II/ Nhập kho nguyên vật liệu
Bảng 4.9 Hoạt ựộng của các thành phần chu trình nghiệp vụ kiểm kê NVL
Hoạt động của chu trình nghiệp vụ kiểm kê NVL 1.Chuẩn bị cho việc kiểm kê NVL
Ai Kế toán vật tư,Thủ kho, Bộ phận kinh doanh,Phân xưởng sản xuất
Công việc Chuẩn bị số liệu trên sổ sách cho công tác kiểm kê NVL
Khi nào Sáu tháng/ lần và cuối năm.
Cách thức thực hiện
- đối với thủ kho:
+ Trước thời ựiểm kiểm kê phải gởi bảng tổng hợp tồn kho ựược cập nhật ựến thời ựiểm kiểm kê.
+ Lập danh mục vật tư, sản phẩm hư hỏng hoặc xuống cấp + Lập danh mục vật tư, sản phẩm tồn ựọng
+ Vào thẻ kho kịp thời - đối với các phân xưởng:
+ Trước thời ựiểm kiểm kê, trả lại toàn bộ phiếu cấp vật tư chưa nhận cho bộ phận cấp phát và nhận vật tư vừa đủ cho q trình sản xuất, trả tất cả vật tư ứng trước hoặc mượn của thủ kho (nếu có). - đối với bộ phận kinh doanh, bộ phận tài chắnh kế tốn:
+ Lên bảng tổng hợp kiểm kê. Giải trình những số liệu khác biệt giữa sổ sách và thực tế.
+ Lên bảng tồn kho các vật tư theo sổ sách quản lý của bộ phận tài chắnh kế tốn
Trường đại học Nơng Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
72
Mục đắch đảm bảo kiểm kê ựược thực hiện hiệu quả và chuyên nghiệp
2.Thực hiện kiểm kê
Ai Bộ phận kế hoạch vật tư, bộ phận kế toán, thủ kho, bộ phận sản xuất
Công việc Thành lập các tổ kiểm kê
Tiến hành quan sát và kiểm ựếm NVL
- Hoàn tất số liệu kiểm kê trước ngày 10 của tháng sau (bao gồm việc ựối chiếu và lập bảng báo cáo với lãnh đạo về tình hình kiểm kê).
Mục đắch đảm bảo việc kiểm kê ựược thực hiện hiệu quả và chuyên nghiệp
3.Chuẩn bị chứng từ điều chỉnh (nếu có phát sinh chênh lệch)
Ai Kế tốn vật tư, thủ kho
Cơng việc Chuẩn bị chứng từ ựiều chỉnh
Khi nào Khi nhận ựược Biên bản kiểm kê
Cách thức thực hiện
- Kế toán vật tư cùng với Thủ kho tìm ra nguyên nhân chênh lệch - Các Bảng tổng hợp những bút tốn điều chỉnh này được chuyển đến Kế toán trưởng phê duyệt.
4.Phê chuẩn
Ai Kế toán trưởng; Giám đốc
Cơng việc Phê chuẩn những bút tốn điều chỉnh của kết quả kiểm kê kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.Ghi chép những ựiều chỉnh
Ai Thủ kho
Công việc Cập nhập vào sổ kho/ thẻ kho số lượng tồn kho thực tế
Mục đắch Những ựiều chỉnh theo kết quả kiểm kê
6.Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Ai Kế toán vật tư, Kế toán tổng hợp
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
73
4.1.5. Hệ thống sổ kế tốn tại cơng ty
- Sổ cáị
- Sổ ựăng ký chứng từ ghi sổ.
- Bảng cân ựối số phát sinh các tài khoản
- Sổ kế toán chi tiết vật liệụ
- Sổ chi tiết nhập xuất tồn giấy, mực, bảng kẽm
Ớ Phương pháp kế tốn chi tiết:
Trong Cơng ty In Nguyễn Minh Hồng có rất nhiều loại NVL khác nhau, do nhu cầu in ấn của khách hàng ngày một ựa dạng và phong phú. Vì vậy nên cơng ty ựã mua những loại vật liệu khác nhau ựể ựáp ứng nhu cầu trên.
Khi NVL của công ty ngày càng nhiều chủng loại và ựa dạng thì việc quản lý và sử dụng cũng là một vấn ựề ựược quan tâm. Tại cơng ty, kế tốn vật tư phải theo dõi chi tiết từng loại NVL, từng chủng loại giấy, mực hay bảng kẽmẦ
để việc quản lý việc nhập, xuất, tồn NVL được dễ dàng hơn, kế tốn chi tiết vật tư ựã sử dụng phương pháp thẻ song song.
