II. Kỹ thuật chọn mẫu trong kiểm toán (VSA 530)
1. Khái quát về chọn mẫu trong kiểm toán Các khái niệm có liên quan:
1.1. Các khái niệm có liên quan:
* Chọn mẫu kiểm toán (Audit sampling) là chọn lựa ra một số phần tử gọi là mẫu (sample) từ tập hợp các phần tử gọi là tổng thể và dùng các đặc trưng của mẫu để rút ra các suy đoán về đặc trưng của toàn bộ tổng thể.
* Tổng thể (Population): là một tập hợp bao gồm tất cả các phần tử hoặc đơn vị thuộc đối tượng kiểm toán. Mỗi phần tử trong tổng thể được gọi là đơn vị tổng thể (population unit) và khi chọn mẫu kiểm toán, mỗi đơn vị được lựa chọn ra được gọi là đơn vị mẫu (sampling unit). Tập hợp các đơn vị mẫu được gọi là một mẫu.
Ví dụ 1: KTV chọn ra một mẫu gồm 100 khoản phải thu từ một tổng thể gồm 10.000
khoản phải thu với dự định sử dụng kết quả của mẫu để suy đoán ra kết quả kiểm toán của tổng thể gồm 10.000 khoản phải thu đó. Đây chính là chọn mẫu cho thử nghiệm cơ bản (nhằm kiểm tra tính trung thực hợp lý)
Ví dụ 2: KTV chọn một mẫu gồm 1000 Phiếu chi từ một tổng thể gồm 100.000 Phiếu chi
để kiểm tra xem thử các phiếu chi này có đính kèm các chứng từ gốc hay khơng hoặc chúng có được đánh số thứ tự hay khơng hoặc chúng có được phê duyệt hay khơng. Kết quả kiểm toán mẫu gồm 1000 phiếu chi này sẽ được KTV sử dụng để suy đốn cho tồn bộ tổng thể 100.000 phiếu chi. Đây chính là chọn mẫu cho thử nghiệm kiểm sốt (kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống KSNB).
* Vấn đề cơ bản của chọn mẫu là phải chọn được mẫu đại diện (Representative sample) cho tổng thể. Mẫu đại diện là những mẫu mang đặc trưng của tổng thể mà mẫu được chọn ra. Chẳng hạn ở ví dụ thứ 2, qua KSNB xác định 3% phiếu chi khơng có chứng từ gốc đính kèm. Nếu như một mẫu gồm 1000 Phiếu chi, thấy đúng có 30 phiếu chi thiếu từ gốc đính kèm thì mẫu được chọn ra là tiêu biểu. Như vậy khi giá trị kiểm tốn bình quân cho một phần tử của mẫu xấp xỉ bằng giá trị kiểm tốn bình qn cho một phần tử của tổng thể thì mẫu được chọn ra được coi là mẫu đại diện. Để làm được điều này, cần kiểm sốt q trình lấy mẫu và kiểm tra, như khi xác định cỡ mẫu, xác định các phần tử được chọn vào mẫu, kiểm tra đánh giá kết quả.
* Nguyên nhân dẫn đến việc mẫu không đại diện cho tổng thể là do chọn mẫu.
- Sai sót do chọn mẫu (sampling errors): xảy ra khi kết luận của KTV dựa trên mẫu khác với kết luận của KTV khi sử dụng thử nghiệm tương tự để kiểm tra tồn bộ tổng thể.
Ví dụ: KTV chọn ra một mẫu gồm các Hoá đơn bán hàng, sau khi kiểm tra mẫu, KTV đưa
ra dự kiến tối đa 5% tổng Hoá đơn bán hàng “chưa được phê chuẩn bán theo phương thức trả chậm”. Trong khi đó, nếu KTV kiểm tra tất cả các doanh thu bán chịu của thời kỳ đó, KTV sẽ thấy tỷ lệ Hố đơn “chưa được phê chuẩn theo phương thức trả chậm” chiếm 8%. Như vậy, sai lệch giữa tỷ lệ thực tế (8%) với tỷ lệ theo kết quả mẫu chọn (5%) là sai số chọn mẫu (3%).
