3.1. Một số giải pháp khắc phục hạn chế trong công tác tuyển dụng nhân sự tạ
3.1.5. Hồn thiện cơng tác thi tuyển, kiểm tra đánh giá và phỏng vấn sơ loại :
Về công tác thi tuyển, hiện nay Ngân hàng đang sử dụng chủ yếu các dạng đề thi trắc nghiệm nhân sự, trừ một số vị trí đặc thù thì Techcombank triển khai cấc bài kiểm tra viết tự luận. Nội dung bài thi gồm có IQ, EQ, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, và kỹ năng bán hàng. Trong tình hình hiện nay, xã hội ngày càng phát triển và biến đổi khơng ngừng địi hỏi mỗi ứng viên khơng chỉ có những hiểu biết chun mơn mà cịn phải có các hiểu biết về xã hội nhất định. Vì vậy nội dung của đề thi trong ngân hàng cần bổ sung thêm các câu hỏi về kiến thức xã hội này. Bên cạnh các câu hỏi trắc nghiệm, đề thi của ngân hàng nên có 1-2 câu hỏi mở, có thể là các câu hỏi tình huống, địi hỏi khả năng tự giải quyết vấn đề của các ứng viên chứ không áp đặt các đáp án và một trong những đáp án đó phải là đáp án đúng.
Ngoài ra, đề thi ra dưới dạng trắc nghiệm cùng với một buổi thi chỉ sử dụng 1 đề (các đề chỉ xáo trộn câu hỏi) dẫn đến tình trạng các thi sinh sao chép bài của nhau và trả lời không trung thực so với bản thân với những câu hỏi về EQ. Do đó, để khắc phục tình trạng này, địi hỏi Ngân hàng cần phải kiểm sốt chặt chẽ hơn nữa nội dung đề thi, trước mắt là tăng số lượng các câu hỏi trong một ca thi, chia thành nhiều đề khác nhau và phát cho các ứng viên ngồi cạnh nhau có đề khác nhau. Ngân hàng cũng phổ biến nội dung thật kỹ, khơng cho phép thí sinh chụp ảnh hay mang đề về nhà. Vì như vậy, đề thi sẽ bị rị rỉ ra bên ngồi và gây ảnh hưởng đến kết quả khách quan của bài kiểm tra.
Trong tương lai gần, khi có đủ nguồn lực tài chính, ngân hàng có thể tiến hành các thi trắc nghiệm trên máy. Hình thức thi này có ưu điểm rất lớn là giúp ứng viên biết kết quả ngày, đảm bảo công bằng trong khi thi, tránh được tình trạng gian lận, giảm được nhân lực phục vụ cho ca thi và cán bộ nhân sự không mất công chấm bài bằng tay. Tuy nhiên biện pháp này chỉ được sử dụng khi ngân hàng có đủ tiềm lực tài chính, vì chi phí đầu tư cho trang thiết bị máy tính, phần mềm rất lớn. Đồng thời cần phải có các phương án xử lý khi máy nhàn rỗi, tránh lãng phí nguồn lực.
Một vấn đề nữa đó là phần thi tuyển đầu vào áp dụng tất cả cho các trường hợp ứng tuyển tại Techcombank, kể cả ứng viên từ nguồn nội bộ. Điều này rất tốn thời gian cho tổ chức do ứng viên nội bộ đã từng làm bài kiểm tra đánh gia một làn khi ứng tuyển vào vị trí hiện tại. Nếu ứng viên làm lại một lần nữa sẽ khiến cho quy trình tuyển dụng vừa tốn thời gian, lại vừa không hiệu quả. Trong trường hợp này, Techcombank nên điều chỉnh lại quy trình đối với ứng viên ứng tuyển nội bộ hoặc ứng viên đã có kinh nghiệm lâu năm, ứng viên đã từng làm việc tại Ngân hàng. Các ứng viên này vẫn phải trải qua các cồng phỏng vấn theo quy định, chỉ bỏ qua phần thi trắc nghiệm đầu vào. Với các vị trí có u cầu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, các ứng viên nội bộ vẫn có thể được yêu cầu làm các bài kiểm tra viết về kiến thức chuyên môn đặc thù. Giải pháp này sẽ giúp ngân hàng giảm thiểu thời gian, thủ tục không cần thiết do các ứng viên nội bộ đã trải qua quá trình làm viêc tại Techcombank và đã tích lũy được Kinh nghiệm cũng như trải qua các vòng thi tuyển ngày từ lần đầu ứng tuyển vào Ngân hàng.
