5. Kết cấu luận văn
1.2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
1.2.3. Cấu trúc văn hóa doanh nghiệp
Khi nói đến văn hóa doanh nghiệp thƣờng trong suy nghĩ của chúng ta đó là yếu tố vơ hình và khó hình dung nhận biết. Tuy nhiên trên thực tế thì chúng ta có thể nhìn thấy, nhận thấy văn hóa doanh nghiệp thể hiện ở rất nhiều khía cạnh: cả vơ hình và hữu hình.
1.2.3.1. Theo quan điểm của Edgar H. Schein
Theo Edgar H. Schein, văn hóa doanh nghiệp đƣợc cấu thành từ những thành tố sau:
Hình 1.1: Cấu trúc VHDN theo Edgar H. Schein
(Nguồn: Edgar H. Schein) 1.2.3.1.1. Cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp
Là những biểu tƣợng trực quan, giúp chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy hoặc cảm nhận đƣợc khi tiếp xúc với doanh nghiệp ngay từ lần gặp đầu tiên với doanh nghiệp, bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp
- Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp
- Các lễ nghi nội bộ và các lễ hội hàng năm
- Quy trình thủ tục và hƣớng dẫn làm việc tại doanh nghiệp
- Trang phục, các tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp
- Hình thức mẫu mã sản phẩm, logo, slogan, các biểu tƣợng
- Thái độ, cách ứng xử của các thành viên
Các yếu tố này là bề nổi của doanh nghiệp giúp cho khách hàng, các đối tác và tồn thể cộng đồng có thể nhận biết doanh nghiệp một cách dễ dàng và rõ ràng nhất. Đây cũng là các yếu tố gắn liền với quá trình xây dựng hình ảnh nhận diện thƣơng hiệu của doanh nghiệp.
1.2.3.1.2. Các giá trị được tuyên bố
Bao gồm các chiến lƣợc, mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp nhƣ:
- Tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu doanh nghiệp vƣơn tới.
- Mối quan hệ qua lại, ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Sự quan tâm, đối xử với ngƣời lao động của doanh nghiệp.
- -
Vai trò, phẩm chất của ngƣời lãnh đạo. Các tiêu chuẩn về thực thi nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Ngay từ khi bắt đầu hình thành và đi vào hoạt động thì bất kể doanh nghiệp nào cũng có mục đích hoạt động của mình là gì, từ đó xây dựng chiến lƣợc cho doanh nghiệp mình, hay triết lý kinh doanh, các quy tắc hoạt động trong doanh nghiệp, tuy nhiên tất cả các yếu tố trên đƣợc thể hiện với nội dung, phạm vi và cách thức nhƣ thế nào thì tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau. Những giá trị này chính là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ
nhân viên trong doanh nghiệp và đƣợc doanh nghiệp công bố rộng rãi ra công chúng để tất cả các thành viên cùng thực hiện, chia sẻ và xây dựng. Đó chính là những giá trị tuyên bố, một bộ phận cấu thành nên văn hóa doanh nghiệp. Những giá trị tuyên bố này chúng ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác vì vậy những giá trị này cũng có tính hữu hình. Các giá trị này thực hiện chức năng định hƣớng và hƣớng dẫn các hành vi ứng xử của nhân viên trong doanh nghiệp khi phải đối mặt với các tình huống trong quá trình làm việc.
1.2.3.1.3. Các ngầm định nền tảng
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những quan niệm chung đƣợc hình thành và tồn tại trong suốt thời gian hình thành và phát triển bao gồm: niềm tin, nhận thức, suy nghĩ, tình cảm vơ thức mặc nhiên đƣợc cơng nhận trong doanh nghiệp. Những quan niệm đó đƣợc hình thành qua q trình hoạt động lâu dài, trải qua thực tế va chạm và xử lý các tình huống, nếm trải cả sự thành cơng và thất bại. Do đó khi đã hình thành những quan niệm chung này thì rất khó thay đổi. Các ngầm định nền tảng này đã ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong doanh nghiệp và trở thành điều mặc nhiên đƣợc cơng nhận và rất khó thay đổi. Khi doanh nghiệp đã hình thành cho mình đƣợc hệ giá trị quan niệm chung, tức là các thành viên cùng nhau chia sẻ và hoạt động theo đúng quan niệm đó, họ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngƣợc lại quan niệm chung này. Đây là lớp trong cùng và quan trọng nhất của VHDN. Nếu cấp độ 1 và cấp độ 2 chỉ là phần nổi của VHDN, cho phép suy đoán các thành viên sẽ “nói gì”, thì chỉ có cấp độ 3 này mới cho phép dự đốn họ có thể “hành xử” nhƣ thế nào.
Nhƣ vậy, cấp độ này là tầng giá trị sâu nhất của VHDN, là những quan niệm chung, đƣợc hình thành và tồn tại trong một thời gian dài, chúng ăn sâu vào suy nghĩ của hầu hết các thành viên trong doanh nghiệp, chi phối hoạt
động của các thành viên trong doanh nghiệp đó và trở thành điều đƣơng nhiên, phổ biến, đƣợc công nhận và trở thành các quan niệm nền tảng. Đây chính là phần chìm sâu nhất của tảng băng VHDN.
