3.2. Các biện pháp quản lý hệ thống thiết bị phục vụ đào tạo
3.2.5. Biện pháp thứ năm: Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng thường xuyên
và mua sắm bổ sung
3.2.5.1. Mục đích của biện pháp
Nhằm phát huy hết công suất, chức năng và kéo dài thời gian sử dụng của các loại thiết bị phục vụ đào tạo của nhà trƣờng, trƣờng Cao đẳng CNQP có đƣợc một cơ sở vật chất với các thiết bị hiện đại, đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kỹ thuật có trình độ, nhƣng nếu khơng có quy chế quản lý thống nhất, kế hoạch bảo dƣỡng định kỳ phù hợp thì khơng phát huy đƣợc hiệu quả của trang thiết bị dạy học.
3.2.5.2. Nội dung của biện pháp
- Việc tiến hành bảo dƣỡng sửa chữa thiết bị cần phải theo hệ thống sửa chữa dự phịng có kế hoạch, đây là một phần việc lớn trong tồn bọ cơng tác thiết bị ở nhà trƣờng. Việc sửa chữa dự phịng có kế hoạch đƣợc chỉ đạo và tiến hành theo một kế hoạch xây dựng trƣớc cho suốt thời gian sử dụng thiết bị và cho từng kỳ kế hoạch (năm, quý, tháng). Kế hoạch sửa chữa bảo dƣỡng thiết bị đào tạo nhà trƣờng cần phải:
+ Lập xích sửa chữa bảo dƣỡng: Ta phải căn cứ vào cơ cấu chu kỳ sửa chữa của từng thiết bị cho phù hợp với từng loại thiết bị (ví dụ: Bảng 3.2)
Bảng 3.2. Lập xích sửa chữa, bảo dưỡng
Thiết bị Trình tự các lần sửa chữa
bảo dƣỡng theo kế hoạch
Số lần xem xét giữa 2 kỳ sửa chữa
bảo dƣỡng
I. Máy cắt gọt kim loại
1. Máy nhẹ và trung bình trọng lƣợng đến 10T L1-N1-N2-V2-N3-N4-V2- N5-N6-L2 1 2. Máy trên 10T L1-N1-N2-V1-N3-V2-N4- N5-L2 3
N: sửa chữa nhỏ; V: sửa chữa vừa; L: sửa chữa lớn; 1,2,3... sửa chữa lần 1, lần 2...
+ Xác định độ phức tạp sửa chữa bảo dƣỡng: Độ phức tạp sửa chữa bảo dƣỡng là thông số đánh giá về các đặc điểm sửa chữa bảo dƣỡng từng thiết bị, đặc trƣng cho các đặc tính kỹ thuật của máy và khả năng thực hiện các việc sửa chữa bảo dƣỡng, là số đo các phí tổn cho sửa chữa bảo dƣỡng.
+ Xây dựng các định mức sửa chữa: Định mức sửa chữa bảo dƣỡng bao gồm các định mức về lao động và nguyên liệu phục vụ cho sửa chữa
+ Lập kế hoạch sửa chữa bảo dƣỡng
Nhằm đầu tƣ đúng hƣớng, khai thác tối đa các loại trang thiết bị đào tạo, kế hoạch hóa việc đầu tƣ thiết bị đào tạo. Kế hoạch đƣợc phê duyệt sẽ là phƣơng án tối ƣu, đảm bảo việc mua sắp thiết bị đào tạo cần dựa trên nhu cầu thực tế của nhiệm vụ đào tạo mà cụ thể phải xuất phát từ việc giảng dạy của
các chuyên ngành của nhà trƣờng. Tránh tình trạng đầu tƣ dàn trải, thiếu thiết thực, gây lãng phí về mặt tài chính cũng nhƣ khơng khai thác hết cơng suất của các thiết bị đào tạo. Muốn xây dựng tốt kế hoạch mua sắm đầu tƣ và sử dụng thiết bị đào tạo nhà trƣờng cần phải:
- Căn cứ vào số lƣợng đầu vào của học viên, các chuyên ngành đào tạo - Căn cứ vào kế hoạch đào tạo của nhà trƣờng từ đó cần phải đầu tƣ mua sắm các loại thiết bị đào tạo nào cần phải bổ xung, chủng loại, số lƣợng... - Nắm đƣợc nhu cầu cần đầu tƣ mua sắm các thiết bị đào tạo của các đơn vị trong nhà trƣờng
- Số lƣợng giảng đƣờng, phòng học, phòng học thực hành... Số lƣợng thiết bị đào tạo đã có, số lƣợng thiết bị đào tạo cịn thiếu, cần phải đƣợc mua sắm bổ sung.
