Để biểu diễn dữ liệu dƣới dạng dễ so sánh và tính tốn ngƣời ta hay sử dụng dạng bảng, ví dụ các bảng điểm trong sổ điểm của lớp học. Giáo viên dùng sổ điểm để theo dõi học tập của học sinh.
BẢNG ĐIỂM HỌC SINH
STT Họ và tên
Ngày
sinh Văn Toán Lý Hóa Sinh Sử Địa Trung bình
1 Trần Thị Lan 12/9/1990 6 8 5 7 9 5 8 6.9 2 Huỳnh Văn Sĩ 4/4/1990 4 6 5 8 9 4 7 5.9 3 Trƣơng Văn Lâm 5/7/1991 8 4 3 5 7 9 5 5.9 4 Nguyễn Ngọc Huy 3/6/1989 5 4 7 3 9 4 6 5.2
Rõ ràng, khi đã gọi là trang tính thì ta có thể tham gia tính tốn trên các dữ liệu của nó đƣợc. VD: Trong trang tính trên, điểm trung bình của mỗi học sinh đƣợc tính bằng cách lấy điểm tốn nhân 2 cộng với điểm văn nhân hai cộng với điểm của các mơn cịn lại và chia trung bình theo hệ số. Với điều kiện hiện nay, ta có thể xây dựng một trang tính bằng hai cách: Sử dụng chƣơng trình bảng tính trên máy, xây dựng bằng tay trên giấy.
Sau đây, ta sẽ đi phân tích một số nhƣợc điểm khi xây dựng trang tính bằng tay:
- Khi xây dựng trang tính bằng tay, để tham gia tính tốn đƣợc cho các dữ liệu trên trang tính, ta phải tính tốn bằng tay hoặc bằng máy tính điện tử, sau đó ghi kết quả tính đƣợc vào vị trí thích hợp. Nhƣ vậy, sẽ mất rất nhiều thời gian và gây ra nhiều phiền hà
- Thông thƣờng trên trang tính bao gồm rất nhiều số liệu, để cho trang tính đƣợc rõ ràng, ngƣời ta thƣờng tránh đến mức tối đa việc sửa trên trang tính. Giả sử trang tính bị sửa chữa nhiều quá, ta cần phải xây dựng lại một trang tính khác làm cho ta mất rất nhiều thời gian và cơng sức
- Trong q trình xây dựng trang, giả sử để sắp xếp trang tính theo thứ tự ABC của một cột nào đó chẳng hạn, ta phải tự sắp xếp trƣớc khi ghi chính thức số liệu của các hàng vào công thức. Điều này thực sự khơng dễ dàng một tí nào
Ngồi ra, khi xây dựng bảng tính bằng tay, ta cịn gặp phải nhiều phiền hà khác nữa.
Để tiết kiệm thời gian, để tránh gặp phải các phiền hà nhƣ trên trong q trình xây dựng trang tính, ta nên sử dụng sự hỗ trợ, các chức năng của các chƣơng trình bảng tính cung cấp. Vậy chƣơng trình bảng tính là gì? Chúng có những đặc điểm chung cơ bản nào? Các vấn đề này, ta sẽ cùng thảo luận trong phần sau đây: