HTTTKT trong Công tỵ 3.Củng cố và nâng cấp phần mềm trong HTTT kế toán NVL Các giải pháp 1.Xây dựng quy trình nhập và sử lý dữ liệu 2. Chế ựộ khai thác và sử dụng thông tin cho quản lý
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
39
3.2.2. Phương pháp thu thập thông tin:
Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là cơng đoạn đầu tiên của q trình nghiên cứu hệ thống thông tin. Mục tiêu của cơng đoạn này là thu ựược những thông tin liên quan ựến mục tiêu ựã ựặt ra với ựộ chắnh xác caọ Các thơng tin này gồm: Các thông tin chung về ngành của tổ chức; Các thông tin về bản thân tổ chức; Các thông tin về các bộ phận liên quan. Trong ựó, phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin ựắc lực nhất, dùng cho hầu hết các dự án HTTT.
- Thu thập số liệu thứ cấp :
Ớ Thu thập dữ liệu thông qua hệ thống chứng từ do bộ máy kế tốn của
Cơng ty cung cấp.
Ớ Kết quả kiểm tra, ựánh giá của các ựơn vị quản lý của nhà nước như Cục
thuế, Cục thống kê, ựơn vị chủ quản. - Thu thập số liệu sơ cấp :
Ớ Bảng câu hỏi với các bộ phận khác trong Cơng tỵ
Ớ Tại ựịa phương, tham khảo một số nhà in khác trong thành phố.
- Phỏng vấn: Phỏng vấn cho phép gặp ựược những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhằm thu ựược những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt khi tài liệu q nhiều, nhằm thu được những thơng tin tổng qt về hệ thống (tổ chức), như mục, cấu trúc của hệ thống, cơ chế hoạt ựộng và qui trình vận hành thông tin trong hệ thống.
- Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khắa cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chắnh, các tiêu chuẩn và ựịnh mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thơng tin đầu vào - đầu rạ Thơng tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Các văn bản nghiên cứu kỹ bao gồm:
Ớ Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của các bộ phận
Ớ Các biểu mẫu sử dụng hoạt ựộng của tổ chức
Ớ Các báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin kết xuất rạ
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
40
tại, bao gồm:
- Mơi trường bên ngồi: bao gồm các bộ phận có liên hệ với hệ thống như nhà cung cấpẦ.
- Môi trường tổ chức: bao gồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình thành và phát triển, qui mô của hệ thống, khách hàng của hệ thống, các chương trình dài hạn và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương laiẦ
- Môi trường kỹ thuật: bao gồm phần cứng và phần mềm dùng ựể xử lý thông tin, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, ựội ngũ phát triển hệ thốngẦ
- Môi trường vật lý: bao gồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của hệ thống.
- Môi trường thông tin: bao gồm các thông tin ựầu vào và các nguồn cung cấp các thơng tin đầu vào; các thơng tin đầu ra và những người sử dụng các thông tin đầu ra; các hình thức của thơng tin đầu ra và các u cầu đối với thơng tin đầu ra; qui trình xử lý các thơng tin đầu vào để tạo ra các thơng tin đầu rạ
3.2.3. Phương pháp phân tắch: