Kiểm tra vật chất là quá trình kiểm kê tại chỗ hay tham gia kiểm kê các loại tài sản của doanh nghiệp. Kết quả của q trình kiểm tra thưị’ng là các biên bản kiểm kê, bièn bản kiểm tra, biên bản đánh giá, bảng thống kẽ,...
Với đặc điềm như trên thì ưu điểm của kỹ thuật kiểm kê là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhát, vì kiềm kê là quá trình xác minh sự hiện hữu của tài sản, mang tính khách quan. Hơn nữa cách thực hiện kỹ thuật này đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán. Tuỵ nhiên, kỹ thuật kiểm kê bao giờ cũng có những hạn chế nhầt định. Đối vó i một số tài sán cố đinh như đát đai, nhà xưởng, máy móc thiết bị... chỉ cho biết sự hiện hữu của tàl sản, không cho biết quyền sờ hữu của đơn vị đối với tài sản đó; hoặc tài sản có thể hiện hữu nhưng lại là tài sản thuê ngoài, haỵ đã đem
thế chấp... Đối với hảng hố, ngun vật íiệu tồn kho, kiểm tra vật chất chỉ cho biết sự tồn tại thự c tế về số lượng, còn chát lượng, tinh trạng kỹ thuật, phương pháp đánh giá đúng hay sai thi chưa thể hiện. Điều này dẫn tới một thực tế là, KTV muốn có được bằng chứng tin cậy hơn thì cần thực hiện phương pháp này với các kỹ thuật khác.
b) X á c nhận
Kỹ thuật xác nhận là quá trình thu thâp thơng tin do bên thứ ba độc Ịập cung cấp đề xác minh tính chính xác của thơng tln mả KTV nghi vấn. Hình thức thực hiện việc xác nhận thư ờng là bằng ván bản (thư xác nhận), Thư xác nhận (sau khi đâ có kỷ, duyệt của đại diện đơn vị đư ợ c kiểm tốn) có thể được KTV gửi trực tiếp đến người thứ ba đề nhờ xác nhận thông tin theo yèu cầu, sau đó sẽ được gửi trở lại theo địa chỉ của KTV. Thông thường, đơn vỊ được kiểm toán cỏ thể gửi thư nhờ xác nhận đến người thứ ba theo yêu cầu của KTV, nhưng thư trả lời vẫn phải gửi trực tiếp về địa chỉ cùa KTV và KTV phải kiểm sốt được tồn bộ việc gửi và nhận các xác nhận.
Phương pháp kỹ thuật nảy có nhiều ưu điểm !à bằng chứng thu được có độ tin cậy cao nếu KTV thực hiện đúng quy trinh và đảm bảo các yèu cầu:
- Thông tin cần phải được xác nhận theo yêu càu của KTV; - Sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản;
- Sự độc iập của người xác nhận thông tin;
- KTV phải kiểm sốt được tồn bộ quá trinh thu thập thư xác nhận.
Kỹ thuật láy xác nhận có thể đưọ'c thực hiện theo hai hinh thức là gửi thư xác nhận phủ định và thư xác nhận dạng khẳng định. Theo hinh thức thứ nhất, KTV yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi nếu có sai khác giữa thực tế với thông tin KTV nhờ xác nhận. Theo hinh thứ c thứ hai, KTV yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có trùng khớp với thơng tin mà KTV quan tâm. Hai hinh thứ c nảy khác nhau về điều kiện vận dụng, độ tin cậy vá những rùi ro khi vận dụng kỹ thuật nảy. Bảng 3.2 dưới đây minh hoạ về những thông tin cần xác nhận và nơi xác nhận tương ứng.
B ả n g 3.2: v í DỤ VÈ LOẠi THÔNG TIN VÀ NƠI XÁC NHẶN Thông tin cần xác nhận Nơi xác nhặn
Tiền gửi ngân hàng Ngàn háng
Khoản phải thu Người mua
Hàng tồn kho nhặn ký gửi Bèn có hàng ký gửi
Hàng tồn kho ở đại lý Đại lý
Phải trả người bản Nhà cung cấp
Trả trước của khảch hàng Khách háng
Trái phiếu phải trả Người mua írái phìều
Nợ ngoài ý muốn Luật sư, ngân hảng
Tài sản đem đi ký quỹ cho chủ nợ Chủ nợ
Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng kỹ thuật này cũng có hạn chế là chi phỉ thự c thi khá lớn, do đó phạm vi áp dụng tương đối giới hạn, nhất là khi đơn vị được kiểm tốn có quy mơ lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia.., Hơn nữa KTV cũng cần quan tâm đến khả năng các xác nhận của bên thử ba đà qua sự dàn xếp trước của đối tượng được kiểm toán. Khả năng nhận được thư xác nhận sẽ ià rất nhỏ hoặc khống chính xác khi người được xác nhận không hợp tác. Chính vi vậy, khi áp dụng kỹ thuật này, ngồi việc tn thủ quy trình như trên, KTV cũng cần sử dụng thêm các kỹ thuật kiểm toán khác.