Kỹ thuật kiểm tra tài liệu lả quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sổ sách có liên quan sẵn có trong đơn vị. Phương pháp này thông thường được áp dụng đối với các hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn vận tải, sổ kế toán. Kỹ thuật nảy đem lại bằng chứng kiểm tốn có độ tin cậy cao, thuận tiện trong thực hiện và chi phí áp dụng thấp hơn so với các kỹ thuặt khác. Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng có hạn chế là nó phụ thuộc vào nguồn gốc của bằng chứng. Những tài liệu được KTV đối chiếu, kiểm tra có thé bị làm giả, sửa chữa,... do đỏ iàm mất đí tính khách quan, đôi khi dẫn đến kết luận sai.
Khi áp dụng kỹ thuật này, KTV cần chú ý cách thức vận dụng trong từng trường hợp cụ thể. Thứ nhất, néu KTV cần thu thập bằng chứng kiểm toán cho kết luận của mình từ một kết luận đà có trước thi cần phải dựa vảo đặc điểm, các tài liệu có liên quan để đối chiếu làm cơ sờ cho kết luận. Chẳng hạn, KTV muốn kiểm tra quyền sớ hữu của tài sản cố định thỉ có thể kiểm tra hồ sơ tăng, giảm của tài sản ắy; muốn kiểm tra để khẳng định việc thanh toán cho một hoá đơn mua hàng là đủ thủ tục thì có thể kiểm tra căn cứ thanh toán của nghiệp vụ áy như hoả đơn mua hàng, phiếu yêu cầu mua, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận;... Thứ hai, KTV cần kiém tra cac tài liệu của một nghiệp vụ được ghi trên sổ sách ké tốn. Trong q trình kiểm tra, KTV có thé tiến hành theo hai hướng:
- Từ trên xuống (Top - Down): Việc kiểm tra sẽ bẳt đầu từ chứng từ gốc, kiểm tra
theo trinh tự ghi sổ kế toán đến sổ sách. Trường hợp này, KTV muốn chứng minh rằng nghiệp vụ phát sinh đâ được ghi sổ đầy đủ.
- Từ dư ớ i lẽn (Botton - Up): Việc kiểm tra sẽ bắt đầu từ sổ sách kiểm tra ngược
theo trinh tự ghi sổ kế toán về chứng từ gốc Trong trường hợp này, KTV thường thu thập bằng chửng về tính có thật cúa mọị nghiệp vụ được ghi sồ.
d) Quan sát
Quan sát ià việc sử dụng các giác quan để đánh giá một số hoạt động nhất định. Trong một cuộc kiểm tốn, có rát nhiều tình huống có thể sử dụng các giác quan để đánh giá một phạm vi lớn các sự việc. Chẳng hạn, KTV có thể quan sát về máy móc thiết bị đang hoạt động trong nhà máy cỏ hoạt động không? Mới hay đả cũ? Tự động hoả hay thủ công?...
Kỹ thuật này rát hữu ích trong nhiều phần hành cùa cuộc kiểm toán, bằng chứng thu được đáng íin cậy nhưng mang tính thời đé m và hiếm khi được coi là đầy đủ. Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật nảy trong quá trình kiểm toán, KTV cần sử dụng kết hợp quan sát với các kỹ thuật khác xuất phát từ những ấn tượng ban đầu của quan sát.
e) P hỏ ng vắn
Phỏng vấn lả quá trinh KTV thu thập thông tin bằng cách thẩm vấn (hỏi) những người hiểu biết về vấn đề KTV quan tâm. Kết quá thu được từ phỏng vấn lá biên bản phỏng vấn. ghi chép của KTV, hoặc các loại băng đĩa từ,... ghi lại cuộc phỏng vấn. Quá trình thu thập bằng chứng qua phỏng vấn thường bao gồm các bước sau đày:
* Bước 1: Lập kế hoạch cho cuộc họp
KTV phải xác định được mục đích, đối tượng và nội dung cần phỏng vấn (có thể cụ thể hóa ra thành những trọng điềm cần phỏng ván), thời gian, địa điểm phỏng vấn....