Về phỏng vấn sơ loại, Techcombank hầu như sử dụng phương pháp phỏng vấn sơ loại qua điện thoại, và người phỏng vấn chính là một chuyên viên tuyển dụng. Nhược điểm của phương pháp này chính là dựa trên ý kiến chủ quan của chuyên viên tuyển dụng để quyết định ứng viên có tiếp tục được vào các vịng trong hay khơng. Hơn nữa, Techcombank cũng chưa có các tiêu chuẩn rõ ràng để các chuyên viên tuyển dụng phỏng vấn sơ loại và dựa vào đó để ra quyết định có loại ứng viên hay không. Tiêu chuẩn của Ngân hàng có thể áp dụng là:
+ Ứng viên đạt những yêu cầu ban đầu mà vị trí ứng tuyển cần. + Ứng viên có thái độ tích cực, nghiêm túc khi trả lời phỏng vấn + Ứng viên thật sự mong muốn tham gia vào vị trí ứng tuyển
+ Ứng viên có mục tiêu lâu dài và bày tỏ mong muốn gắn bó với tổ chức
Bước phỏng vấn sơ loại có thể thực hiên trước hoặc sau phần thi đánh giá và kiểm tra năng lực đâu vào. Thông thường tại Techcombank, Phỏng vấn sơ loại thường
Các tiêu chí Trọng
số (%) _________Thang điểm_________ Nhận xét/đánh giá1 2 3 4 5
Kiến thức nền___________diễn ra trước khi ứng viên tham gia phần thi viết. Ứng viên lọt qua vòng phỏng vấn sơ10 loại sẽ được tham gia đánh giá, nếu đạt điểm theo yêu cầu sẽ được lọt vào vòng phỏng vấn hội đồng. Để tránh tình trạng đánh giá thiếu tính chính xác và khách quan, Techcombank có thể tổn hợp kết quả hai vịng này mới ra quyết định loại ứng viên hay để ứng viên tiếp tục vào vòng trong. Khi kết hợp kết quả của hai vòng này lại, các cán bộ tuyển dụng sẽ có được các căn cứ một cách chính xác nhất trước khi ra quyết định. Sử dụng giải pháp này sẽ tránh được các tình trạng “tuyển nhầm” - những ứng viên tiềm năng bị loại, những ứng viên không phù hợp lại được chọn do kết quả thiếu chính xác từ vịng trước. Hai bước này đều là hai bước sơ loại, nên có thể gộp lại để có thể thu được hiệu quả tốt hơn.
3.1.6. Hồn thiện q trình phỏng vấn hội đồng:
Mục đích của buổi phỏng vấn là để kiểm chứng các thông tin quan trọng của ứng viên, đánh giá kỹ năng, sắc thái bên ngoài, chiều sâu tâm lý và xem xét tổng thể ứng viên có thực sự phù hợp với u cầu cơng việc hay khơng. Vì vậy việc lựa chọn người phỏng vấn và tuân thủ các quy trình phỏng vấn là điều vơ cùng quan trọng. Trong các buổi phỏng vấn, khơng phải ai cũng có các kỹ năng phỏng vấn tốt và đưa ra phán đốn một cách chính xác. Biện pháp khắc phục tổng thể cho khâu phỏng vấn này là hàng năm ngân hàng nên tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng phỏng vẫn cho các lãnh đạo trực tiếp của các đơn vị để họ nắm được một cách cơ bản các kỹ năng này. Bên cạnh đó, người phỏng vấn thường đến thời gian bắt đầu phỏng vấn mới đọc đến hồ sơ ứng viên, khơng có q trình tìm hiểu kỹ ứng viên trước khi phỏng vấn. Chính vì vậy, người phỏng vấn nên tìm hiểu về ứng viên trước khi thực hiện tham gia phỏng vấn, cùng với đó là nắm rõ thơng tin về mơ tả cơng việc cho vị trí tuyển dụng, chế độ lương, thưởng, phúc lợi ... và lưu ý những điểm cần làm rõ ứng viên.
Khi phỏng vấn đánh giá ứng viên thì đồng thời ứng viên cũng đánh giá lại phỏng vấn viên và ngân hàng. Chính vì vậy, các phỏng vấn viên cần phải chú ý ứng xử, thể hiện cho ứng viên thấy Techcombank là một ngân hàng với môi trường làm việc năng động, minh bạch, chuyên nghiệp và coi trọng nhân viên. Muốn vậy, phỏng vấn viên cần phải hướng buổi phỏng vấn không căng thẳng, đi theo chiều hướng là một buổi nói chuyện, trao đổi thoải mái giữa hai bên.
