10. Cấu trỳc luận văn
2.3. Hiện trạng cỏc ứng dụng CNTT cải cỏch thủ tục hành chớnh
Để đỏnh giỏ hiện trạng cỏc ứng dụng CNTT CCTTHC, ban đầu chỳng tụi tiến hành khảo sỏt theo 2 nhúm sau:
Nhúm 1: Cỏc hệ thống phục vụ điều hành quản lý trong cỏc cơ quan nhà nước.
Nhúm 2: Cỏc HTTT phục vụ dịch vụ cụng.
(1) Nhúm 1, gồm:
- Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ cụng việc: Hệ thống này hoạt động
trờn mạng LAN hỗ trợ toàn diện cụng tỏc điều hành hoạt động của cơ quan thụng qua việc quản lý, theo dừi cỏc cụng văn, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến; cỏc xử lý văn bản của lónh đạo và cỏc bộ phận; giải quyết cụng việc thụng qua hồ sơ cụng việc; cỏc trao đổi thụng tin nội bộ, trao đổi thụng tin với bờn ngoài cơ quan; khai thỏc cỏc dịch vụ ứng dụng trờn hệ thống mạng của cơ quan kết nối với mạng của Chớnh phủ, mạng Internet...
Nhỡn chung hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ cụng văn đó gúp phần nõng cao chất lượng cụng việc hàng ngày tại cỏc cơ quan, đơn vị, tớch cực thỳc đẩy cụng cuộc CCHC. Tuy nhiờn về tổng thể cỏc nội dung chớnh nhất lại chưa được thực hiện hoặc được thực hiện ở mức thử nghiệm, đú là việc gửi/nhận cụng văn trờn mạng diện rộng giữa cỏc cơ quan, đơn vị cũng như việc xử lý văn bản, cụng việc bằng cỏc “dũng cụng việc” lưu chuyển trờn mạng giữa cỏc cỏ nhõn, bộ phận liờn quan... Do đú, những mục tiờu ứng dụng CNTT CCTTHC mới chỉ dừng lại ở những bước đầu.
Nguyờn nhõn chủ yếu nhất là do cơ chế và con người. Cỏc cơ chế thỡ
liờn quan đến chế độ gửi/nhận cụng văn trờn mạng, cơ chế thực hiện nghiệp vụ cụng việc tại cơ quan, cơ chế quyền lợi, nghĩa vụ làm việc với mỏy tớnh, với mạng, cơ chế liờn quan đến CCHC. Con người thỡ liờn quan đến nhận thức, đến sự quan tõm, sự chỉ đạo điều hành của lónh đạo, thúi quen làm việc thủ cụng, tuỳ tiện và cả việc ngại thay đổi để chuyển sang mụi trường làm việc với cụng nghệ cao; thiếu cả động lực về tài chớnh...
Việc triển khai phần mềm này thực chất là một cuộc cải cỏch quy trỡnh làm việc với sự hỗ trợ của CNTT. Ở một số địa phương việc ứng dụng phần
mềm này với quy trỡnh xử lý, ban hành văn bản được thực hiện hồn tồn trờn mạng đó thấy búng dỏng của “văn phũng khụng giấy tờ” .
- Hệ thống thụng tin tổng hợp kinh tế - xó hội phục vụ điều hành:
Hệ thống này được xõy dựng nhằm cung cấp thụng tin tổng hợp kinh tế - xó hội phục vụ chỉ đạo điều hành của lónh đạo UBND tỉnh, cỏc hoạt động quản lý điều hành của lónh đạo, cụng tỏc chuyờn mụn, nghiệp vụ của cỏc bộ phận và cỏn bộ, chuyờn viờn tại Văn phũng UBND tỉnh, tại cỏc Sở, ban, ngành, UBND cỏc huyện, thị (trong đú, cụng an tỉnh là một đầu mối)... Hệ thống thực hiện cỏc chế độ thụng tin bỏo cỏo từ cơ quan cấp sở/ huyện lờn UBND tỉnh, từ UBND tỉnh lờn Chớnh phủ và thực hiện nhiệm vụ cung cấp thụng tin tổng hợp kinh tế - xó hội lờn mạng chớnh phủ.