* Bước 2: Thực hiện p hỏng vắn
KTV giới thiệu lí do cuộc phịng vấn, trao đổi về những trọng điểm đả xác định. Khi thực hiện phóng vấn cần lưu ý những điểm sau:
Một là, đặt câu hỏi: Có hai loại cảu hỏi chính có thể được sử dụng là câu hỏi “đóng"
hoặc câu hỏi “m ở”. Câu hỏi “ mờ" giúp KTV thu được câu trả lời chi tiết và đầy đủ, được sử dụng khi KTV muốn thu thập thêm thông tin. Loại câu hỏi này thường có các cụm từ “thẻ nảo", “cái gì?” , "tại sao?’’. Câu hỏi "đóng” giới hạn câu trả lời của người được phỏng vấn. được sử dụng khi KTV muốn xác nhận một vấn đề đã nghe hay đã biết. Loại cảu hịi nàỵ thường có các cụm từ “có hay khồng", “tơi (khơng) biết rằng...” .
H ai là, lắng nghe các câu trà lời: Để khuyến khích khách hàng cung cáp cho bạn
thông tin bạn phải chú ý lắng nghe nhửng điều khảch hàng nói. Một khi mà bạn đưa ra các câu hỏi thì cần phải lắng nghe các câu trả lời.
Ba là, đánh giá các câu trà lời: Thu thập bằng chứng kiểm tốn là một q trình
gồm hai giai đoạn; trước hét là thu thập các thông tin và sau đó đánh giá chúng. Khi thực hiện một cuộc phỏng ván, KTV phải cẩn thận đẻ không đánh giá hoặc loại bỏ các thông tin được nghe thấy nhưng lại không được chú ý một cách đúng đắn, Hãy suy nghĩ nhũ'ng gì được nóí ở đâỵ vả cố gắng phân tích các câu trả lời để thấy được sự không nhất qn hoặc khơng có khả năng xảy ra.
Bốn là, nêu thêm cấc cảu hịi: KTV khơng chấp nhận các câu trả lời quan trọng theo
vẻ bề ngoài, nhưng cũng khơng loại bị chúng. Nếu như người được phỏng vấn đưa ra những câu trả lời có vẻ là không phù hợp hoặc hiểu lầm vấn đề thì KTV nên tiếp tục hỏi những câu hỏi khác, nghĩa là KTV luôn phải xem xét câu trả lời và hỏi thêm các câu hỏi nếu cần thiết. Việc này đòi hỏi ta luôn phải cân nhắc, xem xét về mặt chuyên môn.
Nàm là, các điểm hỗ trợ chính: Khi đánh giá các câu trả lời của Ban giám đốc, KTV
không nên glả định rằng họ không trung thực và cũng khồng nên giả định rằng cần phải xem xét tinh trung thực của họ, mà nên kiểm tra những lời giải thích được đưa ra trong nhữ ng câu trả iời về nhữ n g vấn đề quan trọng đối VỚI những dữ íiệu có tin h hỗ trợ và độc lập nếu có thể.
Sáu /à, két luận bằng m ột phần tóm iắt ngắn: KTV nên tóm tắt sự hiểu biết của
minh về các thông tin bằng việc cho phép người được phỏng vấn xác nhận sự hiểu biết của bạn.
Bấy là, ghi chép: Ghi chép là một việc quan trọng. Ghi chép giúp KTV nhớ được
những gì đã được nóĩ, nó đóng vai trị là bằng chứng trên giấy tờ của các thông tin được thu thặp và là sự trợ giúp cho việc đảnh giá vả kếí luận. Tối thiểu, các phần ghi chép phải bao gồm tất cả các vấn đề quan trọng được nêu ra, những câu trả lời và ỉưu ý những điểm cần theo dõi thêm về sau.
* Bước 3; Kết thúc phỏng vắn
KTV cần đưa ra kết luận trên cơ sở thõng tin đã thu thập được. Tuy nhiên, KTV cũng cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng ván để có kết luận xác đáng về bằng chứng thu thập được.
Với những đặc tính trên, ưu điểm của kv thuật này là giúp KTV thu thập được những bằng chứng để củng cố luận cứ của KTV. Tuy nhiên, nhưực điểm của kỹ thuật này là độ tin cậy của bằng chứng khống cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toán nẽn thiếu tính khách quan, chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được hỏi.
f) Tính tốn
Đâỵ là q trình KTV kiểm tra chính xác về mật số học của việc tính tốn và ghi sồ- Kỹ thuật này chỉ quan tâm đến tính chinh xác thuần tuý về mặt số học, không chú ý đến sự phù hợp của phương pháp tinh được sử dụng. Do đó, kỹ thuật này thường được sử dụng cùng với các kỹ thuật khác như kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chát, phân tích trong q trình thu thập bằng chứng.
