I. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị 1 Khái niệm về hệ thống KSNB
f) Các yếu tố bên ngoà
Ngồi các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ … Các nhân tố này tuy khơng thuộc tầm kiểm sốt của nhà quản lý, nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB.
3.2 Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk Assessment Process)
Dù qui mơ, cấu trúc, loại hình khác nhau nhưng bất kỳ cơng ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngồi. Chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ cịn bao gồm cả cơng tác đánh giá rủi ro của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến q trình hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định các cách thức, biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro. Chẳng hạn, nhà quản lý sẽ đưa ra những kế hoạch, chương trình và hành động để giải quyết rủi ro kinh doanh hoặc có thể chấp nhận rủi ro trên cơ sở đo lường mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích.
* Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị.
* Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, bởi vì xuất phát từ hai chức năng cơ bản của kế tốn là thơng tin và kiểm tra. Kế tốn khơng chỉ cung cấp thơng tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng các phương pháp riêng của mình, kế tốn góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị khơng bị thất thốt, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Chính vì vậy, hệ thống kế tốn là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB.
* Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế toán bao gồm:
+ Tính có thật (Validity): kế tốn chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo v sổ sách của đơn vị.
+ Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là khơng được loại bỏ, giấu bớt, để ngồi sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong việc tính tốn hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.
+ Sự phân loại (Classification): đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế tốn có liên quan.
+ Đúng kỳ (Timing): việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế tốn. + Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and Summarization): đảm bảo số liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp chính xác.
+ Trình bày và khai báo (Presentation and Disclosure): số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các qui định chuẩn mực hiện hành.
Các mục tiêu tổng quát sẽ được vận dụng cụ thể trong từng loại hoạt động, nghiệp vụ trọng yếu của đơn vị. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ về sự triển khai các mục tiêu tổng quát thành những mục tiêu cụ thể trong nghiệp vụ bán hàng.
CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB
Mục tiêu kiểm sốt cụ thể đối với nghiệp vụ bán hàng
Tính có thật Doanh thu được ghi chép vào sổ sách là có thật, thực sự phát sinh Tính đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh đều phải được ghi sổ đầy đủ Sự chính xác giá trị Doanh thu bán hàng được xác định đúng số tiền và được ghi vào
sổ chính xác giá trị
Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúng các tài khoản (hay sổ sách kế toán)
Đúng kỳ Doanh thu được ghi sổ đúng vào kỳ kế toán mà chúng phát sinh Chuyển sổ và tổng
hợp chính xác Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiếtvà tổng hợp chính xác. * Khi xem xét hệ thống kế tốn, kiểm tốn viên cần nghiên cứu các chính sách kế tốn (ví dụ: ngun tắc kế tốn, phương pháp kế tốn hàng tồn kho, chính sách khấu hao …) và hình thức kế tốn áp dụng tại đơn vị. Các chính sách kế tốn là do Ban giám đốc lựa chọn với mục đích nhằm để soạn thảo và trình bày các BCTC một cách trung thực và hợp lý về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị. Cịn hình thức kế tốn của đơn vị sẽ có tác dụng kiểm sốt q trình ghi chép, tính tốn và lập BCTC của đơn vị. Qua tìm hiểu hệ thống kế tốn thơng qua chính sách và hình thức kế tốn, KTV sẽ nắm bắt được quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đơn vị (thông qua các giai đoạn lập chứng từ ghi chép vào sổ sách kế tốn lập BCTC) và từ đó đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị.
3.4.1 Khái niệm
Là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định. Những thủ tục kiểm soát cũng nhằm đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của đơn vị. Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục tiêu sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ về các thủ tục kiểm sốt phổ biến bao gồm: - Phê duyệt các hóa đơn, chứng từ
- Rà sốt lại các nghiệp vụ
- Kiểm tra, tính tốn lại số liệu trên chứng từ
- Tính tốn lại số tổng trên chứng từ, số liệu trên sổ sách chi tiết và tổng hợp - Đối chiếu độc lập giữa các chứng từ, sổ sách
- Đánh số thứ tự các chứng từ gốc
- So sánh với thông tin bên ngồi cung cấp. Vdụ: Bảng điều hịa số dư TGNH - Xin xác nhận của bên ngồi. Vdụ: thư xác nhận cơng nợ của khách hàng - Phân công phân nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và tài liệu kế toán - Phân tích, so sánh số liệu giữa thực tế với dự toán
Cũng cần lưu ý rằng, các thủ tục kiểm soát sẽ khác với hệ thống kế toán của đơn vị. Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ bán hàng, công ty cần hệ thống kế tốn để lập Hóa đơn bán hàng, ghi chép lại nghiệp vụ vào sổ sách kế toán. Lúc này, thủ tục kiểm soát được lồng vào để bảo đảm rằng hệ thống kế tốn cung cấp thơng tin chính xác và đáng tin cậy. Ví dụ như liên quan đến việc lập hóa đơn, các thủ tục kiểm sốt nào đó (như kiểm tra độc lập) được đưa vào để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được lập Hoá đơn hoặc vào Bảng kê bán hàng và tất cả hóa đơn và bảng kê đều phản ánh chính xác và đầy đủ số tiền hàng được bán.
3.4.2 Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong kiểm soát nội bộ
Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
3.4.2.1. Nguyên tắc phê duyệt và uỷ quyền
Tất cả các nghiệp vụ cần phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền một cách thích hợp. Nếu khơng, bất cứ người lao động nào của cơng ty cũng có thể lợi dụng để chiếm đoạt tài sản của cơng ty cho cá nhân mình. Phê duyệt là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Ủy quyền là việc giao cho người khác (thuộc cấp) được quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về cơng việc đó. Cho dù nhà quản lý trực tiếp phê chuẩn hay ủy quyền giao cho người khác thay mặt mình phê chuẩn nghiệp vụ, nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải được sự phê duyệt hợp lệ.
