Ứng dụng CNTT CCTTHC là bài toỏn thuộc lĩnh vực Hệ Thống Thụng Tin (HTTT). Vỡ vậy, cỏch triển khai thực hiện cần tuõn thủ cỏc chuẩn mực của HTTT. Trong bài toỏn HTTT, 3 đối tượng bị tỏc động chủ yếu là: tổ chức,
con người và quy trỡnh tỏc nghiệp.
Phõn tớch và thiết kế tổng thể hệ thống là bước quan trọng nhất của quỏ trỡnh ứng dụng CNTT. Sản phẩm của bước này (bản thiết kế hệ thống) cần chỉ ra mụ hỡnh tổ chức, mụ hỡnh thực thể thụng tin và cỏc mối quan hệ giữa chỳng, mụ hỡnh chức năng, mụ hỡnh vận hành, và cuối cựng là kiến trỳc kỹ thuật.
Phõn tớch mụ hỡnh tỏc nghiệp là rất quan trọng, cụ thể là tất cả cỏc quy trỡnh tỏc nghiệp (trờn mạng mỏy tớnh và cả khụng mỏy tớnh) của tất cả cỏc cấp cần được thiết kế chi tiết. Tất nhiờn, quy trỡnh cần cú độ mềm dẻo nhất định (tớnh mở) để cú thể phỏt triển về sau.
Giai đoạn khảo sỏt, phõn tớch và thiết kế đũi hỏi vận dụng nhiều kỹ năng điều tra xó hội học, phỏng vấn sõu... để đỏnh giỏ hệ thống:
Gđ Khảo sỏt Gđ Phõn tớch Gđ Thiết kế Gđ Triển khai Gđ kiểm thử Gđ Chấp nhận Gđ Vận hành, Khai thỏc (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Gđ Bảo trỡ
- Tỡm hiểu mụi trường xó hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống; nghiờn cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan.
- Nghiờn cứu chức trỏch, nhiệm vụ, cỏch thức điều hành, phõn cấp quản lý...
- Thu thập và nghiờn cứu hồ sơ, sổ sỏch, cỏc phương thức xử lý thụng tin trong đú.
- Thu thập, mụ tả cỏc quy tắc quản lý, cỏc quy định, cụng thức do Nhà nước, cơ quan ban hành (làm căn cứ cho quỏ trỡnh xử lý thụng tin).
- Thu thập cỏc giao dịch, chu kỳ luõn chuyển, xử lý thụng tin; tài liệu giao dịch...
- Thống kờ cỏc phương tiện, tài nguyờn đó và cú thể sử dụng.
- Thu thập cỏc đũi hỏi về thụng tin, ý kiến phờ phỏn, phàn nàn về hiện trạng, cỏc dự đoỏn, nguyện vọng, kế hoạch tương lai...
3.6. Sơ lược chức năng, nhiệm vụ Cụng an Thanh Húa
Cụng an Thanh Hoỏ là đơn vị cụng an cấp tỉnh, thực hiện 3 chức năng
của lực lượng CAND trong phạm vi tỉnh Thanh Húa : Tham mưu cho cấp uỷ Đảng và chớnh quyền xõy dựng chủ trương, chớnh sỏch đảm bảo an ninh quốc gia, trật tự an tồn xó hội; thực hiện cụng tỏc quản lý nhà nước về an ninh trật tự; trực tiếp đấu tranh phũng chống cỏc thế lực thự địch, cỏc loại tội phạm và cỏc vi phạm phỏp luật khỏc về an ninh quốc gia, trật tự an tồn xó hội trong phạm vi địa phương, thực hiện cỏc nhiệm vụ về an ninh, trật tự mà Bộ Cụng an giao.
Cụng an Thanh Hoỏ gồm 25 phũng, ban tại cụng an tỉnh và 27 cụng an huyện/thị.
Cụng an cấp huyện: Thực hiện 3 chức năng của ngành Cụng an để làm
tốt cụng tỏc phũng ngừa nghiệp vụ, phũng ngừa xó hội, giải quyết cơ bản những vụ việc xảy ra ở huyện quản lý.
Nhiệm vụ: Cụng an Thanh Hoỏ được Bộ Cụng an phõn cấp cho 24
nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ của lực lượng Cụng an tại địa phương, trong đú cú cỏc nhiệm vụ: quản lý xuất nhập cảnh; quản lý hộ khẩu, cấp giấy chứng minh nhõn dõn; quản lý vũ khớ, vật liệu nổ; quản lý con dấu; quản lý về
an ninh, trật tự cỏc nghề kinh doanh cú điều kiện và dịch vụ bảo vệ; quản lý và đảm bảo trật tự an toàn giao thụng, trật tự cụng cộng; quản lý và thực hiện cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy; tham gia cứu hộ, cứu nạn tại địa phương theo quy định.
3.7. Cỏc giải phỏp đẩy mạnh ứng dụng CNTT CCTTHC
3.7.1. Quan điờ̉m chung
* Ở cấp vĩ mụ (Quốc hội, Chớnh phủ): Đúng vai trũ chủ thể quản lý
hành chớnh, giữ vai trũ điều tiết vĩ mụ, phải tạo mụi trường thuận lợi, hành lang phỏp lý, cơ chế khuyến khớch, hướng dẫn, thỳc đẩy cỏc cơ quan hành chớnh ứng dụng CNTT CCTTHC trong phạm vi toàn quốc.
* Cỏc cơ quan hành chớnh:
- Nhận dạng và giải quyết tốt vấn đề tõm lý cho số nhõn lực dụi dư trong cỏc cơ quan hành chớnh.
- Đảm bảo cõn bằng lại cỏc lợi ớch.
- Bố trớ, sắp xếp lại nhõn lực trong cỏc cơ quan hành chớnh.
- Giải quyết việc làm cho số nhõn lực dụi dư bằng cỏch khai thỏc cỏc hoạt động hành chớnh đang bị bờ trễ, cỏc quan hệ hành chớnh mới phỏt sinh.
- Tăng kinh phớ đầu tư cho ứng dụng CNTT trong cỏc cơ quan hành chớnh để đạt cỏc hiệu quả lớn hơn về xó hội, an ninh-quốc phũng.
- Mục tiờu của ứng dụng CNTT CCTTHC là hướng đến nền hành chớnh điện tử chuyờn nghiệp và hiện đại.
3.7.2. Cỏc giải phỏp cụ thể
(1) Nõng cao nhận thức về ứng dụng CNTT CCTTHC
Nõng cao nhận thức về vị trớ, vai trũ ứng dụng CNTT CCTTHC cho đội ngũ nhõn lực hành chớnh, đặc biệt là lượng nhõn lực thuộc diện dụi dư để khắc phục cỏc tõm lý tiờu cực, như: ngại khú, ngại thay đỏi, đố kỵ về lợi ớch, tõm lý xem thường vai trũ, tỏc dụng của cỏc ứng dụng CNTT... Phỏt huy tõm lý tớch cực, như: chia sẻ khú khăn, giỳp đỡ, cộng tỏc trong cụng việc; tạo ra bầu khụng khớ đồng tỡnh ủng hộ cho quỏ trỡnh triển khai ứng dụng CNTT.
Vị trớ, vai trũ của ứng dụng CNTT CCTTHC, cú thể nhận thấy ở hiệu quả xó hội và hiệu quả an ninh - quốc phũng mà CNTT đem lại:
Hiệu quả xó hội: Cỏc ứng dụng CNTT CCTTHC gúp phần nõng cao
dõn trớ; hỡnh thành văn hoỏ mạng với cỏc văn phũng khụng giấy tờ, cụng chức điện tử, cụng dõn điện tử...Khắc phục bất bỡnh đẳng xó hội: vỡ ứng dụng CNTT CCTTHC làm cỏc TTHC cụng khai hoỏ, minh bạch hoỏ, thời gian trả kết quả rừ ràng.
Lối sống mới, phong cỏch làm việc mới gắn liền với mạng mỏy tớnh, CNTT; giao dịch hành chớnh điện tử và số hoỏ...
Tạo mụi trường kết nối, chia sẻ thụng tin; bầu khụng khớ CNTT trong cỏc cơ quan nhà nước.
Hiệu quả an ninh - quốc phũng:Đú là cỏc ý nghĩa chớnh trị về vị thế,
hỡnh ảnh người cỏn bộ cụng chức mới trong giai đoạn mới. Nõng cao năng lực chỉ đạo, mụi trường làm việc theo nhúm, chia sẻ thụng tin, mạng mỏy tớnh; mạng lưới thụng tin... Gúp phần xõy dựng thế trận an ninh nhõn dõn, thế trận quốc phũng toàn dõn.