Khi sử dụng kỹ thuật này KTV có thể thu thập được bằng chứng có độ tin cậy cao. xét về mặt số học. Tuy nhiên, nhược điểm của kỹ thuật này lá các phép tính và phân bổ đơi khi khá phức tạp, tốn thời gian đặc biệt khi đơn vị được kiểm tốn có quy mơ lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, iuồng tiền ra vào rất lớn, trong trường hợp đó, để thực hiện kỹ thuật này KTV cần được trang bị máy tính cá nhân nhiều số, máy tinh xách tay ... để thuận tiện cho quá trình kiểm tra và kiểm tra có hiệu quả.
g) So sánh
Kỹ thuật này là việc đối chiếu về mặt ỉượng của cùng một chỉ tiêu, nó bao hàm cả việc đối chiếu giữa số thực tế với số ỉiệu ước tính cùa KTV. So sánh được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau:
- So sánh giữa số cuối kỳ và số đầu nàm, giữa các kỳ, giữa các bộ phận vả tổng thể của cùng một chỉ tiêu trên báo cáo;
- So sánh số dự toán, số định mức, số kế hoạch vó’ỉ số thực tế của cùng một chỉ tiêu; - So sánh cùng một nghiệp vụ, chứng từ nhưng đưọ’c bảo quản, ghi chép ở những địa điểm khác nhau, quản lý ở những đơn vị khác nhau;
- So sánh tỷ trọng của m ột chỉ tiêu tại một thời điểm so với cùng tỷ trọng của chỉ tiêu ấy nhưng tính tại thời điểm khác;
- So sánh giữa con số ước tỉnh của KTV VỞ! số liệu thự c tế của chí íiêu ấy tại đơn vị được kiểm toán;
- So sánh trị số của chỉ tiêu VỚI trị số của các chỉ tiêu cấu thành chỉ tiêu ấy;
So sánh được thực hiện bẳng nhiều hình thừc khác nhau nhưng về cơ bản thì kỹ thuật nảy đem lại thông tin về sự thay đổi trị số là chủ yếu để từ đó giúp KTV có thể dự đoán cũng như khẳng định về đối tượng kiém toán, Mặc dù kỹ thuặt này đem lại những thông tin về trị số của một chì tiêu nhưng để có được kết luận từ sự so sánh ấy. KTV cần phải có khả năng phán đoán, liên hệ giữa các chỉ tiêu cũng như sự biến động của chứng. BỞI vậy, ngoài việc so sánh thuần tuý KTV phải hiểu được bản chất của chỉ tiêu mới có thể thành cơng trong khí sử dụng kỹ thuật này. Trong trường hợp như vậy, KTV cũng cần có sự trợ giúp của các kỹ thuật kiểm toán khác.
3.3.2. Quan hệ giữa thu thập bằng chứng với rủi ro kiểm toán và cơ sở dẫn liệu báo cáo tài chính liệu báo cáo tài chính
Như đâ biết, thuật ngữ rủi ro kiểm toán iiẽn quan tởi khả năng KTV có thề íhất bại trong việc đưa ra ý kiến thích hợp về báo cáo tàl chính cỏ chửa đựng thông tin trinh bảỵ sai lệch trọng yếu. Đ ây lả rủi ro mà KTV phát hành một báo cáo trong đó đưa ra kết luận chấp nhặn hoàn toàn về báo cáo tài chính được kiểm tốn có thống tin bị trình bày sai lệch trọng yếu. s ố lượng bằng chửng kiểm toán cần thu thập bị ảnh hường bởi cả rủi ro trình bảy sai lệch thông tin và chất iượng của bằng chứng kiểm toán.
KTV phải thu thập bằng chửng kiểm toán đầy đủ, thích hợp để làm giảm rủi ro kiểm tốn tới mức thấp có thể chấp nhận được trong mọi cuộc kiếm toán. Khi KTV cho rằng số lượng bằng chửng hiện tại là chưa đú, thỉ họ sẽ phái tăng cường vá mờ rộng phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán - thu thập thêm bằng chứng kiểm toán. Một cách tiếp cận khác trong những trường hơp này là KTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán đem lại hiệu quả cao. Chẳng hạn, thay vì thu thập bằng chứng từ nội bộ công ty khách hàng, KTV có thể thu thập từ những nguồn bên ngoài Các yèu cầu về số ỉượng và chất lượng bằng chứng kiểm toán được phán ánh trong Chuần mực Kiểm toán Việt Nam số 500; "K TV và Công ty kiểm toàn phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán ịhich hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đợn vị được kiểm toàn"^^.