Trong giai đoạn 1996- 2000, hệ thống này được thiết kế chỉ với một chức năng là hệ thống bỏo cỏo và triển khai cho cỏc sở/ngành /huyện/thị, trong khi cỏc đơn vị này khụng được sử dụng thụng tin bỏo cỏo vào cụng việc; hệ thống được chỉnh sửa từ hệ bỏo cỏo sang hệ thống thụng tin tổng hợp kinh tế - xó hội phục vụ điều hành. Chức năng của hệ thống gồm xõy dựng Kho dữ liệu cỏc chỉ tiờu về kinh tế - xó hội tại từng cơ quan, sau đú thực hiện Tin học hoỏ chế độ thụng tin bỏo cỏo phục vụ quản lý và điều hành trờn địa bàn tỉnh.
Tuy nhiờn quỏ trỡnh triển khai trong thực tế, kho dữ liệu khụng được cập nhật, làm cho hệ thống như “chiếc xe khụng cú gỡ để chở”!
- Hệ thống cơ sở dữ liệu chuyờn ngành: Được xõy dựng riờng trờn cơ
sở nhu cầu, nhiệm vụ chức năng của từng cơ quan đơn vị. Cỏc hệ thống cơ sở dữ liệu chuyờn ngành cú mối quan hệ với nhau theo cả chiều ngang và chiều dọc. Quan hệ nganh là quan hệ trao đổi, chia sẻ thụng tin cú tớnh chất chuyờn mụn giữa cỏc đơn vị ngang cấp; quan hệ dọc là quan hệ dựa theo cấu trỳc phõn cấp thẩm quyền quản lý trong hệ thống cỏc cơ quan quản lý nhà nước.
Sỏu cơ sở Dữ liệu quốc gia đó được triển khai, bao gồm : Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chớnh, thống kờ kinh tế - xó hội, phỏp luật, tài nguyờn đất và dõn cư. Đến cuối năm 1999, cỏc Đề ỏn Cơ sở dữ liệu quốc gia này đó hồn thành luận chứng khả thi. Trong đú, hai Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chớnh, thống kờ đó cú số liệu phục vụ tốt cho cụng tỏc chỉ đạo, điều hành của Chớnh phủ.
(2) Nhúm 2
Gắn liền với nội dung xõy dựng nền “hành chớnh điện tử”, đõy là nội dung mang tớnh “hướng ngoại” trờn cơ sở phõn cấp cho cỏc cơ quan thẩm
quyền chuyờn mụn. Đến nay, hầu hết cỏc dịch vụ cụng của cỏc cơ quan nhà nước được thực hiện thủ cụng; ngoài một số Bộ/ngành địa phương đó xõy dựng website cũn ở mức phổ biến, cung cấp thụng tin về chớnh sỏch, phỏp luật và cỏc quy định...; triển khai cỏc dịch vụ cụng qua Website mới chỉ cú một số ớt dịch vụ do Thành phố Hồ Chớ Minh, Bắc Ninh, Cục Hải quan Hải phũng thực hiện.
Theo điều tra của Robert D.Bogle [16] về tầm quan trọng của CNTT trong quản lý, cho thấy:
- 40% trả lời là vụ cựng quan trọng. - 49% trả lời là quan trọng.
- 5% cú thể quan trọng, cú thể khụng. - 2% khụng quan trọng.
- 4% chẳng hề quan trọng gỡ.
Như vậy, cú 89% đỏnh giỏ CNTT trong quản lý là quan trọng trở lờn. Theo kết quả điều tra của chỳng tụi, hầu hết tại cỏc cơ quan hành chớnh đều sử dụng cỏc phần mềm trong cụng tỏc văn phũng: phần mềm soạn thảo văn bản - Microsoft Word, phần mềm bảng tớnh - Excel, sử dụng tốt điện thoại, mỏy Fax... Nhỡn chung cỏc cơ quan hành chớnh đó đạt được trỡnh độ ứng dụng CNTT trong cụng tỏc văn phũng ở mức đơn giản. Khoảng 30% cơ quan hành chớnh cú phần mềm ứng dụng chuyờn biệt trong cụng tỏc. Khoảng 70% cơ quan hành chớnh chưa cú phần mềm ứng dụng CNTT vào cụng tỏc quản lý. Mỏy tớnh đa phần chỉ dừng lại ở cỏc ứng dụng Tin học văn phũng.