Thủ kho Kế toán vật tư
Sơ đồ 4.5. Sơ đồ hạch tốn chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Chú thắch:Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: đối chiếu P.Nhập kho P. Xuất kho P.Nhập kho P. Xuất kho Sổ cái TK 152
Sổ theo dõi vật tư
của thủ kho
Sổ chi tiết
NVL
Thẻ kho Thẻ kho Bảng tổng hợp
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
74 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vì cơng ty hoạt động in ấn trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên số lượng NVL hàng ngày nhập Ờ xuất rất nhiềụ Hiện tại, cơng ty có 3 kho chứa NVL cũng như các ấn phẩm hoàn thành là:
- Kho thuộc nhà xưởng 100 Lê đại Hành, P7, Q11, TPHCM.
- Kho thuộc phân xưởng 555 Lạc Long Quân, P10, Q.Tân Bình, TP.HCM
- Nhà kho ở bến Bình đơng, Q8, TPHCM.
Do khối lượng NVL nhiều và các kho lại ở những vị trắ khác nhau nên công việc của thủ kho tại cơng ty khá phức tạp. Vì vậy thủ kho phải quản lý chi tiết số lượng NVL để có số liệu trùng khớp với kế tốn vật tư vào cuối tháng.
Ớ Tại kho:
Khi NVL như giấy, mực, bảng kẽm, dầu DO, băng keoẦ nhập kho, thủ kho xác nhận số thực nhập và tiến hành ghi số lượng nhập vật tư vào sổ theo dõi riêng của thủ khọ
Thủ kho mở thẻ kho theo dõi từng NVL. Vì vật tư tại cơng ty được phân loại khá phức tạp nên thẻ kho ựược thủ kho lập một cách rất chi tiết về chủng loại vật tư, sản lượng nhập Ờ xuất Ờ tồnẦ
Tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng, thủ kho lập thẻ kho theo mẫu sau:
Biểu 4.5. Thẻ kho
Lập vào tháng 5/2010
đVT: kg THẺ KHO GIẤY CÔNG TY
LOẠI GIẤY: FORD TÂN MAI 70GR 60 x 84
Ngày tháng P
N PX Nội dung Nhập Xuất Tồn
01/05/2010 02/05/2010 06/05/2010 07/05/2010 ẦẦẦẦ... 01 Ầ 167 172 174 Nhập giấy
Xuất kho cho tổ Liên Hoa
PC26- Xuất giấy khai ựăng ký xe Xuất giấy Cho tổ anh Trắ
ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 233 15,11 31,20 1,00 311,078 295,968 265,768 264,738 (Nguồn Phịng Kế tốn- HTTT)
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
75
Nếu trong quá trình nhập kho, thủ kho kiểm tra thấy số lượng nhập thừa hoặc thiếu sẽ tiến hành thông báo với bộ phận mua hàng ựể tiến hành xử lý giảm tiền hoặc giao thêm vật tư cho đủ số lượng. đối với q trình xuất kho theo NVL cũng tương tự như quá trình nhập kho, thủ kho cũng phân loại và sắp xếp theo từng mặt hàng ựể theo dõi và kiểm tra vật tư khi xuất khọ
Cách kiểm tra NVL thực tế: thủ kho sẽ tiến hành tắnh toán số liệu trong sổ theo dõi ra số liệu tồn. Sau đó, thủ kho tắnh tốn số liệu cho q trình nhập Ờ xuất Ờ tồn của từng loại NVL trong thẻ khọ Thủ kho kiểm ựếm lượng hàng thực tế và ựối chiếu 3 số liệu tồn kho trên ựể ra con số tồn kho cuối cùng chắnh xác nhất.
Cuối tháng thủ kho đem số liệu tắnh tốn được đối chiếu với kế tốn vật tư. Khi đối chiếu sẽ có hai trường hợp xảy ra:
- Nếu số liệu không trùng khớp: tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành kiểm tra lạị
- Nếu số liệu hợp lý: kế toán vật tư lấy số liệu chắnh nhập vào máy và
lập báo cáo nhập Ờ xuất Ờ tồn NVL.
Khi ựối chiếu số liệu hợp lý, kế toán lập biên bản kiểm kê kho vật tư với sự xác nhận của 2 bên. Biên bản kiểm kê tại Cơng ty In Nguyễn Minh Hồng như sau:
4.1.6 Kết xuất dữ liệu & sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn NVL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty in Nguyễn Minh Hồng đã vận hành HTTTKT nói chung và HTTTKT NVL để có được đầy đủ các thơng tin phục vụ cho người sử dụng. Bộ phận kế tốn đã kết xuất dữ liệu thành các bảng, biểu báo cáo và có đường chỉ dẫn, tra cứu khi cần lấy các dữ liệu cần thiết.
Các báo cáo ựược kết xuất bao gồm: -Bảng kê nhập xuất tồn kho NVL -Báo cáo kiểm kê NVL
-Bảng phân bổ vật tư - Các báo cáo khác
Khi dữ liệu ựược kết xuất ra theo yêu cầu của mỗi bộ phận thì đó là những thơng tin cần thiết cho công tác quản lý NVL và ra quyết ựịnh.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..
76