1.2.3.2. Theo quan điểm của Geert Hofstede
Những biểu tượng đặc trưng
Những người hùng, giai thoại
Những nghi lễ, nghi thức
tiễn Thực
Những giá trị cốt lõi
Hình 1.2: Cấu trúc VHDN theo Geert Hofstede
(Nguồn: Geert Hofstede)
Văn hóa doanh nghiệp giống nhƣ từng lớp của củ hành, từng lớp từng lớp một hình thành nên nền văn hóa của doanh nghiệp.
1.2.3.2.1. Những biểu tượng đặc trưng:
* Kiến trúc đặc trƣng:
Những kiến trúc đặc trƣng của một tổ chức gồm kiến trúc ngoại thất và phần thiết kế nội thất công sở. Phần lớn những công ty thành đạt hoặc đang phát triển muốn gây ấn tƣợng với mọi ngƣời về sự khác biệt, thành công và
sức mạnh của họ bằng những cơng trình kiến trúc đặc biệt và đồ sộ. Những thiết kế nội thất cũng rất đƣợc các công ty, tổ chức quan tâm. Từ những vấn đề rất lớn nhƣ tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng của bao bì đặc trƣng, thiết kế nội thất nhƣ mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, trang phục...đến những chi tiết nhỏ nhặt nhƣ đồ ăn, vị trí cơng tắc điện…, tất cả đều đƣợc sử dụng để tạo ấn tƣợng thân quen, thiện chí và đƣợc quan tâm.
* Biểu tƣợng logo:
Một biểu tƣợng khác là logo hay một sản phẩm sáng tạo đƣợc thiết kế để thể hiện hình tƣợng về một tổ chức, một doanh nghiệp bằng ngôn ngữ nghệ thuật phổ thông. Các biểu tƣợng vật chất này thƣờng có sức mạnh rất lớn vì chúng hƣớng sự chú ý của ngƣời thấy nó vào một vài chi tiết hay điểm nhấn cụ thể có thể diễn giải đƣợc giá trị chủ đạo mà tổ chức, doanh nghiệp muốn tạo ấn tƣợng, lƣu lại hay truyền đạt cho ngƣời thấy nó. Logo là loại biểu trƣng đơn giản nhƣng lại có ý nghĩa rất lớn nên đƣợc các tổ chức, doanh nghiệp rất chú trọng.
* Ngôn ngữ và khẩu hiệu:
Một dạng biểu trƣng quan trọng khác thƣờng đƣợc sử dụng để gây ảnh hƣởng đến văn hóa cơng ty là ngôn ngữ. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã sử dụng những câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu, ví von, ẩn dụ hay một sắc thái ngôn từ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể đến nhân viên của mình và những ngƣời hữu quan.
* Ấn phẩm và điển hình:
Những ấn phẩm điển hình là một số những tƣ liệu chính thức có thể giúp những ngƣời hữu quan có thể nhận thấy đƣợc rõ hơn về cấu trúc văn hóa của một tổ chức. Chúng có thể là bản tuyên bố sứ mệnh, báo cáo thƣờng niên, tài liệu giới thiệu về tổ chức, công ty, sổ vàng truyền thống, ấn phẩm định kỳ
hay đặc biệt, tài liệu quảng cáo giới thiệu sản phẩm và công ty, các tài liệu, hồ sơ hƣớng dẫn sử dụng, bảo hành…Những tài liệu này có thể giúp làm rõ mục tiêu của tổ chức, phƣơng châm hành động, niềm tin và giá trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ đối với lao động, công ty, ngƣời tiêu dùng, xã hội.
1.2.3.2.2. Những người hùng, giai thoại
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, thƣờng xuất hiện những sự kiện, tấm gƣơng điển hình cho việc thực hiện thành cơng hay thất bại. Những kinh nghiệm, tấm gƣơng đó trở thành một biểu tƣợng, một giá trị, triết lý mà tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng làm bài học kinh nghiệm cho các thành viên khác, hay trở thành minh họa điển hình, mẫu mực, dễ hiểu về triết lý, văn hóa cơng ty. Một số mẩu chuyện trở thành những giai thoại do những sự kiện đã mang tính lịch sử và có thể đƣợc khái qt hóa hoặc hƣ cấu thêm. Trong các mẩu chuyện kể thƣờng xuất hiện những tấm gƣơng điển hình, đó là những mẫu hình lý tƣởng về hành vi phù hợp với chuẩn mực và giá trị văn hóa cơng ty. Tấm gƣơng điển hình có thể đƣợc nhân cách hóa thành huyền thoại với những phẩm chất và tính cách của nhiều tấm gƣơng điển hình hay kỳ vọng về những giá trị và niềm tin trong tổ chức. Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của tổ chức và giúp thống nhất về nhận thức của tất cả mọi thành viên.
