I. Hệ thống các phương pháp kiểm toán
3. Vận dụng các phương pháp kiểm toán vào các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán
chức năng của kiểm toán được thực hiện với nhiều đối tượng khác nhau, trong nhiều khách thể với những chủ thể khác nhau và ở những điểm thời gian khác nhau. Vì vậy, phương pháp kiểm kê cũng được thực hiện thích ứng về thời điểm (định kỳ hay đột xuất hoặc thường xuyên), về loại hình (kiểm kê tồn diện, kiểm kê điển hình hoặc chọn mẫu)...
* Quy trình kiểm kê: Để phát huy tác dụng và nâng cao hiệu quả kiểm kê, công tác kiểm kê cần được thực hiện theo quy trình chung từ khâu chuẩn bị đến thực hành và kết thúc kiểm kê.
- Chuẩn bị kiểm kê phải căn cứ vào mục tiêu, quy mô, thời hạn kiểm kê để bố trí lực lượng và cơ cấu nhân viên, các thiết bị đo lường phù hợp và chính xác. Đây là yếu tố quyết định chất lượng của kiểm kê nói riêng và của kiểm tốn nói chung.
- Thực hành kiểm kê phải theo đúng yêu cầu và ghi chép đầy đủ theo từng mã cân hoặc lô hàng... Phiếu (sổ) mã cân hay Phiếu kiểm kê trở thành chứng từ kiểm tốn.
- Kết thúc kiểm kê cần có biên bản trong đó phải nêu rõ chênh lệch, các nguyên nhân và xử lý cụ thể, biên bản cần được đính kèm Phiếu kiểm kê (mã cân) và Bảng kê chênh lệch về kết quả kiểm kê.
2.2.2. Phương pháp điều tra (Inspection)
* Khái niệm: là phương pháp xác định lại một tài liệu hoặc một thực trạng để đi đến những quyết định hay kết luận kiểm toán. Điều tra được sử dụng rất rộng rãi trong kiểm tốn. Ví dụ:
- Tìm hiểu khách thể kiểm tốn (nói chung) hay làm quen với khách hàng (của kiểm tốn độc lập).
Có thể tìm hiểu trực tiếp hoặc qua các kiểm toán viên tiền nhiệm hoặc gởi Phiếu điều tra phỏng vấn … Đây là bước điều tra sơ bộ nhằm đưa ra quyết định chấp nhận hoặc khơng chấp nhận Thư hẹn kiểm tốn của khách hàng (đối với kiểm toán độc lập) hoặc lập kế hoạch kiểm toán (đối với kiểm toán nhà nước). Ngay trong kiểm toán nội kiểm, với một kiểm tốn viên chưa có hiểu biết đầy đủ về khách thể kiểm tốn cũng cần có bước tìm hiểu hay làm quen. Chẳng hạn, kiểm tốn lương ở một đơn vị phụ thuộc phải tìm hiểu và làm quen với từng nhân viên để xác định mức phù hợp giữa danh sách trả lương với nhân viên thực có ở đơn vị đó.
- Tiếp cận với các bên có liên quan.
Dị hỏi, phỏng vấn, thu lượm và tích lũy dữ liệu, loại dần và thu gọn đối tượng xác minh cho những vấn đề kiểm toán.
- Xác minh bằng văn bản qua thư xác nhận của các bên có liên quan.
- Chọn mẫu hoặc chọn điển hình các đối tượng kiểm toán, xác minh rõ các vấn đề cần
kiểm toán.
Để đảm bảo hiệu quả kiểm toán, điều tra cần được kết hợp với hàng loạt các kỹ thuật dự báo, dự đoán cụ thể như chi tiết, phân loại, tổng hợp đối tượng kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc chọn mẫu điển hình … và cả những kinh nghiệm trong việc tiếp cận, tìm hiểu những đối tượng có liên quan.
2.2.3. Phương pháp thực nghiệm (Reperformance)
* Khái niệm: Thực nghiệm là phương pháp diễn lại hoặc nghiên cứu, phân tích từng yếu
tố cấu thành của một tài sản, một q trình đã có, đã diễn ra và cần xác minh lại. Do vậy, thực nghiệm còn được gọi là phương pháp “làm lại” hoặc “thực hiện lại”. Chẳng hạn, để xác minh lại hao phí hoặc kết quả sản xuất, KTV có thể làm thử lại một mẻ hàng để khẳng định rõ những điều nghi vấn như mức hao phí vật liệu hoặc hao phí lao động hoặc sản lượng ... tương ứng. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên phải sử dụng nhiều cách thức trong hóa nghiệm, trong kỹ thuật hình sự ... để khẳng định một vấn đề trước khi đưa ra những kết luận kiểm toán.
