cột trên trang tính, thực hiện các bƣớc sau: 1) Chọn các hàng (hay cột) cần xóa.
2) Chọn lệnh Edit -> Delete.
Khi xóa hàng (hay cột), các hàng cịn lại đƣợc đẩy lên trên (các cột còn lại đƣợc đẩy sang trái).
b. Chèn thêm hàng hoặc cột
Để chèn thêm hàng, thực hiện:
1) Chọn hàng đúng bằng số hàng muốn chèn thêm. 2) Chọn lệnh Insert -> Rows.