Sắp xếp dữ liệu trong danh sách dữ liệu là thay đổi các hàng theo giá trị dữ liệu của các ô trong một hay nhiều cột với thứ tự tăng hay giảm dần. Thứ tự ngầm định của dữ liệu văn bản là thứ tự theo bảng chữ cái của tiếng Anh.
Để sắp xếp các hàng của danh sách theo dữ liệu trong một cột, thực hiện theo các bƣớc sau: Chọn danh sách dữ liệu cần sắp xếp -> Chọn Data -> Sort: Xuất hiện hộp thoại Sort. Trên hộp thoại Sort đƣợc hiển thị sau đó thực hiện tiếp các thao tác đƣợc minh họa trên hình 94 dƣới đây:
1. Nhập dữ liệu cần tìm
2. Nhập FindNext để tìm kiếm
Hình 93. Hộp thoại Find and Replace
1. Chọn tên hàng tiêu đề cần sắp xếp
2. Chọn thứ tự sắp xếp 3. Có sắp xếp hàng
tiêu đề hay khơng
4. Nháy OK
* Thao tác nhanh:
Để thực hiện nhanh việc sắp xếp danh sách dữ liệu, có thể thực hiện: - Nháy chuột chọn một ô trong cột cần sắp xếp.
- Nháy nút Sort Ascending (tăng) hoặc Sort Descending (giảm), để sắp xếp các hàng của danh sách theo thứ tự tăng dần (hoặc theo thứ tự giảm dần) trong cột có ơ đƣợc chọn.
Trong trƣờng hợp danh sách chứa nhiều dữ liệu trùng nhau trong cột, có thể cần sắp xếp tiếp nhóm dữ liệu đó theo một cột khác. Ví dụ: Sau khi sắp xếp danh sách học sinh theo Nam/Nữ, trong từng nhóm có thể cần sắp xếp thêm theo ngày sinh.
Để thực hiện điều đó, sau khi chọn tiêu đề cột chính cần sắp xếp trong ơ Sort by và thứ tự
sắp xếp, cần chọn một tiêu đề cột khác trong ô Then by (và thứ tự sắp xếp) trƣớc khi nháy OK
trên hộp thoại Sort
Lưu ý: Trên hộp thoại Sort có hai ơ Then by có thể chọn một ô tùy ý (hoặc chọn cả hai ô để
sắp xếp theo ba cột).
* Tạo thứ tự sắp xếp mới:
Ngầm định, chƣơng trình bảng tính sắp xếp theo thứ tự tăng hay giảm của dữ liệu số và dữ liệu văn bản. Khi vần sắp xếp theo một thứ tự đặc biệt, ví dụ theo bảng chữ cái tiếng Việt hoặc theo thứ tự Thứ hai, Thứ ba, …, Thứ bảy, Chủ nhật, ta phải định nghĩa thứ tự đó trƣớc khi sắp xếp.
Để định nghĩa một thứ tự sắp xếp, nháy ToolsOptions… và thực hiện tiếp các bƣớc sau
nhƣ trên hình 95
Sau khi đã định nghĩa, thứ tự này đƣợc lƣu trong chƣơng trình bảng tính để mỗi khi vần sắp xếp có thể sử dụng mà khơng phải tạo lại.
Các bƣớc cần thực hiển để sắp xếp theo thứ tự tự tạo cũng tƣơng tự nhƣ trên. Trƣớc hết, sử dụng lệnh DataSort… để hiển thị hộp thoại Sort. Sau đó nháy nút Options… và chọn danh
sách cần sắp xếp trong hộp thoại xuất hiện
1. Chọn trang Custom list
2. Nhập thứ tự sắp xếp tự tạo theo chiều tăng dần, mỗi thành phần đặt cách nhau bới một dấu cách hặc một lần xuống dòng
3. Nháy Add
4. Nháy OK