3. Vận dụng các phương pháp kiểm toán vào các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểmtốn tốn
Các phương pháp kiểm tốn trình bày trên đây được áp dụng để xây dựng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm tốn thích hợp và đầy đủ. Các (7) kỹ thuật thu thập BCKT bao gồm: kiểm tra vật chất, xác minh tài liệu, quan sát, xác nhận, phỏng vấn, tính tốn và phân tích.
3.1. Kiểm tra vật chất (Physical Inspection) vận dụng phương pháp kiểm kê
* Khái niệm: Là quá trình kiểm kê tại chỗ hay tham gia kiểm kê các loại tài sản của đơn vị, kỹ thuật này thường tác dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, các giấy tờ thanh tốn có giá trị.
* Ưu điểm: cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất vì kiểm kê là kỹ thuật xác minh sự hiện hữu của tài sản. Đồng thời kỹ thuật này mang tính khách quan cao, cách thực hiện đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kế toán.
* Hạn chế:
- Đối với TSCĐ như đất đai, nhà xưởng, máy móc thiết bị ... kỹ thuật này chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản mà không cho biết quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản đó. Ví dụ: tài sản có thể hiện hữu tại đơn vị nhưng lại là tài sản thuê ngoài, hoặc đã bị đơn vị đem đi thế chấp. - Đối với hàng hóa, NVL tồn kho: kỹ thuật này chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về số lượng, cịn chất lượng, tình trạng kỹ thuật, phương pháp đánh giá đúng sai thì chưa thể hiện.
Do đó kỹ thuật này cần đi kèm với những kỹ thuật thu thập bằng chứng khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.
3.2. Xác minh tài liệu (Inspection of records) phương pháp đối chiếu trực tiếp
* Khái niệm: Là việc xem xét kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sổ sách có liên quan. Kỹ thuật này được áp dụng đối với các chứng từ như Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập xuất kho, Hóa đơn vận chuyển, sổ kế tốn ...
* Nội dung: có hai cách để thực hiện việc xác minh tài liệu:
- Từ một kết luận có trước, KTV thu thập tài liệu để làm bằng chứng cơ sở cho các kết luận cần khẳng định. Ví dụ: KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu tài sản, hoặc KTV kiểm tra các hóa đơn và các vận đơn để chứng minh nghiệp vụ bán hàng thực sự phát sinh …
- Kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi vào sổ sách theo hai hướng:
• Từ chứng từ gốc lên sổ sách kế toán: KTV muốn chứng minh rằng các nghiệp vụ phát sinh đều đã được ghi sổ đầy đủ (Sự đầy đủ).
• Từ sổ sách kế toán kiểm tra ngược về chứng từ gốc: Khi KTV muốn thu thập bằng chứng về tính có thật của nghiệp vụ (Sự phát sinh).
* Ưu điểm: kỹ thuật này được thực hiện tương đối thuận tiện do tài liệu thường là có sẵn, chi phí thu thập bằng chứng cũng thấp hơn so với những kỹ thuật khác.
* Hạn chế: Theo kỹ thuật này, bằng chứng thu thập được là các tài liệu, do đó KTV phải lưu ý đến độ tin cậy của chúng. Độ tin cậy của tài liệu minh chứng phụ thuộc vào nguồn gốc của tài liệu (hay sự độc lập của chúng đối với đơn vị kiểm tốn), đồng thời phải đề phịng trường hợp tài liệu cung cấp có thể đã bị sửa chữa, giả mạo, làm mất đi tính khách quan.
3.3. Quan sát (Observation) phương pháp điều tra
* Khái niệm: là việc theo dõi chứng kiến tận mắt các cơng việc, các q trình thực hiện cơng việc do người khác thực hiện. Ví dụ: KTV có thể đi thị sát đơn vị được kiểm tốn để có những thơng tin ban đầu về máy móc thiết bị của đơn vị như tình trạng sử dụng, mức độ cũ mới, chế độ bảo quản, bảo dưỡng ... hoặc quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền hay đối với một hoạt động nào đó tại đơn vị.
* Ưu điểm: bằng chứng thu được đáng tin cậy.
* Hạn chế: bằng chứng thu được từ kỹ thuật quan sát chưa thể hiện đầy đủ nên cần đi kèm với các kỹ thuật khác. Đồng thời bằng chứng thu được có thể khơng có giá trị ở những thời điểm khác thời điểm quan sát.
