1. Khởi động thoát khỏi Excel:
Microsoft Excel và Microsoft Word là hai chƣơng trình nằm trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft cung cấp do đó việc khởi động, lƣu bảng tính và thốt khỏi Excel ta cũng thực hiện một trong những thao tác tƣơng tự nhƣ khi sử dụng Word (Chú ý: Biểu tƣợng Word và Excel khác nhau). Hình sau đây là biểu tƣợng của phần mềm Excel.
2. Màn hình làm việc của Excel:
Vì các lý do vừa nêu ở trên mà màn hình làm việc của chƣơng trình Word và Excel có nhiều điểm tƣơng đồng giống nhau: Đều bao gồm thanh tiêu đề, thanh bảng chọn, thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Tuy nhiên, do những đặc trƣng riêng về chƣơng trình bảng tính, màn hình làm việc của Excel có một số thay đổi so với màn hình làm việc của Word, đó là những thay đổi sau:
- Trên thanh bảng chọn của màn hình Excel, khơng có bảng chọn Table, thay vào đó là bảng chọn Data gồm các lệnh dùng để xử lý dữ liệu
- Ngoài các thanh vừa nêu ở trên màn hình Excel cịn có thêm thanh cơng thức dùng để nhập hiển thị dữ liệu và các công thức trong ơ tính, tạm gọi là thanh tên hàng và thanh tên cột chứa tên của các hàng và các cột trên trang tính, hộp tên ơ để hiển thị tên ơ đang đƣợc chọn
- Con trỏ văn bản trên màn hình làm việc của Excel không xuất hiện liên tục nhƣ trong Word. Nó chỉ xuất hiện trong q tình nhập dữ liệu cho ơ tính hoặc nháy đúp chuột vào ơ tính
- Con trỏ chuột trong vùng làm việc của Excel khơng có hình chữ I mảnh nhƣ trong Word mà có hình dạng một dấu chữ thập trắng (hình 69)
- Trong màn hình Excel khơng có thƣớc ngang và thƣớc dọc
Nhƣ vậy, ta thấy các thành phần chính trên màn hình làm việc của Excel là bảng tính, cột, hàng, và ơ. Có một số vấn đề ta cần nhận ra khi làm viêc với chƣơng trình bảng tính Excel:
- Khi làm việc với các trang tính trong một bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hồn tồn là các hàng, cột và ơ là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột
- Tên của ơ: Trên màn hình làm việc của Excel, ta nhìn thấy đƣợc thanh tên hàng và thanh tên cột dùng để chứa tên của các hàng và các cột trong một bảng tính Excel. Các cột đƣợc đánh số theo thứ tự bắt đầu từ A, B, ..., AA, ... đến IV, các hàng đƣợc đánh số theo thứ tự bắt đầu từ 1, 2, 3 ... Ơ là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột nên tên của một ô sẽ bao gồm tên cột và hàng giao nhau đó. VD: Ơ là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 sẽ có tên là B3.
- Trong một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Để hiểu đƣợc vấn đề này, ta có thể liên tƣởng đến hình ảnh một quyển vở, một quyển vở có thể chứa nhiều trang giấy, mỗi trang giấy là một trang tính, quyển vở chính là bảng tính. Mỗi trang tính đƣợc gán cho một nhãn nhƣ hình 69, nháy chuột tại vị trí nhãn, trang tính tƣơng ứng sẽ đƣợc chọn và hiển thị trên màn hình. Ta có thể đổi tên nhãn một trang tính lại theo ý thích của mình bằng cách chọn trang tính đó -> Chọn Format -> Sheet -> Rename hoặc nháy chuột phải chọn Rename.
3. Nhập dữ liệu:
Muốn nhập dữ liệu vào một ơ nào trên trang tính, trƣớc hết ta nháy chuột vào ơ đó để chọn (kích hoạt) nó. Ta có thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi việc chọn các ơ theo chiều di chuyển của dấu mũi tên tƣơng ứng. Việc nhập dữ liệu vào một ô cũng tƣơng tự nhƣ việc nhập dữ liệu trong Word. Sau khi nhập dữ liệu vào một ơ xong, nhấn phím Enter
* Chú ý: Tại một thời điểm chỉ đƣợc chọn (kích hoạt) và thực hiện việc nhập dữ liệu cho một ơ
duy nhất trên trang tính
Thanh tiêu đề
Thanh bảng chọn
Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng Hộp tên ô Thanh tên hàng Vùng làm việc Thanh cơng cụ vẽ Nhãn trang tính Thanh cơng thức
Thanh tên cột Con trỏ chuột
Hình 69. Màn hình làm việc của Excel