Số vòng phỏng vấn hội đồng theo quy định tối đa là hai vòng, vòng đầu tiên là các cán bộ cấp trung phỏng vấn, vòng thứ hai sẽ là các cán bộ cấp cao sẽ phỏng vấn ứng phỏng vấn ứng viên và vòng phỏng vấn ở ứng viên. Thơng thường, các vị trí cấp thấp sẽ trải qua một vịng phỏng vấn, các vị trí cấp cao sẽ trải qua hai vòng phỏng vấn. Tuy nhiên việc phân chia như vậy có vẻ khơng hợp lý nếu như các phỏng vấn viên muốn khai thác ứng viên sâu hơn, đặc biệt là khi tuyển dụng với các vị trí quan trọng cho Ngân hàng. Trường hợp này ngân hàng khơng nên áp đặt các số vịng phỏng vấn và để cho các cán bộ tuyển dụng cũng như các thành viên trong hội đồng phỏng vấn dựa vào quá trình phỏng vấn linh hoạt lựa chọn số vòng phỏng vấn cho ứng viên. Như vậy thì hiệu quả phỏng vấn hội đồng sẽ cao hơn, tăng khả năng tìm kiếm ứng viên chất lượng cho Ngân hàng.
Trong khâu phỏng vấn, mặc dù ngân hàng có phiếu đánh giá ứng viên tuy nhiên phiếu đánh giá ứng viên còn chưa cụ thể cho từng vị trí cơng việc, giữa các tiêu chí chưa có trọng số, mới chỉ dừng lại ở việc chia mức điểm cho từng tiêu chí. Tùy vào yêu cầu của từng vị trí mà ngân hàng cần xây dựng trọng số cho vị trí đó một cách hợp lý. Chẳng hạn đối với vị trí giao dịch viên là vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, rất cần các kỹ năng truyển thông, khả năng xử lý tình huống, ngoại hình... Có thể xây dựng phiếu đánh giá ứng viên với vị trí giao dịch viên như sau:
Ngoại ngữ______________ 10 Khả năng/kỹ năng quản
lý, lãnh đạo _____________ 5 Kỹ năng truyển thông 15 Khả năng phản ứng/ giải quyết vấn đề____________ 15 Khả năng làm việc nhóm 5 Phong cách/ thái độ_______ 15 Ngoại hình______________ 15 Mức độ cam kết, gắn bó 5
phỏng vấn cần phải đa dạng hơn về các câu hỏi và phương pháp phỏng vấn. Bên cạnh đó cịn tồn tại bất đồng trong sự thống nhất các ý kiến đánh giá của các thành viên trong
hội đồng tuyển dụng. Để khắc phục nhược điểm này, hội đồng phỏng vấn cần có sự thay đổi cách đặt câu hỏi cũng như cách đánh giá ứng viên:
- Để câu hỏi mang tính tồn diện hơn, ngân hàng cần đưa ra những câu hỏi liên quan đến nhiều các lĩnh vực như khả năng giao tiếp, hội nhập cộng đồng,.. .Những câu hỏi này phải ngắn gọn, cô đọng, dễ hiểu nhưng thông tin nhận được là nhiều nhất.
- Các thành viên trong hội đồng phỏng vấn cần thống nhất với nhau cách nhìn nhận, đánh giá trước khi phỏng vấn để tránh tình trạng bất đồng trong việc đánh giá ứng viên.
Ngoài việc đặt câu hỏi theo phương pháp STAR, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn có thể đưa ra 3 loại câu hỏi:
+ Câu hỏi chung: Câu hỏi có thể được sử dụng cho việc tuyển dụng ở tất cả các vị trí, nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, gia đình, sự hịa đồng, khả năng giao tiếp,.
+ Loại câu hỏi đặc trưng cho từng công việc: tùy từng vị trí cơng việc cụ thể mà cơng ty cần chuẩn bị những câu hỏi phù hợp để xem xét, đánh giá năng lực, phẩm chất, trình độ,. của từng ứng viên có thích hợp với công việc họ tham gia dự tuyển hay không. Các câu hỏi cần sát thực, đi thẳng vào vấn đề để các ứng viên có thể bộc lộ hết năng lực của mình. Chẳng hạn các câu hỏi này có thể được xây dựng dưới những tình huống thực tế.
+ Loại câu hỏi thêm: Là những câu hỏi mà tùy vào điều kiện thực tế mà người phỏng vấn có thể đặt ra cho các ứng viên để hiểu rõ về họ. Mỗi câu phỏng vấn cần dự đoán các phương án trả lời, xác định câu nào sẽ được đánh giá là tốt, khá, trung bình, yếu kém.