Vấn đề phê duyệt này có thể được chia ra làm 2 loại: phê duyệt cụ thể và phê duyệt chung. Sự phê duyệt cụ thể được áp dụng đối với các nghiệp vụ phát sinh có tính bất thường, trọng yếu hoặc đối với các dự án chương trình. Chẳng hạn như: các nghiệp vụ liên quan đến việc mở rộng nhà máy, mua hoặc bán chi nhánh, hoặc mua tài sản cố định có giá trị lớn vượt quá giới hạn nào đó. Ngược lại, phê duyệt chung được áp dụng khi công ty đã thiết lập các quy định, chính sách từ trước cho loại nghiệp đó và thơng thường đây là các nghiệp vụ phát sinh có tính chất thường xun. Chẳng hạn, Ban giám đốc công ty đã phê chuẩn hạn mức tín dụng hoặc chính sách giảm giá thống nhất, các bộ phận như phịng kinh doanh, phịng kế tốn được phép thực hiện các loại nghiệp vụ này cho khách hàng mà khơng cần có sự phê duyệt cụ thể của BGĐ nữa. Thực chất, việc phê duyệt chung có thể được xem như là một sự uỷ quyền cho thuộc cấp. Nếu khơng có sự phê duyệt hợp lệ, các nghiệp vụ sẽ không được thực hiện.
* Nguyên tắc phân công phân nhiệm yêu cầu phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức với mục đích khơng một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện moi mặt của một nghiệp vụ, từ khâu đầu đến khâu cuối nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn.
* Nếu thực hiện các nguyên tắc này, các sai sót và gian lận khó xảy ra hơn và nếu xảy ra cũng dễ phát hiện hơn. Ngồi ra, phân cơng phân nhiệm cịn tạo điều kiện để thúc đẩy chun mơn hóa và giúp cho việc kiểm tra lẫn nhau được thực hiện dễ dàng hơn. Vấn đề này xuất phát từ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ mà nếu kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn.
3.4.2.3 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt về trách nhiệm đối với một số cơng việc. Ví dụ: khơng được bố trí nhân sự kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ như:
(a) Phê duyệt (Authoriration)
(b) Thực hiện nghiệp vụ (Execution) (c) Bảo quản vật chất tài sản (Custody) (d) Ghi chép sổ sách (Recording)
Một cách lý tưởng nhất là bốn nhiệm vụ này phải được giao cho bốn người khác nhau. Tuy nhiên, để thuận tiện có thể nhiệm vụ (a) và (b) được giao cho một người nhưng các nhiệm vụ còn lại (b), (c) và (d) thì khơng thể kiêm nhiệm. Đặc biệt là nhiệm vụ (c) và (d) khơng được bố trí cho một người phụ trách. Hoặc chức năng tài chính và chức năng kế tốn, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát phải tách biệt nhau.
3.4.2.4 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách (Physical controls)
Một biện pháp quan trọng để trực tiếp bảo vệ tài sản cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất, như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý ghi chép tự động. Ví dụ: hệ thống kho tàng với hệ thống khóa, camera quan sát, thiết bị chống trộm, báo cháy, két sắt chịu lửa, máy tính có cài password, ổ khóa vân tay … Các thiết bị này sẽ ngăn ngừa hoặc hạn chế việc những người khơng có phận sự tiếp xúc trực tiếp đối với tài sản hoặc gián tiếp thông qua chứng từ sổ sách đơn vị.
Song song với hệ thống các phương tiện kiểm sốt nói trên, đơn vị cịn ban hành các qui chế kiểm soát như các nội quy ra vào kho tàng, qui chế bảo trì bảo dưỡng, sữa chữa tài sản, qui định về việc tiếp xúc với các dữ liệu trong máy tính hoặc tham khảo tài liệu kế tốn của cơng ty … nhằm hạn chế sự tiếp cận của các nhân viên khi chưa được phép của quản lý.
3.4.2.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện (Independent checks on performance)
Đây là một quy định kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một qui trình nhằm phát hiện những sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Thủ tục kiểm soát này được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng vẫn khơng loại trừ khả năng có xảy ra sự thơng đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.
Để đạt hiệu quả cao, kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận hoặc hoạt động được kiểm tra. Điều này sẽ giúp cho hoạt động hoặc bộ phận được kiểm tra phải thực hiện cơng việc một cách chính xác vì họ có tâm lý nghĩ rằng họ có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào. Đồng thời kiểm tra độc lập cũng giúp cho kết quả kiểm tra khách quan hơn.
3.5 Giám sát hệ thống kiểm soát (Monitoring of controls)
Giám sát là q trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các thủ tục kiểm sốt khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thơng qua các hình thức như :
- Đánh giá độc lập. Ví dụ: theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty hay không, hoặc đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch.
- Báo cáo những sai sót. Ví dụ: báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Thơng thường, q trình giám sát hệ thống kiểm sốt được giao cho bộ phận kiểm toán
nội bộ của đơn vị thực hiện.
* Khái niệm: Là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp.
* Vai trò: Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có được những thơng tin kịp thời, xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm sốt thích hợp và có hiệu quả.
* Nguyên tắc xây dựng: Để thực hiện được vai trị của mình, bộ phận KTNB phải đảm bảo các u cầu sau:
• Về tổ chức: phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới
hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời, phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phịng kế tốn và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
• Về nhân sự: phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực
chun mơn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp.
Toàn bộ năm yếu tố cấu thành trên đây vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.