1.2.3.2.3. Những nghi lễ, nghi thức
Nghi lễ, nghi thức là những hoạt động đã đƣợc dự kiến từ trƣớc và chuẩn bị kỹ lƣỡng dƣới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm đƣợc thực hiện định kỳ hay bất thƣờng nhằm thắt chặt mối quan hệ trong doanh nghiệp. Những ngƣời quản lý có thể sử dụng nghi lễ nhƣ một cơ hội quan trọng để giới thiệu về những giá trị đƣợc tổ chức coi trọng. Đó cũng là dịp đặc biệt để nhấn mạnh những giá trị riêng của tổ chức, tạo cơ hội cho mọi thành viên cùng chia sẻ cách nhận thức về những
sự kiện trọng đại, để nêu gƣơng và khen tặng những tấm gƣơng điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động cần tơn trọng của tổ chức. Có bốn loại lễ nghi cơ bản là chuyển giao, củng cố, nhắc nhở và liên kết. Đặc điểm về hình thức và nội dung của nghi thức không chỉ thể hiện những giá trị và triết lý của văn hóa cơng ty mà cịn thể hiện quan điểm và cách tiếp cận của ngƣời quản lý. Mức độ nghiêm túc trong việc thực hiện nghi thức là dấu hiệu phản ánh nhận thức của các thành viên tổ chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của các giá trị và triết lý đối với họ.
1.2.3.2.4. Những giá trị cốt lõi
Đây là lớp trong cùng, cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp. Đó là nền giá trị đƣợc doanh nghiệp hình thành trong suốt quá trình hình thành, hoạt động và phát triển. Những giá trị này rất ít thay đổi mà thƣờng đƣợc giữ nguyên. Những giá trị cốt lõi này bao gồm: giá trị, thái độ, niềm tin và lý tƣởng.
* Giá trị:
Là khái niệm phản ánh nhận thức của con ngƣời về những chuẩn mực đạo đức mà họ cho rằng cần phải thực hiện. Giá trị luôn đƣợc con ngƣời tơn trọng. Những giá trị trong văn hóa doanh nghiệp và triết lý hành động của tổ chức đƣợc thể hiện thông qua các biểu tƣợng đặc trƣng và đƣợc nhắc đi nhắc lại trong các chƣơng trình đạo đức đƣợc các thành viên tổ chức và những ngƣời hữu quan tiếp nhận, hấp thụ và dần chuyển hóa thành những chuẩn mực hành vi trong những hoàn cảnh nhất định. Các giá trị của văn hóa doanh nghiệp một khi đã đƣợc các thành viên chấp nhận chúng sẽ trở thành những chuẩn mực, thƣớc đo cho hành vi của các thành viên. Mặc dù vậy, giá trị mới chỉ phản ánh mức độ nhận thức thụ động, hành vi của các thành viên có thể vẫn cịn mang tính ngun tắc, thơng lệ, thói quen nhƣ một cách thức hành động chính thức, cần thiết trong tổ chức. Trạng thái tình cảm của thành viên ở cấp độ giá trị còn mờ nhạt, yếu ớt.
* Thái độ:
Thái độ đƣợc định hình theo thời gian từ sự tiếp thu và phân tích những giá trị của văn hóa doanh nghiệp. Thái độ là nhận thức phát triển ở mức độ cao hơn, trong đó thể hiện chiều hƣớng chuyển hóa dần các giá trị và triết lý của văn hóa doanh nghiệp thành giá trị và triết lý hành động của cá nhân. Tuy nhiên, sự chuyển hóa cịn ở mức độ thấp bởi thái độ chỉ thể hiện trong từng hoàn cảnh cụ thể, chƣa thành động cơ thúc đẩy con ngƣời hành động một cách chủ động.
* Niềm tin:
Niềm tin có thể tạo ra nguồn sức mạnh giúp con ngƣời hành động. Niềm tin của những ngƣời lãnh đạo trong văn hóa doanh nghiệp đƣợc chuyển hóa thành niềm tin của tổ chức thơng qua q trình nhận thức. Tuy vậy vẫn có thể xuất hiện những trở ngại từ thông tin. Nhận thức ở cấp độ niềm tin, con ngƣời ln có xu thế hành động một cách chủ động, tự nguyện; trong hành động ln có thể thấy rõ trạng thái tình cảm ở mức độ cao hơn qua sự tự giác và nhiệt tình.
* Lý tƣởng:
Lý tƣởng thể hiện niềm tin phát triển ở mức độ rất cao. Đối với văn hóa doanh nghiệp, lý tƣởng đƣợc định nghĩa là sự vận dụng lý luận vào thực tiễn. Cách định nghĩa này nhấn mạnh sự chuyển hóa hồn tồn những giá trị, triết lý của doanh nghiệp thành những ý nghĩa, giá trị cao cả, căn bản, sâu sắc có khả năng giúp con ngƣời cảm thơng, chia sẻ và dẫn dắt con ngƣời trong nhận thức, cảm nhận và xúc động trƣớc sự vật, hiện tƣợng. Hơn thế nữa, chúng cịn đƣợc chuyển hóa thành động lực và thành những hành động cụ thể để thể hiện sự cảm thông, chia sẻ và cống hiến.