1.4. Quy trình tuyển dụng:
1.4.2.Quá trình tryển chọn nhân lực:
Quy trình tuyển chọn nhân lực là tiến trình đánh giá những người dự tuyển theo nhiều khía cạnh khác nhau để tìm ra những người phù hợp nhất với cơng việc. Đây là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước được xem như một hàng rào chắn để sàng lọc và loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn đi tiếp vào các bước sau:
1.4.2.1. Quá trình tuyển chọn
Số lượng các bước trong quy trình tuyển chọn nhân lực khơng cố định mà nó tùy thuộc vào tính chất và sự phức tạp của cơng việc khi tuyển chọn lao động. Các ứng viên phải vượt qua hết tất cả các bước của quá trình tuyển chọn mới được nhận vào làm việc tại tổ chức. Quy trình tuyển chọn nên được thực hiện theo 9 bước sau:
a. Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ:
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Cuộc phỏng vấn này phải diễn ra trong bầu khơng khí cởi mở và thoải mái. Vì nó khơng những có tác động xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên mà cịn góp phần tối đa hóa hiệu quả cơng tác tuyển mộ và tuyển chọn. Bước đầu tiên này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay khơng để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay khơng.
Trong q trình phỏng vấn, nếu phát hiện ra ứng viên khơng phù hợp thì cần loại ngay để tiết kiệm chi phí cho các bước sau, tuy nhiên để ra quyết định chính xác thì tổ chức cần có tiêu chuẩn rõ ràng và hợp lý. Trong cuộc phỏng vân sơ bộ này, người tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ cần cởi mở, vui vẻ, thành thật và đầy thiện chí trong việc giải thích và hướng dẫn ứng viên. Họ cũng phải là những người am hiểu về tâm lý, có kiến thức tổng quát về tổ chức, có khả năng giao tiếp nhân sự. Đại diện của tổ chức cũng nên thông tin về tổ chức cũng nhu về công việc để ứng viên hiểu rõ hơn, tránh nhầm lẫn trong q trình tuyển mộ. Đặc biệt, khơng nên áp đặt những định kiến cá nhân trong quá trình phỏng vấn sơ bộ và loại bỏ ứng viên khi có những lý do chính đáng.
b. Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc:
Đơn xin việc là một công cụ hữu ích giúp nhà tuyển dụng có thể có được các thơng tin ban đầu về ứng viên. Hầu hết các đơn xin việc đều được thiết kế theo mẫu của tổ chức và người lao động có trách nhiệm điền thơng tin vào đó. Dựa vào đó, tổ chức có thể có được các thơng tin đáng tin cậy từ ứng viên về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng khác. Hội đồng hoặc cán bộ tuyển chọn sẽ xem xét các văn bằng, chứng chỉ xem có đáp ứng được những yêu cầu đề ra hay khơng, có hợp lệ hay khơng, lý lịch như thế nào. Nếu đơn xin việc viết bằng tay thì có thể kiểm tra thêm văn phong, chữ viết, cách trình bày của ứng viên. Sau bước này có thể phân loại ứng viên thành 3 nhóm: ứng viên bị loại, ứng viên nghi ngờ, ứng viên có thể chấp nhận được.
c. Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Trắc nghiệm nhân sự là một cơng cụ kỹ thuật mà nhờ đó nhà tuyển dụng có thể xét đốn, đo lường, đánh giá các phẩm chất cá nhân cần thiết cho công việc. Các trắc nghiệm nhân sự mạng lại cho ta những kết quả khách quan về các đặc trưng tâm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính của cá nhân này so với các cá nhân khác. Đặc biệt, các trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các cơng việc có tính đặc thù.
Khi dùng trắc nghiệm nhân sự để tuyển chọn thì tổ chức nên chọn các phương pháp thích hợp thì mới dự dốn được thành tích thực hiện cơng việc một cách chính xác nhất. Muốn vậy thì khi xây dựng các bài trắc nghiệm, những người xây dựng cần phải am hiểu về công việc cũng như nghiên ứu kỹ bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc. Hơn nữa, để xây dựng bài trắc nghiệm phù hợp với công việc và đối tượng cần tuyển, nhà tuyển dụng cần phải lựa chọn loại trắc nghiệm phù hợp.
Trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại tùy theo các cách phân loại khác nhau. Thông thường, người ta thường chia trắc nghiệm nhân sự ra thành các loại sau đấy:
- Trắc nghiệm tâm lý: những bài kiểm tra này thường nhằm mục đích tìm hiểu các đặc điểm tâm lý cá nhân của ứng viên như khả năng tập trung, định hướng, phản xạ, tư duy, cách ứng xử, khuynh hướng tình cảm, ý chí, nghị lực... Bên cạnh đó, người ta thường dùng các trắn nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực của ứng viên. Những
trắc nghiệm này thường gồm những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi khơng có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, tham ô, không thật thà trong công việc. Dựa vào kết quả của loại trắc nghiệm tâm lý này ta có thể biết được những tính cách của ứng viên nào sẽ phù hợp với và cần thiết cho mỗi công việc.