Bản chất CNTT CCTTHC về chiều sõu là thay đổi cỏch làm việc, thay đổi tổ chức bộ mỏy ; về chiều rộng là thay đổi đến tư duy, nhận thức, thúi quen. Do đú, khi nào chưa thay đổi được cỏc cốt lừi núi trờn theo hướng tốt hơn thỡ khi đú vẫn chưa thể ứng dụng CNTT CCTTHC đạt hiệu quả.
Lực cản lớn nhất đờ̉ ứng dụng CNTT CCTTHC khụng nằm ở cụng nghệ hay tài chớnh, mà nằm ở chớnh vấn đề con người. Đó là giải quyết tõm lý cho nhúm người bị mất hoặc đe doạ bị mất (trước đõy, do khụng thực hiện CNTT hoỏ, họ cú thể lợi dụng được để hưởng đặc quyền, đặc lợi...). Đó là, số nhõn lực đó thuộc biờn chế nghiễm nhiờn được an bài. Việc này dẫn đến tỡnh trạng an phận thủ thường, bỡnh quõn cầm chừng - khụng chịu phấn đấu nõng cao hiệu quả cụng việc... Đó là, do yếu tố lịch sử để lại, cũn tồn tại một bộ phận nhõn lực khụng đỏp ứng được yờu cầu cụng việc và cũng khụng cú cụng việc phự hợp để bố trớ nhưng theo cơ chế và chớnh sỏch hiện nay, cỏc cơ quan hành chớnh khụng cú quyền cho thụi việc.
Đa số những người được hỏi đều cho rằng “Sức ỳ lớn nhất là khú thay đổi thúi quen, phải đỏnh đổi thúi quen”.
Nhận thức mới về thiết chế hành chớnh trong giai đoạn mới. Đú là, thiết chế hành chớnh dõn với sự chủ thay đụ̉i các quan điờ̉m quản lý t ừ “cụng dõn
cú quyền, chứ khụng phải là Nhà nước cho phộp” - từ “xin phộp” sang “đề nghị”, “đăng ký”...; trờn tư duy: khụng phải vỡ một vài cỏ nhõn, doanh nghiệp cú hành vi vi phạm phỏp luật mà yờu cầu tất cả cỏ nhõn, doanh nghiệp phải chịu những sự kiểm soỏt quỏ cứng nhắc và phiền phức về thủ tục hành chớnh (hội chứng một người ốm bắt cả làng uống thuốc!)
Nhỡn nhận hoạt động của cơ quan hành chớnh nhà nước là mang tớnh "phục vụ”, gồm phục vụ lẫn nhau (giữa cỏc cơ quan hành chớnh) và phục vụ
cộng đồng. Nếu khụng trờn quan điểm phục vụ thỡ khụng cú lý do cho việc cung cấp thụng tin từ cỏc cơ quan nhà nước v à cũng khụng cú nhu cầu giao tiếp thực sự giữa cỏc cơ quan hành chớnh với nhau và giữa cỏc cơ quan hành chớnh với cộng đồng bằng CNTT. Việc đưa thụng tin vào hệ thống khi đú chỉ mang tớnh khiờn cưỡng và hỡnh thức. Vỡ với vai "người cai trị”, cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước khụng cú nhu cầu cụng khai, khụng cú nhu cầu phục vụ cỏc "khỏch hàng" của mỡnh.
Đổi mới phương thức điều hành của hệ thống hành chớnh
CCTTHC và CNTT hoỏ là hai yếu tố tỏc động tương hỗ nhau: CCTTHC nghiờn cứu chuẩn húa, hiện đại húa cơ chế và cỏc quy trỡnh hành chớnh; CNTT hoỏ nghiờn cứu tổ chức và xử lý thụng tin số húa phục vụ triển khai cỏc quy trỡnh hành chớnh. CNTT hoỏ khụng cú CCHC thỡ khụng cú chỗ dựa phỏp lý để phỏt triển ứng dụng, cũn CCHC khụng cú ứng dụng CNTT là cải cỏch “chay” vỡ chỉ “quanh quẩn” trong phương thức tổ chức thụng tin thủ cụng. Giải phỏp được chọn là, ứng dụng CNTT đi trước CCTTHC, nhưng cú những giai đoa ̣n CNTT phải đợi CCHC để tương tỏc với nhau. CNTT húa gúp phần thỳc đẩy CCHC – vỡ khi dựng CNTT đi sẽ thấy là cần phải thay đổi quy trỡnh hành chớnh.
