CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ LÝ THUYẾT NỀN
2.2.3 Hoạt động kiểm sốt
Các hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục được thiết lập để giải quyết các rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị. Để cĩ hiệu quả, các hoạt động kiểm sốt cần phải:
• Thích hợp (nghĩa là, quyền kiểm sốt đúng nơi và phù hợp với rủi ro liên quan);
• Hoạt động liên tục theo kế hoạch trong suốt thời gian kiểm sốt; • Đạt được hiệu quả về mặt chi phí;
Các hoạt động kiểm sốt bao gồm một loạt các chính sách và thủ tục đa dạng như sau:
- Thủ tục ủy quyền và phê duyệt: Đây được xem là thủ tục đảm bảo người quản lý cĩ thể kiểm sốt và hạn chế được vấn đề giải quyết cơng việc khơng đúng thẩm quyền, bởi người được ủy quyền chỉ được thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi và trách nhiệm được giao, tuân thủ đúng các quy định của luật pháp. Các văn bản ủy quyền phải được cơng bố cơng khai, và được xem xét cập nhật kịp thời nếu cĩ sự thay đổi.
- Phân chia trách nhiệm: Để giảm các nguy cơ rủi ro về sai sĩt, lãng phí hay
các hành vi sai phạm do cố ý thì một nhiệm vụ sẽ khơng để cá nhân hay bộ phận nào giải quyết từ lúc bắt đầu cho đến kết thúc. Tất cả các cơng việc đều phải phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận gắn liền với trách nhiệm được giao. Khi đĩ, cơng việc của người này, bộ phận này sẽ được kiểm sốt bởi người hay bộ phận khác. Các nhiệm vụ chính bao gồm ủy quyền, ghi chép, xử lý và đánh giá. Ngồi ra, việc luân chuyển nhân viên định kỳ cũng hạn chế được các việc tham nhũng, tiêu cực hay những rủi ro xảy ra nếu một nhân viên cơng tác quá lâu tại một vị trí.
- Kiểm sốt quyền truy cập hệ thống: thực hiện phân quyền truy cập vào tài
nguyên hệ thống hoặc ứng dụng gắn với trách nhiệm được giao của từng cá nhân, đảm bảo an tồn của hệ thống cũng như biết được trách nhiệm thuộc về cá nhân nào nếu cĩ rủi ro hay sai sĩt xảy ra.
- Kiểm tra, xác minh, đối chiếu: các cơng việc quan trọng phải được kiểm tra
xác minh trước và sau khi xử lý. Định kỳ, đối chiếu sổ sách với chứng từ thích hợp. - Rà sốt việc điều hành, thực hiện nhiệm vụ: Dựa trên những nguyên tắc, quy định, mục tiêu cụ thể để thực hiện rà sốt lại việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Nếu qua rà sốt cho thấy các hoạt động diễn ra khơng theo đúng như mục tiêu đặt ra ban đầu hay khơng đúng với các quy chuẩn, quy định thì cần tiến hành cải tiến hay điều chỉnh mục tiêu.