II/ Nhập kho nguyên vật liệu
4.2.2Giải pháp 2 Khai thác sử dụng thông tin trong HTTTKT cho hiệu quả
Bảng 4.11 Phân bổ chi phắ nguyên vật liệu
4.2.2Giải pháp 2 Khai thác sử dụng thông tin trong HTTTKT cho hiệu quả
a) Lựa chọn hệ thống tài khoản chi tiết cụ thể hơn ựể cung cấp thông tin theo chuyên ựề
Với hệ thống tài khoản cấu trúc hình cây, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và hạch toán các khoản xuất nhập NVL cho từng ựối tượng, từng ựơn ựặt hàng và công việc tổng hợp chi phắ kinh doanh của các cấp quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng. Mặt khác, hệ thống tài khoản cũng rất dễ dàng ựiều chỉnh ựể phù hợp với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
b) Quản lý số chi tiết và số tổng hợp
c) Tự động tạo bút tốn khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần ựiều chỉnh Dựa vào thông tin trên các chứng từ ựược nhập vào, hệ thống cho phép chạy chương trình tạo bút tốn tự động, giảm tối đa cơng việc hạch tốn thủ cơng của kế toán. Mặt khác, hệ thống vẫn cho phép nhập bút tốn thủ cơng để điều chỉnh, bổ sung khi cần thiết. đối với các nghiệp vụ giao dịch bằng ngoại tệ, việc hạch toán theo số tiền nguyên tệ và số tiền quy ựổi tại các thời ựiểm khác nhau không thể tránh khỏi chênh lệch. Hệ thống cho phép tạo bút tốn chênh lệch ngoại tệ tự động mỗi khi có phát sinh.
e) Kết nối thanh tốn điện tử qua ngân hàng
Việc thực hiện thanh toán qua ngân hàng là một giao dịch không thể thiếu ựối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống cung cấp cho doanh nghiệp một giao diện mở ựể thực hiện thanh tốn điện tử qua các ngân hàng.
f) Quản lý công nợ với từng nhà cung cấp khi mua NVL
Mỗi nhà cung cấp dù có thường xun hay khơng cũng cần ựược quản lý một cách có hệ thống. Nhờ đó, tình hình cơng nợ và thanh tốn đối với từng nhà cung cấp ựược cập nhật và theo dõi tại bất kỳ thời ựiểm nào, chi tiết theo từng giao dịch, hợp đồng hay hố ựơn. Mặt khác, mỗi cán bộ trong công ty cũng ựược quản lý như một nhà cung cấp nhằm theo dõi và quản lý công nợ, tạm ứng. Thông tin về công nợ khi mua hàng có thể được cung cấp tại bất kỳ thời ựiểm nàọ
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
82
Ngoài việc các hố đơn được tự động tạo thành từ các chi tiết hợp ựồng, việc hạch tốn và thanh tốn các hố đơn này phụ thuộc vào thông tin nhận hàng từ khọ Bằng việc tắch hợp giữa hai hệ thống, các thơng tin này được cập nhật tự động, giúp cho công tác hạch tốn kế tốn được chắnh xác và kịp thờị
h) Liên kết giữa kế toán thanh toán và kế toán NVL
Hệ thống cho phép xử lý những chi tiết hố đơn ựược xác ựịnh là NVL ựã được nhập xuấtẦ, những thơng tin từ kế tốn thanh tốn chuyển qua để xử lý. Và như vậy, mọi công tác kế tốn trong tổ chức được kết hợp với nhau một cách chặt chẽ, tránh gian lận và sai sót.
l) Hệ thống báo cáo
Khi các thơng tin đầu vào ựược nhập vào hệ thống bởi người sử dụng, cùng với những thao tác xử lý tự ựộng trên hệ thống, các báo cáo mà hệ thống cung cấp ựảm bảo đầy đủ thơng tin phục vụ cho cơng tác kiểm toán, kiểm tra thuế và quản lý của các cấp lãnh ựạo, các ựơn vị có liên quan. Thơng tin trên báo cáo đảm bảo chắnh xác, kịp thời và ựúng quy ựịnh của Nhà nước.