DƯỢC PHẨM 3A.
4.3.4 Hồn thiện cơng tác lập ngân sách bán hàng.
*/ Hoàn thiện phương pháp xác định ngân sách bán hàng
Có nhiều phương pháp mà một DN bất kỳ có thể sử dụng để xác định ngân sách bán hàng của mình. DN có thể chọn một hoặc kết hợp các phương pháp với nhau một cách hiệu quả nhất. Đối với công ty TNHH dược phẩm 3A, cần tăng cường sự kết hợp giữa phương pháp xác định ngân sách bán hàng theo đối thủ cạnh tranh với các phương pháp mà hiện nay công ty đang áp dụng.
Hiện nay thị trường sữa rất sôi động, các nhãn hàng sữa nội – sữa ngoại cạnh tranh gay gắt với các chiến dịch quảng cáo, các chương trình khuyến mại rầm rộ . Vì vậy, để có thể định vị là “ Sữa bột số 1 Việt Nam ” khi xác định ngân sách cho các hoạt động này cơng ty nên tìm hiểu rõ hơn về định mức chi của đối thủ cạnh tranh. Ví dụ: đối thủ cạnh tranh trích bao nhiêu phần trăm tổng chi phí dành cho ngân sách quảng cáo, ngân sách cho hoạt động nghiên cứu thị trường, ngân sách cho việc trả
lương và thưởng…trên cơ sở nguồn lực tài chính của mình cơng ty sẽ xác định ngân sách cho từng hoạt động trong kế hoạch bán hàng.
*/ Xây dựng ngân sách chi phí:
- Cơng ty có thể sử dụng kết hợp các phương pháp sau để có một ngân sách chi phí bán hàng tối ưu:
• Phương pháp xác định ngân sách cho hoạt động BH trên cơ sở khả năng điều kiện tài chính cho phép của cơng ty. Phương pháp này cho phép công ty chủ động về tài chính để tổ chức hoạt động đẩy mạnh BH, tuy nhiên nó lại bỏ qua mục tiêu của cơng ty trong tương lai.
• Phương pháp xây dựng ngân sách trên cơ sở tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Phương pháp này dễ thực hiện vì việc thống kê tình hình tăng giảm doanh thu sẽ được thực hiện một cách đơn giản và chính xác trên cơ sở các báo cáo tài chính của các năm trước. Tuy nhiên phương pháp này lại khơng thích hợp khi thị trường luôn diễn biến phức tạp như hiện nay. Vì vậy, khi áp dụng cơng ty phải có kế hoạch dự phịng ngay từ đầu.
• Phương pháp xây dựng ngân sách cho hoạt động BH trên cơ sở đòi hỏi của mục tiêu BH trong thời gian tới. Nó cho phép ngân sách của hoạt động BH phù hợp với mục tiêu KD nhưng công ty sẽ rơi vào thế bị động về tài chính.
Cơng việc bán hàng thường phát sinh những khoản chi ngồi dự kiến làm chi phí bán hàng tăng lên, ảnh hưởng đến lợi nhuận của cơng ty. Do đó cơng ty cần phải cân nhắc các khoản phát sinh và nguyên nhân gây ra các khoản phát sinh đó để có kế hoạch chi hợp lý. Cơng ty cần xác định rõ mục tiêu theo tháng, quý,…để có kế hoạch dự trữ, phân phối phù hợp với mục tiêu và ngân sách bán hàng đã đề ra. Khi xây dựng ngân sách các khoản chi phí BH, cần có sự giảm thiểu các khoản mục chi như:
+ Giảm thiểu chi phí bảo quản: Cơng tác dự trữ đặc biệt quan trọng, bởi nếu cơng ty khơng có kế hoạch dự trữ hợp lý sẽ gây ra chi phí lưu kho tăng lên dẫn đến chi phí chung của cơng ty cũng tăng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Hơn nữa, nếu dự trữ quá lâu sẽ ảnh hưởng đến tốc độ hoàn vốn KD của cơng ty, cơng ty có thể mất đi cơ hội KD. Để giảm thiểu hao hụt hàng hóa thì cơng ty cần kiểm tra chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho. Có sự phân loại hàng hóa ngay từ đầu để tiện cho việc xuất hàng theo mặt hàng. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý
chặt chẽ các khâu liên quan, tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên bảo quản hàng hóa.
+ Giảm thiểu chi phí lưu thơng bằng cách tổ chức và sắp xếp công tác vận tải phù hợp để tiết kiệm chi phí xăng dầu, điện nước,…tùy vào từng thời điểm để điều chỉnh cước phí vận chuyển có lợi cho cả cơng ty và các cửa hàng-đại lý phân phối. Tại mỗi địa điểm phân phối có các mức giá nhất định trên cơ sở các cước phí, chi phí thực tế bỏ ra. Để tiết kiệm được chi phí lưu thơng cơng ty có thể:
• Ký kết các hợp đồng dài hạn với từng chủ phương tiện, tạo mối quan hệ chặt chẽ với các đơn vị có liên quan.
• Tổ chức hợp lý q trình vận chuyển hàng hóa từ kho của cơng ty đến các đại lý-cửa hàng, nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ để giảm chi phí chiết khấu dựa trên mối quan hệ tốt.
+ Giảm chi phí hành chính: tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy phù hợp với nguồn lực của công ty. Giảm bớt các thủ tục khơng cần thiết, các chi phí mang tính hình thức, phơ trương, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo các thơng tin thơng suốt chính xác.
*/ Ngân sách kết quả BH:
Xây dựng ngân sách kết quả BH cho từng bộ phận, từng đội – nhóm thực hiện cơng tác BH theo các chỉ tiêu: doanh số bán, lãi gộp và tỷ lệ lãi gộp, LNTT. Nhà quản trị hay trưởng bộ phận kế hoạch sẽ lập ngân sách kết quả BH chung của cơng ty, sau đó dựa trên khả năng nguồn lực của từng bộ phận BH để phân bổ ngân sách chung. Chẳng hạn trong quý 1-2010 thì mục tiêu doanh số bán tại các siêu thị cần đạt là 40% tổng doanh số bán hàng cùng quý của công ty,…