II. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị 1 Mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của đơn vị
2. Trình tự nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB
2.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
* Thử nghiệm kiểm soát (Tests of control) là việc kiểm tra của kiểm toán viên để thu thập các bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống KSNB. Các thử nghiệm này sẽ cung cấp cho kiểm toán viên các bằng chứng về khả năng đảm bảo ngăn chặn và phát hiện các sai phạm trọng yếu trên BCTC của hệ thống KSNB.
* Có ba khía cạnh của hệ thống KSNB mà kiểm tốn viên cần xem xét kiểm tra, đó là sự
tồn tại (existence), sự hữu hiệu (effectiveness) và sự liên tục (continuity) của hệ thống kiểm
sốt. Ví dụ: một thủ tục kiểm sốt được thiết lập ở đơn vị là, trước khi lãnh đạo phê duyệt việc chi tiền, phải đảm bảo rằng có đầy đủ các chứng từ liên quan đính kèm để minh chứng cho nghiệp vụ thanh tốn. Khi đó, sự tồn tại của thủ tục kiểm sốt này nghĩa là có chữ ký duyệt của lãnh đạo trên các chứng từ chi. Sự hữu hiệu của thủ tục liên quan đến việc đảm bảo rằng các nghiệp vụ thanh tốn mà khơng có đầy đủ chứng từ thích hợp và chưa được phê duyệt hợp lệ sẽ khơng được thanh tốn. Sự liên tục có nghĩa thủ tục kiểm sốt này luôn tồn tại và hữu hiệu trong suốt niên độ. Các thử nghiệm kiểm soát của kiểm toán viên sẽ nhằm để thu thập bằng chứng liên quan đến ba khía cạnh này của hệ thống kiểm sốt. Từ đó, các thử nghiệm kiểm sốt của KTV được phân chia thành 2 cấp độ kiểm tra như sau:
- Test D & I (Design and Implement): Ở cấp độ này, KTV sẽ kiểm tra việc thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát, xem thử các thủ tục kiểm sốt có được nhà quản lý xây dựng, ban hành khơng và chúng có được thực hiện hay khơng. Thử nghiệm của KTV ở cấp độ này chỉ kiểm tra về mặt hình thức của KSNB đơn vị.
- Test OE (Operating Effectiveness): Ở cấp độ này, KTV sẽ kiểm tra tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt, xem thử chúng có thực sự ngăn chặn được sai phạm khơng. Do đó, loại thử nghiệm này đi sâu vào bản chất của các thủ tục kiểm soát, nên phức tạp hơn và tốn kém thời gian hơn.
* Các thử nghiệm kiểm soát của kiểm tốn viên gồm có: - Phỏng vấn nhân viên của đơn vị (Inquiry)
- Kiểm tra tài liệu (Inspection)
- Quan sát việc thực hiện hoặc chấp hành các thủ tục qui định (Observation)
- Thực hiện lại/Thực nghiệm các qui trình áp dụng các thủ tục và chính sách (Reperformance)
Ví dụ 1: Để ngăn chặn sai phạm trong việc lập Hoá đơn và ghi chép nghiệp vụ bán hàng, tại đơn
vị có áp dụng một thủ tục kiểm soát là giao cho một kiểm soát viên kiểm tra lại số lượng, giá cả và việc tính tốn trên từng Hố đơn bán hàng (kiểm tra độc lập). Để thử nghiệm sự hữu hiệu của thủ tục kiểm soát này, KTV chọn một mẫu gồm 60 Hoá đơn bán hàng, và tiến hành đối chiếu số lượng trên 60 hố đơn đó với các chứng từ vận chuyển tương ứng, đồng thời so sánh đơn giá với bảng giá hiện hành, cũng như kiểm tra các phép tính trên hoá đơn (thử nghiệm kiểm tra tài liệu). Kết quả của thử nghiệm này là bằng chứng để KTV kết luận rằng có thể tin cậy vào số tiền bán hàng do bộ phận lập hố đơn cung cấp hay khơng? Nếu phát hiện thấy có nhiều sai
sót, KTV phải thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản để xác minh rõ về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng.
Ví dụ 2: Minh hoạ các thủ tục kiểm soát chủ yếu và thử nghiệm kiểm sốt trong chu trình bán
hàng.
Các thủ tục kiểm soát Các thử nghiệm kiểm soát
1. Phương thức bán chịu được chuẩn y trước khi hàng hoá được chuyển đi (Sự phê duyệt)
Kiểm tra mẫu gồm các đơn đặt hàng của khách hàng, để xem sự hiện diện của các chữ ký phê chuẩn phương thức tín dụng (Kiểm tra tài liệu)
2. Nghiệp vụ bán hàng phát sinh được chứng minh bởi các chứng từ vận chuyển và các đơn đặt hàng đều đã được phê chuẩn. Các chứng từ này đều được đính kèm với bản sao Hố đơn bán hàng (Đối chiếu chứng từ)
Chọn một mẫu gồm các hoá đơn bán hàng để kiểm tra xem thử mỗi hố đơn có được đính kèm bằng một chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn (Kiểm tra tài liệu)
3. Tách biệt các trách nhiệm: tính tiền, ghi sổ
doanh thu và thu tiền (Phân công phân nhiệm) Quan sát xem có sự kiêm nhiệm của cácnhân viên đó khơng và phỏng vấn về nhiệm vụ của họ (Quan sát và phỏng vấn)
4. Sử dụng bảng giá đã được duyệt để tính đơn giá bán (Sự phê duyệt)
Quan sát xem có sử dụng bảng giá hay khơng và so sánh bảng giá đó với bảng giá hiện hành (Quan sát và kiểm tra tài liệu) 5. Hàng ngày các chứng từ vận chuyển đều
được gửi cho bộ phận tính tiền và được tính vào ngày hơm sau (Đúng kỳ)
Quan sát xem hàng ngày các chứng từ vận chuyển có được gửi cho bộ phận tính tiền hay khơng, và khi nào thì chúng được tính tiền (Quan sát)
6. Các chứng từ vận chuyển và bản sao hoá đơn bán hàng được theo dõi, ghi sổ hàng tuần và đối chiếu với sổ nhật ký bán hàng (Đối chiếu)
Theo dõi liên tục việc ghi sổ của một chuỗi bản sao hoá đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển, đối chiếu từng tờ với sổ nhật ký bán hàng (Kiểm tra tài liệu và Thực hiện lại) 7. Hàng tháng, các thư xác nhận được gửi cho
từng khách hàng (Xác nhận)
Quan sát xem các báo cáo có được gửi hàng tháng khơng và phỏng vấn xem đó là nhiệm vụ của ai (Quan sát và phỏng vấn)
8. Đơn vị có một hệ thống tài khoản đầy đủ (Đúng tài khoản)
Kiểm tra một mẫu hoá đơn bán hàng và kiểm tra xem thử trên đó có ghi số hiệu tài khoản hay không và định khoản đúng hay sai (Kiểm tra tài liệu)
9. Hàng tháng, một nhân viên độc lập cộng sổ nhật ký bán hàng và đối chiếu với sổ Cái (Kiểm tra độc lập)
Cộng lại sổ Nhật ký bán hàng của một tháng và đối chiếu số tổng cộng với Sổ Cái (Thực nghiệm)