Một cách tiếp cận khác trong thii thập bằng chứng dựa vào mối quan hệ giữa rủí ro và q trình thu thập bằng chứng kiém toán, được khái quát trong sơ đồ 3.1. Theo đó. KTV có 2 cách có thể thay đổi việc thu thập bằng chứng để đối phó với rủi ro kiểm toán;
M ột là, cam kết kiểm tốn u cầu có nhiều hơn các KTV có kính nghiệm; Các cơng
ty kiểm toán độc ỉập nên chuẩn bị nhân viẽn kiểm toán chất lượng cho tất cả các cuộc kiểm toán. Tuỵ nhiên, đối với khách hàng thiết lập rủi ro kiểm toán mong muốn ở mừc tháp thì cơng ty cần đặc biệt thận trọng trong chuản bị nhản viên cho cuộc kiểm toán.
H ai là, đánh giá cẩn thận hơn (binh thường) đối với cam kết kiểm tốn: Cơng ty
kiểm toán cần chắc chắn các file kiểm toán như tài liệu trong lập kế hoạch, bằng chừng tích !uỹ, các kết luận cũng như những vấn đề khác trong cuộc kiểm toán phải được kiểm tra theo cách thích hợp. Khi rủi ro kiểm toán mong muốn ờ mức thấp, KTV
thường mở rộng những kiểm tra nảy, kề cả việc kiểm tra các cả nhản không tham gia vào cam kết kiểm toán. Nếu rủi ro tiềm tàng hoặc rủi ro kiểm soát là cao đối với tài khoản/khoản mục nhất định, người kiểm tra sẽ phải kiém tra thận trọng hơn đẻ đảm bảo các bằng chứng thu thập ỉà phù hợp vả đã được đánh giá đúng đắn.
- Bản chất của hoạt động kinh doanh - Kết quả kiểm toán trước
- Cam kết tiếp tục kiềm toán với kiểm toán lần đầu
- Bẽn thứ ba có liên quan
- Các nghiệp vụ không thông thường - Xây đựng tổng thể
- Đánh giá
- Yếu tố liên quan tới trình bảy sal lệch thõng tin từ lặp báo cáo tài chính gian lặn (*)
- Sự nhạy cảm của tài sản đối với khả năng bị trình bảy thiếu hợp !ý n
- Hiệu lực cùa hệ thống kiểm soát nội bộ
“ Độ tin cậy dự kiến
- Sự tin cậy bởi những người sử
Rủi ro kiểm dụng bên ngồi
tốn mong - Khả năng gặp khó khăn vê tải chinh muon - Sự liêm chính của ban quản trj (DAR)
D D Rủỉ ro Rủi ro T Kế hoạch tiềm 1 phát 1 thu thập tàng hiện bàng (IR) (DR) chửng
Sơ đồ 3.1: Ảnh hường của rủi ro tới thu thập bẳng chứng D; Quan hệ trực tiếp; 1: Quan hệ ngược chiều *: Các yếu tố rủi ro xảy ra gian lận có thể ảnh hưởng tới DAR, CR
Dựa vào mối quan hệ giữa rủi ro và quá trình thu thập bằng chứng, KTV có thể sử dụng mơ hình rủi ro kiểm toán để dự đoán về số lượng bằng chửng kiểm toán cằn thu thập trên cơ sở đánh giá và dự kiến về các bộ phận của rủi ro kiém toán. Minh hoạ về mối quan hệ giữa rủi ro (các bộ phận cấu thành rủi ro kiém toán) với thu thập bằng chứng kiểm toán được khái quát trong bảng 3.3.
Bảng 3.3: MÔỈ QUAN HỆ GiỮA RỦI RO KIẾM TOÁN VÀ THU THẤP BẰNG CHỨNG KtÉM TỐN
TT DAR ÍR CR DR u cầu về số
iLPọng bằng chửng
1 Cao Thắp Thấp Cao Thấp
2 Thấp Thấp Thẳp Trung bình Trung binh
3 Thấp Cao Cao Cao