- Các trắc nghiệm và kiến thức: Đây là loại trắc nghiệm vừa có thê đánh giá
được kiến thức, vừa kiểm tra được khả năng suy luận phân tích tổng hợp của ứng viên. Đa số các bài trắc nghiệm này được soạn dưới dạng một bài viết.
- Các trắc nghiệm về sự thực hiện công việc: đánh giá trực tiếp khả năng thực
hiện công việc bằng cách giao cho ứng viên một phần cơng việc nào đó hoặc đặt họ vào một hoàn cảnh thực tế để họ xử lý.
Ngồi ra cịn một số các trắc nghiệm khác như: trắc nghiệm trí thơng minh, năng khiếu, kiến thức tổng quát.
Khi thực hiện phương pháp trắc nghiệm trong tuyển chọn cần lưu ý đến tình trạng giả mạo khi trả lời các câu hỏi khi hội đồng đưa ra nhằm thuyết phục các nhà tuyển dụng các ứng viên thường đưa ra các câu trả lời sai sự thật, và cung cấp các thông tin không đúng. Hiện tượng này sẽ gây khó khăn cho nhà tuyển dụng khi phán đoán và dự kiến đánh giá bản chất người xin việc. Khi gặp các trường hợp giả mạo về thơng tin thì ta nên sa thải, ngay cả đối với các ứng viên xuất sắc
d. Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn:
Phỏng vẫn tuyển chọn là một quá trình giao tiếp bằng lời giữa những người tuyển chọn và người xin việc. Đay là một cuộc đàm thoại chính thức và tỉ mỉ nhằm đánh giá xem ứng viên có được chấp nhận hay không. Phương pháp này giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà các bước trước đó khơng thể làm rõ ràng.
Phỏng vấn có thể được sử dụng ở một vài bước trong quy trình tuyển chọn. Trước khi diễn ra phỏng vấn, thơng thường có một cuộc thảo luận giữa những những người tuyển chọn, cuộc thảo luận này thường kéo dài từ 5 đến 10 phút và nội dung của cuộc thảo luận thường tập trung vào tiêu chuẩn cơ bản của những người xin việc để phù hợp cho công việc, với mục tiêu là sàn lọc ra những ứng viên không đạt chất lượng. Bước cuối cùng trong quy trình này là một cuộc phỏng vấn để lựa chọn ra ứng viên cho vị trí cơng việc đang tuyển. Giữa hai bước này thơng thường có một hoặc một vài cuộc
phỏng vấn chi tiết được thực hiện bởi bộ phận nguồn nhân lực, người giám sát, người đứng đầu bộ phận đang tuyển dụng và một vài thành viên khác.
Muc tiêu của các cuôc phỏng vấn trong trong tuyển chọn:
- Để thu thập các thông tin về người xin việc. Bởi vì các thơng tin thu thập được từ các cơng cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng, q trình phỏng vấn tạo cơ hội cho thơng tin được rõ ràng hơn, được giải thích cặn kỹ hơn.
- Đề cao công ty, qua phỏng vấn giúp cho nhà tuyển chọn giới thiệu về cơng ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, ưu thế của cơng ty. Đây là hình thức quảng cáo tốt nhất.
Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, trong khi phỏng vấn nên giải thích cho các ứng viên biết rõ về tình hình cơng ty như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm....
Các loại phỏng vấn:
- Phỏng vấn theo mẫu: hình thức câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo u
cầu cảu cơng việc. Hình thức này có ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh với các ứng viên và có độ tin cậy cao. Nhược điểm là hạn chế các câu hỏi khai thác thêm của người phỏng vấn.
- Phỏng vấn theo tình huống: ứng viên được đưa cho một vấn đề đặc biệt để
giải quyết hoặc là một dự án để hoàn thành. Thường kỹ thuật này được sử dụng trong phỏng vấn nhóm. Trong khi nhóm thảo luận vấn đề đã được nêu ra để đưa ra câu trả lời, những người phỏng vấn đánh giá mỗi ứng viên trong nhóm, chẳng hạn như chất lượng của những ý tưởng, năng lực lãnh đạo và kỹ năng làm việc với những người khác.
Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra các tình hống đại diện và điển hình, phải dựa trên cơ sở phân tích cơng việc một cách chi tiết để xác định các đc trưng cơ bản và các kỹ năng chủ yếu khi thực hiện công việc.