- Nguồn kinh phí dành cho việc đầu tƣ mua sắm thiết bị đào tạo - Dự kiến kế hoạch mua sắm đƣợc phân bổ theo tháng, quý, năm.
- Kế hoạch đầu tƣ mua sắm thiết bị đào tạo phải xác định đƣợc mục tiêu, phạm vi, quy mô đầu tƣ, tiến độ thực hiện và nguồn vốn đảm bảo để hoàn thành kế hoạch theo từng giai đoạn, gắn với quy hoạch phát triển nhiệm vụ giáo dục-đào tạo của nhà trƣờng.
3.2.5.3. Phương pháp tổ chức thực hiện
- Hằng năm vào đầu năm phải lập và gửi các biểu mẫu về nhu cầu đầu tƣ TBĐT cho các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trong trƣờng. Yêu cầu các đơn vị căn cứ vào nội dung đào tạo, lập dự trù đâù tƣ TBĐT cho năm học tiếp theo. Dự trù phải đảm bảo chính xác nêu rõ đƣợc tên TBĐT, chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng, các thơng số, tính năng kỹ tht và kinh phí đầu tƣ. Sau đó gửi dự trù về phịng Kỹ thuật vật tƣ tổng hợp báo cáo Hội đồng Nhà trƣờng.
Để xây dựng tốt kế hoạch đầu tƣ mua sắm bổ sung thiết bị đào tạo cần phải tiến hành theo các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
dựng kế hoạch đầu tƣ thiết bị đào tạo nhằm bổ sung, hoàn thiện và từng bƣớc hiện đại hóa thiết bị đào tạo, nâng cao chất lƣợng đào tạo theo yêu cầu mới.
Nội dung của kế hoạch phải phù hợp với quy hoạch phát triển nhiệm vụ đào tạo của nhà trƣờng, có phƣơng án thiết kế và giải pháp công nghệ đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch.
Kế hoạch đầu tƣ thiết bị đào tạo đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt và phân bổ theo dự toán.
Bước 2: thực hiện kế hoạch
Khi kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, phòng Kỹ thuật vật tƣ lập dự trù mua sắm và thơng qua ban Tài chính.
Phịng Kỹ thuật vật tƣ thực hiện liên hệ với các đơn vị cung cấp, báo giá, lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện để cung cấp các trang thiết bị cần mua sắm.
Tiến hành kí hợp đồng mua sắm, lắp đặt, vận hành chạy thử. Nếu đảm bảo theo yêu cầu thì nghiệm thu, nhận bàn giao và đƣa vào sử dụng.
Giao trách nhiệm cho từng đơn vị và cá nhân quản lý và sử dụng.
Bước 3: Kiểm tra đánh giá
Sau khi kế hoạch đã đƣợc thực hiện nhà trƣờng cần tiến hành kiểm tra, đánh giá xem việc đầu tƣ, mua sắm có đáp ứng đƣợc nhiệm vụ đào tạo của nhà trƣờng đã đặt ra hay khơng. Đặc biệt là có phát huy đƣợc hiệu quả của các loại trang thiết bị đào tạo.
3.2.5.4. Điều kiện để thực hiện biện pháp
- Nhà trƣờng cần ban hành quy chế quản lý thiết bị để áp dụng cho tất cả các đơn vị (phịng, ban, khoa...) trong tồn trƣờng. Nội dung của quy chế này nhằm quản lý việc lập kế hoạch mua sắm, bảo quản, bảo dƣỡng, sửa chữa các thiết bị... Trong quy chế này quy định rõ công việc bảo dƣỡng các trang thiết bị đào tạo của các đơn vị quản lý và sử dụng thiết bị đào tạo cần phải thực hiện:
+ Phải có đầy đủ hồ sơ quản lý các thiết bị theo quy định. + Lên kế hoạch bảo dƣỡng và sửa chữa các thiết bị hàng năm.
+ Định kỳ tổ chức kiểm tra thiết bị đào tạo.
- Hiệu trƣởng chỉ đạo Phịng đào tạo, Phịng Kỹ thuật thơng báo tới các Khoa, Xƣởng thực hành tổng hợp TBĐT có nhu cầu đầu tƣ, mua sắm.
- Ban Tài chính có trách nhiệm cân đối đảm bảo nguồn ngân sách cho đầu tƣ mua sắm trang TBĐT.