Xác suất xảy ra sai sót do chọn mẫu này được gọi là rủi ro chọn mẫu (sampling risk). Rủi ro này xuất phát từ kỹ thuật lấy mẫu là chỉ chọn kiểm tra một số phần tử của tổng thể. Vì vậy rủi ro chọn mẫu sẽ giảm đi nếu gia tăng cỡ mẫu (sample size). Như vậy khi nào cỡ mẫu bằng 100% tổng thể, nghĩa là toàn bộ các phần tử của tổng thể đều được kiểm tra thì mẫu sẽ là đại diện hiển nhiên cho tổng thể. Lúc đó rủi ro chọn mẫu sẽ được triệt tiêu. Tuy nhiên một cỡ mẫu lớn sẽ địi hỏi nhiều chi phí và thời gian. Do đó vấn đề là phải giải quyết mối quan hệ cân đối giữa rủi ro chọn mẫu và chi phí phải bỏ ra nếu dùng một cỡ mẫu lớn hơn.
- Sai sót khơng do chọn mẫu (Non-sampling Errors) là những sai sót khơng do kỹ thuật chọn mẫu gây ra.
Ví dụ: KTV vẫn có thể sai lầm trong việc phát hiện ra sai sót trong các tài liệu đã được
kiểm tra như KTV sử dụng khơng đúng thủ tục kiểm tốn hoặc sử dụng thủ tục kiểm tốn khơng phù hợp với mục tiêu kiểm toán (như gửi thư xác nhận khoản phải thu trong lúc mục tiêu là tìm ra các khoản phải thu khơng đuợc ghi sổ) hoặc sử dụng đúng thủ tục nhưng do thiếu thận trọng nghề nghiệp nên không phát hiện các sai phạm trong mẫu.
Xác suất xảy ra loại sai sót này được gọi là rủi ro khơng do chọn mẫu (Non-sampling Risk). KTV có thể kiểm sốt được rủi ro này thơng qua việc lập kế hoạch và giám sát việc thực
hiện kế hoạch một cách chu đáo, đồng thời thực hiện các thủ tục kiểm soát chất lượng kiểm toán chặt chẽ.
1.2. Lý do chọn mẫu kiểm toán
Kỹ thuật chọn mẫu được sử dụng rộng rãi trong kiểm tốn vì các lý do sau:
- Kiểm tốn viên khơng tìm kiếm một sự chắc chắn, chính xác tuyệt đối, nghĩa là kiểm tốn viên khơng có nghĩa vụ phải xác minh rằng số liệu trên Báo cáo tài chính là tuyệt đối chính xác, mà chỉ có trách nhiệm xác minh số liệu đó có trung thực, hợp lý hay khơng. Mặt khác, các tài liệu mà KTV dựa vào để kiểm tra cũng chỉ có độ chính xác tương đối, nên việc chấp nhận kết quả kiểm tra ở mức tương đối là điều tất nhiên.
- Việc thử nghiệm tồn diện là khơng kinh tế. u cầu đặt ra cho một cuộc kiểm tốn là phải có hiệu quả, nghĩa là lợi ích mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra cho một cuộc kiểm tốn. Nếu thử nghiệm toàn bộ các nghiệp vụ và số dư, chi phí cho một cuộc kiểm tốn sẽ lớn và dẫn đến hiệu quả sẽ thấp.
- Thời gian hoàn thành cuộc kiểm tốn khơng cho phép kiểm tra tồn bộ các nghiệp vụ và số dư TK, vì nếu kiểm tra tồn bộ tổng thể, thời gian kiểm tốn sẽ dài, từ đó làm cho tác dụng của thơng tin sau cuộc kiểm tốn trở nên khơng cịn ý nghĩa.
- Việc kiểm tra 100% tổng thể vẫn chưa cung cấp được sự chắc chắn tuyệt đối, vì có thể có những nghiệp vụ và số liệu khơng được ghi chép. Vì vậy, việc suy luận ra kết quả của tổng thể dựa trên kết quả kiểm tra của mẫu là có thể chấp nhận được.
* Mặc dù chọn mẫu là cần thiết cho một cuộc kiểm tốn, tuy nhiên trong một số trường hợp, KTV khơng tiến hành chọn mẫu mà phải kiểm tra tồn bộ tổng thể. Chẳng hạn, KTV có thể khơng chấp nhận một mức rủi ro chọn mẫu nào liên quan đến kiểm toán các khoản nợ tiềm tàng và vì vậy KTV sẽ thực hiện kiểm tra tồn bộ tổng thể, hoặc trong các thử nghiệm kiểm sốt liên quan đến thủ tục phân cơng phân nhiệm, KTV cũng không chọn mẫu để thực hiện các thử nghiệm này.