- Phỏng vấn mục tiêu: là phỏng vấn dựa trên công việc cụ thể mà yêu cầu các
ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước. Đây là phương pháp cho ta độ ti cậy cao và đúng đắn nhất’
- Phỏng vấn khơng có hướng dẫn: là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn
quanh cơng việc, người hỏi chỉ có định hướng cho buổi thải luận. Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng và ở nhiều lĩnh vực.
- Phỏng vấn căng thẳng: là hình thức phỏng vấn tạo nhiều sức ép cho ứng viên
như đặt câu hỏi dồn dập, những câu hỏi mang tính nặng nề. Nó giúp ta tìm được những người để bố trí vào những cơng việc căng thẳng.
- Phỏng vấn theo nhóm: một số ứng viên được phỏng vấn vào cùng một lúc.
Họ được phép thảo luận những vấn đề liên quan đến cơng việc với nhau cùng lúc đó một hoặc nhiều quan sát viên đánh giá những biểu hiện của họ. Loại phỏng vấn này thường được dùng trong việc tuyển chọn những người quản lý; nó cũng có thể được sử dụng với những nhân viên hiện tại để đánh giá tiềm năng của họ trong vai trò giám sát.
- Phỏng vấn hội đồng: một ứng viên gặp một nhóm giám khảo gồm hai hay
nhiều đại diện của tổ chức. Một trong số những người đại diện có thể đóng vai trị là chủ tọa của cuộc phỏng vấn, nhưng mỗi người đại diện của tổ chức đều tham gia hỏi và tranh luận.
e. Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ chức và tránh những địi hỏi khơng chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khỏe thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực các ứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn.
f. Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đao trực tiếp
Bước này nhằm thống nhất hóa giữa quyết định của bộ phận tuyển dụng và các cán bộ quản lý trực tiếp. Nó giúp ta khắc phục được sự khơng đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
g. Bước 7: Thẩm tra các thơng tin thu được trong q trình tuyển chọn:
Nhà tuyển dụng thẩm tra lại các thông tin về ứng viên để ra quyết định cuối cùng, tránh tình trạng thơng tin cung cấp trong hồ sơ là giả mạo, khơng chính xác. Có nhiều cách để thẩm tra các thơng tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc hoặc là nơi cấp văn bằng chứng chỉ.. .Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
h. Bước 8: Tham quan công việc
Nhà tuyển dụng sẽ chọn ra ứng viên đáp ứng được các khả năng mà họ đưa ra và đồng ý cho thử việc. Thời gian thử việc, lương bổng trong quá trình thử việc cũng như các chính sách khác do nhà tuyển dụng đưa ra và sự thỏa thuận giữa 2 bên.
Những người xin việc ln có kỳ vọng về sự thỏa mãn cơng việc do đó nếu ta tạo ra sự thất vọng đối với cơng việc do khơng có đầy đủ các thơng tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận cơng việc. Do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng và để cho nhà tuyển dụng có cái nhìn xác thực hơn thì giai đoạn thử việc cũng rất quan trọng. Trong thời gian thử việc nhân viên mới sẽ nhận được những lời chỉ bảo và khuyến khích để có thể tiếp tục lựa chọn cơng việc.
i. Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi hết quá trình thử việc thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Nhà tuyển dụng tập hợp lại mọi thơng tin mà họ có được trong suốt quá trình từ sơ tuyển đến phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên so với tiêu chuẩn công việc và mục tiêu tuyển chọn của tổ chức.
Khi có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là bộ luật lao động mà nhà nước ban hành.
1.4.2.2. Một số những vấn đề cần quan tâm khi thực hiện công tác tuyển chọn:
- Đánh giá các giá trị của thủ tục tuyển chọn: mỗi một bước đều góp phần tạo nên thành cơng trong cơng tác tuyển chọn. Vì vậy, khi kết thúc, thu tục tuyển chọn nên được đánh giá lại để có thể nhìn nhận lại những thiếu sót mà tổ chức mắc phải trong quá trình tuyển chọn nhân lực. Tổ chức nên xem xét đến tỷ lệ tuyển chọn để thấy được hiệu quả tuyển dụng của tôt chức.
- Tuyển chọn chủ quan: Trong tuyển chọn dể đạt được kết quả cao thì cần phỉ chú ý đến tuyển chọn chủ quan đó là sự lựa chọn của chính người xin việc vì họ mới nắm được thơng tin đầy đủ và đúng nhất về bản thân mình, dự đốn chính xác nhất về mức độ thực hiện các công việc trong tương lai của bản thân. Do đó, việc
tuyển chọn khơng chỉ đặt trách nhiệm lên vai người đi tuyển mà phải có sự tham gia từ người đi xin việc. Đây là sự kết hợp giữa khoa học tuyển chọn khách quan và tuyển chọn chủ quan
- Thử việc: Giai đoạn thử việc là giai đoạn quan trọng đối với cả tổ chức và người lao động. Trong giai đoạn này, nếu tổ chức tạo được môi trường làm việc tốt cho