* Khái niệm: là sự thu thập các xác nhận của bên thứ ba về các số dư, hoặc các thơng tin khác. Ví dụ như, các xác nhận của ngân hàng về số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng của đơn vị, xác nhận nợ của chủ nợ …
* Ưu điểm: Các bằng chứng thu thập được bằng phương pháp xác nhận có độ tin cậy rất cao nếu đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
- Thông tin được xác nhận theo yêu cầu của kiểm toán viên - Sự xác nhận được thực hiện bằng văn bản
- Sự độc lập của người cung cấp xác nhận với đơn vị
- Kiểm tốn viên phải kiểm sốt được tồn bộ quá trình thu thập thư xác nhận
Thơng thường, kiểm tốn viên u cầu đơn vị lập Giấy đề nghị xác nhận và giao cho kiểm toán viên. Kiểm toán viên sẽ gửi bảng xác nhận này đến cho người được yêu cầu xác nhận và đề nghị gửi lại địa chỉ của kiểm tốn viên. Quy trình trên được thực hiện để đảm bảo ưu điểm của kỹ thuật xác nhận là hoàn toàn độc lập với đơn vị được kiểm toán.
* Hạn chế: Kỹ thuật này thường địi hỏi chi phí lớn, và phạm vi áp dụng tương đối giới hạn trong một số đối tượng kiểm tốn như cơng nợ, tiền gửi ngân hàng …
3.5 Phỏng vấn (Inquiries) phương pháp điều tra
* Khái niệm: là việc KTV thu thập thơng tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua sự trao đổi với những người trong đơn vị. Ví dụ: phỏng vấn người quản lý đơn vị về những quy định KSNB, hỏi nhân viên về việc thực hiện các quy chế này, hoặc phỏng vấn nhân viên kế toán về thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng.
Khi phỏng vấn, KTV có thể dùng hai loại câu hỏi cơ bản là câu hỏi “mở” hoặc “đóng”. Dạng câu hỏi “mở” giúp KTV thu thập được câu trả lời chi tiết và đầy đủ, được sử dụng khi KTV muốn thu thập thêm thơng tin. Dạng câu hỏi “đóng” giới hạn câu trả lời của người được phỏng vấn, được sử dụng khi KTV muốn xác nhận một vấn đề đã nghe hay đã biết.
* Ưu điểm: giúp KTV thu thập được những bằng chứng chưa có hoặc những thơng tin phản hồi để củng cố luận cứ của KTV.
* Hạn chế: độ tin cậy của bằng chứng thu được từ kỹ thuật này thường khơng cao vì đối tượng được phỏng vấn là người trong đơn vị nên thiếu tính khách quan. Đồng thời chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được phỏng vấn.
3.6 Tính tốn lại (Recalculation) phương pháp đối chiếu trực tiếp, kiểm tra cân đối
* Khái niệm: là việc KTV kiểm tra lại tính chính xác về mặt số học của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán, BCTC và các tài liệu liên quan.
Ví dụ: kiểm tra lại việc tính tốn trên các Hóa đơn hoac Phiếu xuất kho, tính lại chi phí khấu hao, chi phí lãi vay, dự phịng, thuế, tổng cộng số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái.
* Ưu điểm: cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao xét về mặt số học
* Hạn chế: Việc tính tốn và phân bổ đơi khi phức tạp, mất nhiều thời gian đặc biệt ở những đơn vị được kiểm tốn có quy mơ lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, dịng tiền vào ra lớn.
3.7 Phân tích (Analytical Procedures) phương pháp đối chiếu logic và trực tiếp
* Khái niệm: là việc nghiên cứu các mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính với nhau và quan hệ giữa thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính để đánh giá tính hợp lý của các số liệu trên Báo cáo tài chính. Trong đó:
- Nghiên cứu mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính trong kỳ.
Kiểm tốn viên có thể dựa vào mối quan hệ bản chất giữa các số dư, các khoản mục trên Báo cáo tài chính để đánh giá mức độ hợp lý giữa các số liệu. KTV cũng có thể ước tính số dư hay số phát sinh của các TK qua mối quan hệ giữa chúng với các TK khác.
Ví dụ: Ước tính chi phí lãi vay của đơn vị bằng cách nhân lãi suất bình quân tháng với số
dư cuối tháng của TK vay. Sau đó, so sánh số liệu ước tính với số liệu sổ sách về chi phí lãi vay của đơn vị. Mọi sự khác biệt trọng yếu sẽ được KTV điều tra làm rõ nguyên nhân.
The Miefred Company Ltd. Thử nghiệm tổng quát chi phí lãi vay
31/ 12 / 19xx