Cỏc nhõn tố quyết định đến quỏ trỡnh ứng dụng và phỏt triển CNTT CCTTHC:
(T: CNTT; O: thiết chế hành chớnh; P: Con người hành chớnh) Trong đó, CNTT là cụng cụ, CCTTHC là mục tiờu.
CNTT phỏt triển nhanh, giữ được sự phỏt triển cõn đối hài hoà thớch hợp của cỏc nhõn tố thể chế hành chớnh và con người hành chớnh là một thỏch đố. Để ứng dụng được CNTT CCTTHC, rừ ràng cần phải cú sự thay đổi nhanh của nhõn tố con người và thể chế: cấu trỳc thứ bậc giảm đi; thiờn về tổ
chức nhỏ, phi tập trung, linh động; con người phải được đào tạo tư duy mới, kỹ năng mới phự hợp với xó hội thụng tin.
Nhiều người vẫn vớ von rằng : “hành chớnh chậm khụng đẩy nổi... cụng
nghệ cao !” là vỡ lẽ đú.
Đảm bảo cỏc điều kiện triển khai - quản lý chuyển đổi6
(chuyển đổi sang một hệ thống mới)
Thực chất, ứng dụng CNTT CCTTHC gần như là một cuộc cỏch mạng. Cho nờn cần tiến hành những cụng việc để đảm bảo cuộc cỏch mạng thành cụng. Bắt đầu từ việc xõy dựng bộ mỏy quản lý và triển khai (ở tất cả cỏc cấp trong bộ mỏy nhà nước), đến việc bộ mỏy này phải tiến hành những thay đổi cần thiết về tổ chức, về con người, về chế độ chớnh sỏch và cỏc quy trỡnh nghiệp vụ cụ thể. Nhiều khi cũn phải thay đổi cả luật phỏp để đỏp ứng được nhu cầu. Ban hành cỏc chế độ chớnh sỏch, quy trỡnh mới ở cỏc cấp là cần thiết. Cần cú cỏc biện phỏp động viờn cổ vũ hay kỷ luật sắt để đảm bảo việc triển khai thành cụng (đỳng chất lượng, đỳng thời hạn) tại cỏc đơn vị triển khai.
Trong xó hội thụng tin, kờnh thụng tin trong xó hội là vấn đề rất quan trọng. Ứng dụng CNTT CCTTHC bản chất là giải phỏp về xõy dựng kờnh thụng tin.
6
Tiếng Anh là Change Management.
O P
Lộ trỡnh xõy dựng cỏc ứng dụng CNTT CCTTHC
Tiến hành từng bước đũi hỏi cú đủ thời gian, khụng được núng vội, vấn đề là đỏp ứng cỏc nhu cầu quản lý nhà nước bằng cỏch CNTT hoỏ cỏc hoạt động quản lý Nhà nước trong điều kiện cụ thể cú thể đỏp ứng được chứ khụng phải đưa ngay những gỡ CNTT cú vào hoạt động quản lý Nhà nước.
Nội dung ứng dụng CNTT CCTTHC gồm:
- Xõy dựng những căn cứ phỏp lý, cỏc cơ chế chớnh sỏch, cỏc mục tiờu, kế hoạch, ngõn sỏch, cỏc nội dung cơ bản cho ứng dụng CNTT.
- Xõy dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT, kết nối mạng LAN, WAN, Internet.
- Chuẩn húa thụng tin và cỏc quy trỡnh hoạt động. - Xõy dựng và triển khai cỏc ứng dụng CNTT.
- Đào tạo nhõn lực CNTT và hướng dẫn sử dụng cỏc chương trỡnh ứng dụng, đưa cỏc chương trỡnh ứng dụng và cỏc cơ sở dữ liệu vào hoạt động và vận hành.
Đơn cử, giai đoạn hiện nay, giải phỏp với Cụng an Thanh Hoỏ là:
Ứng dụng CNTT CCHC xuất phỏt từ mục tiờu “vỡ dõn phục vụ”. CNTT nhằm đơn giản hoỏ, cụng khai hoỏ cỏc thủ tục hành chớnh. CNTT phải đảm bảo trả kết quả nhanh nhất, thuận tiện nhất cho nguời dõn và doanh nghiệp.