3.1.7. Hồn thiện q trình thẩm định thơng tin ứng viên sau phỏng vấn
Thẩm định thông tin ứng viên là một bước quan trọng để tránh các rủi ro sau này cho Ngân hàng. Đối với các ứng viên nội bộ, Techcombank đã có các quy định kiểm tra các thông tin ứng viên trong quá trình làm việc tại Techcombank, tuy nhiên cần phải bổ sung thêm các tiêu chí để kiểm tra thông tin của nhân viên được rõ ràng hơn. Bộ phận tuyển dụng cần phối hợp cùng với các bộ phận khác có liên quan trong việc quản lý nhân viên sẽ theo dõi, đánh giá nhân viên một cách trung thực nhất.
Đối với các ứng viên tuyển dụng từ nguồn bên ngoài, các cán bộ tuyển dụng cần chủ động tìm hiểu các thơng tin ứng viên để xác minh những gì mà ứng viên nói về bản thân có đúng sự thật hay khơng. Dựa vào các thơng tin mà ứng viên cung cấp, nhà tuyển dụng sẽ liên lạc với các đơn vị, cơ quan của ứng viên để xác nhận lý do cán bộ nhân viên nghỉ việc, thái độ làm việc của ứng viên tại chỗ làm cù,... Đặc biệt đối với trường hợp ứng viên đã làm việc tại đối thủ cạnh tranh, thì các chuyên viên tuyển dụng cần phải xác minh nhanh chóng, rõ ràng và phải có các thủ tục cần thiết để tránh phạm phải các điều trong thỏa thuận đã giao ước.
Bên cạnh đó, thẩm tra thơng tin ứng viên cịn cho phép xác định tính trung thực của ứng viên.
3.1.8. Kiểm tra sức khỏe ứng viên
Hiện nay, trong quy trình tuyển dụng tại Techcombank khơng có bước kiểm tra sức khỏe ứng viên, mà hầu như là lấy kết quả từ các ứng viên đã nộp. Tuy nhiên, giấy khám sức khỏe do ứng viên cung cấp lại khơng thực sự đáng tin cậy khi mà hiện nay tình trạng “mua” giấy khám sức khỏe đang diễn ra ngày càng phổ biến. Chính vì thế cơng ty nên triển khai quá trình này sau khi cân nhắc tuyển dụng ứng viên. Đây là một công việc hết sức quan trọng và cần thiết bởi một ứng viên đầy đủ yêu cầu về mặt kiến thức và kinh nghiệm nhưng không đảm bảo về sức khỏe thì sẽ khơng thể làm được gì. Nếu ứng viên được tuyển mà khơng qua khâu khám sức khỏe thì trong q trình làm việc có thể sẽ phát sinh những vấn đề về sức khỏe, có thể dẫn đến nghỉ việc hoặc khơng có tinh thần làm việc. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, kế hoạch thực hiện công việc của Ngân hàng. Nếu là nhân viên đang giữ vị trí, chức vụ quan trọng trong Ngân hàng thì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ công việc. Lúc này ngân hàng cần phải tuyển một người khác thay thế vào vị trí đó và như vậy sẽ rất tốn kém chi phí tuyển dụng
Do vậy, để đảm bảo cơng tác tuyển dụng có cả trình độ, kiến thức chuyên môn và đủ sức khỏe để làm việc thì cơng ty nên cho khám sức khỏe trước khi quyết định tuyển dụng ứng viên đó. Có như vậy thì kết quả tuyển dụng mới đạt hiệu quả cao và sát thực. Ngân hàng cần thuê bác sỹ để kiểm tra sức khỏe cho ứng viên.
Ứng viên sau khi được thông báo trúng tuyển sẽ bắt đầu hoàn thiện thủ tục hồ sơ để tiếp nhận cơng việc. Có một vấn đề đang xảy ra trong quá trình này tại Techcombank là các nhân viên mới thường xuyên không nộp đủ các giấy tờ (ví dụ như giấy khám sức khỏe, giấy khai sing, sổ hộ khẩu...) nhưng vẫn được nhập lên hệ thống hồ sơ nhân viên, khiến cho hệ thống quản lý nhân sự trong nội bộ ngân hàng bị thiếu sót và bổ sung nhiều lần. Do đó, chất lượng kiểm soát hồ sơ nhân viên bị giảm sút. Để giảm thiểu hạn chế này, Techcombank cần có các quy định cụ thể và rõ ràng hơn về các giấy tờ, hồ sơ nhân sự bắt buộc và thời hạn nộp cụ thể. Nếu cán bộ nhân viên không đáp ứng đúng yêu cầu về thời hạn hoàn thiện hồ sơ, Ngân hàng sẽ phải áp dụng các chế tài để quán triệt những sai sót khơng đáng có trong việc quản lý hồ sơ nhân viên.
Đối với các hồ sơ nhân viên được thuyên chuyển, Ngân hàng cần phải chú trọng đến việc lưu trữ thông tin của ứng viên vào hồ sơ nhân sự, hồ sơ phát triển nhân sự và