Các dữ liệu được hình thành từ việc lập và thu nhận các chứng từ từ các bộ phận có liên quan đến mua, nhập xuất các loại NVL cho SX. Nó khơng chỉ liên quan ở bộ phận kế toán mà cả phân xưởng SX, bộ phận lập dự trù vật tư, bộ phận mua hàngẦ
Thu nhận dữ liệu thông qua chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
để ựáp ứng yêu cầu của chu trình thơng tin kế tốn ngun vật liệu thì sổ chi tiết phải ựược thực hiện theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu và phải ựược tiến hành đồng thời ở kho và phịng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ.
Theo chế ựộ chứng từ kế toán quy ựịnh ban hành theo quyết ựịnh 15/TC/CđKT ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Tài Chắnh, các chứng từ kế tốn về vật liệu cơng cụ dụng cụ gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 Ờ VT) - Phiếu xuất kho( mẫu 02 Ờ VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 ỜVT) - Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (mẫu 04 Ờ VT)
- Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05 Ờ VT) - Thẻ kho (mẫu 06 Ờ VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (mẫu 08 Ờ VT) - Hóa đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02 Ờ VT)
- Hóa đơn cước vận chuyển (mẫu 03 Ờ VT)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy ựịnh nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kê khai chung những chứng từ khác tùy thuộc tình hình đặc ựiểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt ựộng, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhaụ đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải kịp thời ựầy ựủ theo ựúng quy ựịnh về mẫu, nội dung và phương pháp. [4]
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
19
sử dụng các sổ chi tiết sau: - Sổ (thẻ, kho)
- Sổ (thẻ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu) - Sổ ựối chiếu vận chuyển.
- Sổ( thẻ ) kho (mẫu 06 Ờ VT) ựược sử dụng ựể theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu theo từng khọ Thẻ kho do phịng kế tốn lập và ghi các chỉ tiêu: tên nhiên liệu, quy cách, đơn vị tắnh. . . Sau đó gửi cho thủ kho để hạch tốn nghiệp vụ ở kho, khơng phân biệt kế tốn chi tiết theo phương pháp nàọ
Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ ựối chiếu luân chuyển, số dư vật liệu ựược sử dụng ựể phản ánh nghiệp vụ nhập xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tùy thuộc vào phương pháp kế tốn chi tiết trong doanh nghiệp. Ngồi các sổ kế tốn chi tiết cịn có thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế, tổng hợp nhập Ờ xuất tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế tốn được đơn, giản nhanh chóng và kịp thờị[12]