Cỏc ứng dụng CNTT để xoỏ bỏ cơ chế “xin - cho”. Nõng cao năng lực điều hành của cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc liờn quan đến thủ tục hành chớnh phục vụ người dõn và doanh nghiệp.
Làm tốt cụng tỏc giỏo dục chớnh trị tư tưởng để cỏc đơn vị, nhất là từ
lónh đạo đến cỏn bộ chiến sĩ phải cú nhận thức đỳng đắn, đầy đủ về tớnh cấp thiết và tầm quan trọng của cụng tỏc ứng dụng CNTT CCTTHC. Đõy là việc rất khú, phức tạp bởi vỡ nú vừa là căn bệnh thiờn căn cố đế, vừa là tư tưởng bảo thủ, thúi quen lõu đời, vừa đụng chạm đến quyền lợi của một số người. Do đú, giải quyết được khõu nhận thức tức là 50% dành được thắng lợi.
Cỏc lĩnh vực cần tập trung ứng dụng CNTT CCTTHC, đú là: đăng ký
tiện giao thụng đường bộ, cấp phộp phũng chỏy chữa chỏy, vận chuyển thuốc nổ, cấp hộ chiếu, xỏc nhận người khụng cú tiền ỏn, tiền sự..
(2) Đổi mới thiết chế hành chớnh cho ứng dụng và phỏt triển CNTT CCTTHC
Theo chỳng tụi , thiết chế hành chớnh hiện nay vẫn mạng nặng dấu ấn của thiết chế “hành chớnh chỉ huy”, chưa đỏp ứng được yờu cõ̀u thiết chế hành chớnh của nền ”kinh tế thị trường”. Do đó, đụ̉i mới thiờ́t chờ́ hành chính là cõ̀n thiờ́t cho ứng dụng và phỏt triển CNTT CCTTHC.
* Xõy dựng mụi trường phỏp lý và cỏc chớnh sỏch khuyến khớch ứng dụng CNTT CCTTHC để đảm bảo cõn bằng lại cỏc lợi ớch
Để CNTT trở thành động lực CCTTHC, trước hết phải làm cho động lực của cỏn bộ cú liờn quan trực tiếp được khởi động và phỏt huy. Đú là đảm bảo lợi ớch: lợi ớch vật chất – kinh tế, lợi ớch tinh thần – chớnh trị , xó hội.
- Trong các cơ quan hõnh chính , lõ̀n lượt tiờ́n hành rà soát , mụ tả cụng việc rạch rũi – “rừ người, rừ việc”, gắn từng vị trớ với cỏc yờu cầu bắt buộc CNTT hoỏ. Chấm dứt tỡnh trạng “vỡ người xếp việc” mà phải xuất phỏt từ nhu cầu thực tiễn, từ yờu cầu cụ thể của cụng việc mà sắp xếp cỏn bộ.
- Rà soỏt và loại bỏ những quy định khụng phự hợp, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan hành chớnh ứng dụng CNTT: như vấn đề khấu hao tài sản thiết bị CNTT, chi phớ đào tạo CNTT cho cỏn bộ, quyết toỏn chi phớ phần mềm, hệ thống định mức, đơn giỏ sản phẩm phần mềm, kinh phớ nhập dữ liệu, quy trỡnh quản lý phần mềm, cơ chế phối hợp cỏc cơ quan liờn quan, cơ sở phỏp lý để sử dụng hệ thống thụng tin, thẩm quyền triển khai dự ỏn CNTT...
+ Dành riờng mục lục kinh ph ớ nhập liệu, nuụi số liệu hàng năm trong nguụ̀n ngõn sách.
+ Ban hành các quy đi ̣nh vờ̀ đơn giỏ cho cỏc sản phẩm CNTT.
+ Trớch một phần vốn đầu tư từ cỏc chương trỡnh, dự ỏn, quỹ phũng chống tội phạm… theo một tỉ lệ nhất định để xõy dựng quỹ ứng dụng CNTT CCHC.
- Nhà nước trờn cơ sở quỹ ngõn sỏch hàng năm dành cho nghiờn cứu khoa học và cụng nghệ, cần xõy dựng chớnh sỏch rừ ràng hỗ trợ nghiờn cứu,