Sau khi soạn thảo, trình bày văn bản xong, ta cần phải kiểm tra lại để sửa chữa các sai sót trƣớc khi in văn bản ra giấy để sử dụng. Muốn làm đƣợc điều đó, ta cần phải duyệt văn bản từ đầu đến cuối để kiểm tra. Đối với những trƣờng hợp ta biết trƣớc đƣợc các sai sót mình gặp phải trong q trình soạn thảo, VD: Tên chính xác của ngƣời trong văn bản là Nguyễn Văn A mà khi soạn thảo ta lại đánh thành Trần Văn B, để sửa chữa lỗi này, ta phải đổi tất cả các tên Trần Văn B trong văn bản lại thành Nguyễn Văn A, nếu văn bản quá dài và trong văn bản có nhiều tên Trần Văn B thì việc sửa chữa của chúng ta sẽ trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và có thể sẽ sót. Chức năng Tìm kiếm (Find) và Thay thế (Replace) sẽ giúp ta ít tốn thời gian hơn, chính xác hơn trong các trƣờng hợp tƣơng tự nhƣ trên
1. Tìm kiếm (Find):
Khi sử dụng chức năng này, trƣớc hết ngƣời dùng cần cung cấp cho Word biết muốn tìm cụm từ nào trong văn bản, sau đó Word sẽ tự động hiện tất cả các vi trí của cụm từ theo yêu cầu của ngƣời dùng có mặt trong văn bản. Dƣới đây là các bƣớc sử dụng lệnh Find:
Cụm từ tìm đƣợc sẽ đƣợi bơi đen, khi tìm đƣợc có thể nháy chuột vào văn bản để thực hiện các thay đổi, sau đó nháy Find Next để tìm các vị trí tiếp theo. Muốn đóng hộp hoại, nháy chuột vào nút Cancel
2. Thay thế (Replace):
Sau khi nghiên cứu chức năng trên ta thấy Word có thể tự động tìm kiếm vị trí có mặt của một cụm từ nào đó trên văn bản. Ngồi ra, Word cịn có chức năng thay thế cụm từ tìm thấy trong văn bản bằng một cụm từ khác, chức năng đó đƣợc gọi là chức năng thay thế.
Các thao tác sử dụng lệnh Replace đƣợc liệt kê trong hình 61:
1. Chọn Edit -> Find
2. Nhập cụm từ cần tìm 3. Nháy nút Find Next để thực hiện cơng việc tìm kiếm
4. Nháy More để tìm kiếm chính xác hơn
Hình 60. Thực hiên chức năng tìm kiếm
1. Chọn Edit -> Replace
2. Nhập cụm từ cần tìm 3. Nhập cụm từ cần thay thế
Nháy nút Peplace để thay thế một lần
Nháy nút Replace All để thay thế tất cả Nháy Find Next để tìm
* Chú ý: Có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặch Ctrl + H để mở nhanh hộp thoại Find
hay Replace
3. Các khả năng tìm kiếm và thay thế chính xác hơn:
Trong q trình dùng chức năng tìm kiếm và thay thế có thể ta sẽ gặp trƣờng hợp việc tìm kiếm khơng đƣợc chính xác. VD: Ta muốn tìm từ "Hoa" nhƣng các tù nhƣ "Hoang", "Thoang", "Khoa" vẫn đƣợc tìm kiếm. Vậy, để việc tìm kiếm đƣợc chính xác hơn, ta nên sử dụng nút More trong hai hộp thoại trên. Sau khi nháy chuột vào nút More sẽ xuất hiện thêm một bảng chọn mở rộng, trong bảng chọn mở rộng này, ta cần chú ý các mục sau:
Match Case: Phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng Find whole word only: Chỉ tìm các từ hoàn chỉnh Use wildcards: Cho phép sử dụng các ký tự đại diện ?
và *