Chỉ khoảng 25 % cỏc ứng dụng CNTT thoả món được yờu cầu cụng việc của cơ quan hành chớnh. Tỉ lệ cơ quan hành chớnh khụng cảm thấy thoả món đối với cỏc chương trỡnh đang sử dụng tương đối cao. Điều này cho thấy việc sử dụng cỏc chương trỡnh CNTT mang lại hiệu quả cũn hạn chế. Cỏc phần mềm với nhiều phõn hệ khỏc nhau cựng chức năng của nhiều nhà cung cấp làm cho hệ thống khụng đồng bộ, gõy nhiều khú khăn khi khai thỏc. Đa số cỏc chương trỡnh đều thiếu tớnh chuyờn nghiệp, chỉ chỳ trọng đỏp ứng cỏc
yờu cầu nghiệp vụ mà chưa chỳ trọng vào việc đỏp ứng cỏc yờu cầu bảo mật, gia tăng tiện ớch, sao lưu dữ liệu... Cỏc chương trỡnh này cũng khụng được thiết kế theo một tiờu chuẩn nhất định, phần lớn phỏt triển theo yờu cầu cụng tỏc chuyờn mụn trước mắt, khụng chỳ trọng khả năng nõng cấp phỏt triển sau này.
Kết quả khảo sỏt cho thấy nhu cầu ứng dụng CNTT cải cỏch hành chớnh là rất lớn - 100% cỏc cơ quan hành chớnh cho rằng rất cần cỏc phần mềm ứng dụng CCTTHC, nhưng thực tế việc thực hiện cũn rất hạn chế.
Hiện nay, toàn quốc cú khoảng 4.000 phần mềm hệ thống, 12.000 phần mềm ứng dụng.
Hiện trạng sử dụng phần mềm như sau: Phần mềm quản lý cụng văn chiếm 10%, Website nội bộ 14%, Website phục vụ ngành 4%, phần mềm quản lý nhõn sự 15%, phần mềm kế toỏn, tài chớnh 9%, Phần mềm quản lý phục vụ cụng tỏc ngành chiếm 31%, phần mềm phục vụ cụng tỏc chuyờn mụn 17%.
Về chớnh sỏch quy chuẩn hoỏ trong cỏc phần mềm CNTT: Việt Nam mới cú một tiờu chuẩn về font chữ (TCVN3) ỏp dụng cho phần mềm bộ gừ Tiếng Việt; cần thiết phải cú cơ quan đặt ra chuẩn chuyờn nghiệp.
Phần lớn cỏc cơ quan hành chớnh Việt Nam chỉ dừng lại ở việc đầu tư mua mỏy tớnh, mỏy in... cũn phần mềm chạy trong mỏy tớnh chủ yếu là sao chộp khụng bản quyền (năm 2006 là khoảng hơn 90 % vi phạm bản quyền), khụng đủ khả năng tài chớnh để mua phần mềm hệ thống hay đặt mua cỏc phần mềm ứng dụng khỏc.
Khảo sỏt tại Cụng an Thanh Hoỏ cho thấy, cỏc ứng dụng CNTT đang triển khai và hoạt động cú hiệu quả ở Văn phũng: thực hiện truyền văn bản qua mạng LAN Cụng an tỉnh; xõy dựng và quản trị trang Web nội bộ cụng an tỉnh; ứng dụng phần mềm quản lý đối tượng nghiện ma tuý; phần mềm quản lý tố tụng hỡnh sự; phần mềm quản lý tin ngày; phần mềm theo dừi cụng văn đi/đến; phần mềm về hệ thống cỏc văn bản quy phạm phỏp luật...
Nhận xột:
Mức độ ứng dụng CNTT trong cỏc cơ quan Nhà nước CCTTHC hiện nay là thấp; cỏc cơ quan mới đạt trỡnh độ ứng dụng CNTT trong cụng tỏc văn
phũng và một số ứng dụng đơn giản khỏc; khả năng sử, khai thỏc Internet cũn hạn chế; cỏc nhu cầu ứng dụng CNTT là rất lớn.