II. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị 1 Mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của đơn vị
2. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB
1.1.3 Tài liệu hố thơng tin:
Dựa vào thông tin đã thu thập được về hệ thống KSNB, kiểm tốn viên mơ tả lại hệ thống để giúp cho việc nhận thức về các khía cạnh cơ bản của hệ thống KSNB. Các công cụ dùng để mô tả hệ thống KSNB của đơn vị có thể là bảng tường thuật, bảng câu hỏi và lưu đồ.
- Bảng tường thuật (Narrative): là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB. Các kiểm toán viên thường chọn cách này khi cơ cấu hệ thống KSNB đơn giản. (Xem phụ lục 1)
- Bảng câu hỏi (Questionaire): là hệ thống các câu hỏi đã được chuẩn bị, chúng được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “khơng” hoặc “khơng có phương án”. Các câu trả lời “không” sẽ cho thấy yếu điểm của hệ thống KSNB. Ví dụ: để hiểu về kiểm sốt đối với tiền mặt, kiểm tốn viên có thể đặt câu hỏi “hàng tháng có kiểm kê quỹ tiền mặt với sự hiện diện của kế tốn và thủ quỹ khơng?” (Xem phụ lục 2)
Ưu điểm của công cụ này là nhờ sự có sự chuẩn bị sẵn nên kiểm tốn viên có thể tiến hành nhanh chóng và khơng bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhưng nhược điểm của nó là do được thiết kế chung nên có thể khơng phù hợp với nét đặc thù hay qui mô của đơn vị.
- Lưu đồ (Flow charts): là những hình vẽ, kí hiệu để mơ tả hệ thống KSNB. Kiểm tốn viên có thể sử dụng các kí hiệu để mơ tả cơng việc theo từng chức năng một cách đơn giản rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ, trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng như các thủ tục kiểm soát. (Xem phụ lục 3)
Nhờ biểu hiện bằng hình vẽ nên lưu đồ giúp hình dung rõ ràng về tồn hệ thống KSNB cũng như về mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa chứng từ và sổ sách. Tuy nhiên, hạn chế của nó là việc mơ tả mất thời gian và không cho phép nhận diện ngay được các yếu điểm của hệ thống KSNB.
* Sau khi mô tả hệ thống KSNB bằng các cơng cụ trên, kiểm tốn viên sẽ sử dụng phép thử Walk – through để kiểm tra lại. Cụ thể là, chọn ra một vài nghiệp vụ và lần theo từng bước
thực hiện để xem thử thực tế có diễn ra đúng như các bảng mô tả hay không? Thực chất là kiểm toán viên muốn đi kiểm tra lại các bảng mơ tả của mình. Nếu phát hiện có sự khác biệt, kiểm toán viên sẽ điều chỉnh lại các bảng mơ tả cho đúng với thực trạng kiểm sốt nội bộ tại đơn vị.