II. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị 1 Mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của đơn vị
2. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB
2.1. Tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị 1 Nội dung tìm hiểu:
2.1.1 Nội dung tìm hiểu:
Ở bước này, KTV cần tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị và các yếu tố cấu thành nên nó ở phạm vi tồn đơn vị (at business level) và đối với từng phần hành kế tốn cụ thể (at account level).
- Đối với việc tìm hiểu hệ thống KSNB nói chung, KTV sẽ đi vào tìm hiểu mơi trường kiểm sốt, các chính sách, qui chế nội bộ của đơn vị để nắm bắt được hai vấn đề trọng tâm là cách thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của đơn vị.
- Đối với việc tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị trong từng phần hành kế tốn, kiểm tốn viên có thể chia hệ thống KSNB theo các chu trình nghiệp vụ (Transaction cycles) hoặc theo số dư các tài khoản (Balances).
Kiểm sốt nội bộ theo chu trình nghiệp vụ là các chính sách và thủ tục kiểm sốt do đơn vị thiết lập có liên quan đến một loại nghiệp vụ, chẳng hạn: chu trình tài chính, chu trình bán hàng và thu tiền … Cịn KSNB theo số dư tài khoản là các chính sách thủ tục kiểm sốt do đơn vị thiết kế để kiểm tra số dư từng khoản mục trên BCTC. Tùy thuộc vào nét đặc thù của doanh nghiệp và kinh nghiệm nghề nghiệp của bản thân, kiểm tốn viên có thể lựa chọn phân chia hệ thống KSNB theo một trong hai cách này. Thơng thường, kiểm tốn viên chọn cách phân chia theo chu trình nghiệp vụ.
Ví dụ: trong doanh nghiệp cơng nghiệp, có các chu trình nghiệp vụ sau:
+ Chu trình bán hàng và thu tiền: bao gồm các thủ tục liên quan đến việc nhận đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh tốn, vận chuyển hàng và giao hàng, lập hóa đơn, ghi chép vào sổ doanh thu và nợ phải thu, nhận tiền và ghi sổ quỹ.
+ Chu trình mua hàng và thanh toán: bao gồm các thủ tục liên quan đến việc đặt hàng, nhận hàng, nhận nợ, thanh toán và chi quĩ.
+ Chu trình tiền lương: bao gồm các thủ tục liên quan đến tuyển dụng, theo dõi lao động, tính lương và trả lương, sa thải.
+ Chu trình sản xuất: bao gồm các thủ tục liên quan đến việc bảo quản nguyên vật liệu, xuất kho và đưa vào sản xuất, phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+ Chu trình tài chính: bao gồm các thủ tục liên quan đến xét duyệt và thực hiện ghi chép việc vay vốn và tự tài trợ.
Với việc phân chia hệ thống KSNB như vậy, kiểm tốn viên cần tìm hiểu từng chu trình từ nguồn gốc, sự luân chuyển chứng từ, sổ sách cho đến khi kết thúc vận động và các thủ tục kiểm soát tương ứng diễn ra tại đơn vị, chẳng hạn như sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập, phân công phân nhiệm, đối chiếu …