Thứ nhất, quy định đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
Bao gồm người lao động là công dân Việt Nam và người sử dụng lao động:
Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm:
- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên.
- Người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc mà chưa nhận bảo hiểm xã hội một lần trước khi đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo hợp đồng ( hợp đồng với tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp được phép hoạt động dịch vụ đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài, hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam trúng thầu, nhận thầu, công trình ở nước ngoài, hợp đồng cá nhân).
Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm:
- Doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
- Tổ chức, đơn vị hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác xã, Liên hiệp hợp tác xã thành lập, hoạt động theo Luật Hợp tác xã. - Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng và trả công cho người lao động.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam.
Thứ hai, xác định căn cứ và phương thức thu BHXH bắt buộc
* Căn cứ thu BHXH bắt buộc
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH như: Điều 149 - Bộ Luật Lao động, Luật BHXH ban hành kèm theo Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ và các Thông tư, Văn bản
quy định, hướng dẫn cụ thể hoá, hoặc giải thích rõ các vấn đề liên quan đến tiền lương làm căn cứ thu BHXH của người lao động, được quy định cụ thể như sau:
- Tiền lương hàng tháng làm căn cứ thu BHXH là tiền lương, tiền công theo ngạch, bậc hoặc lương theo cấp bậc, chức vụ, lương hợp đồng; các khoản chức vụ, thâm niên chức vụ bầu cử, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có).
- Người lao động hưởng lương theo chế độ tiền lương thuộc hệ thống thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định, được tính theo mức tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định tại thời điểm thu BHXH.
- Tiền lương hàng tháng làm căn cứ thu BHXH của người lao động làm việc trong các đơn vị liên doanh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo mức lương ghi trong hợp đồng lao động, nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định tại thời điểm đóng.
* Phương thức và mức thu BHXH bắt buộc
Mức thu không thấp hơn mức lương tối thiểu chung và không cao hơn 20 lần mức lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng;
Hàng tháng, người sử dụng lao động trích nộp trên quỹ tiền lương, tiền công của người lao động theo mức quy định chậm nhất vào ngày cuối tháng;
Trong thời gian phải truy đóng, nếu người lao động bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và có khám, chữa bệnh thì người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm bồi hoàn chi phí cho người lao động; mức truy đóng tính theo mức lương tối thiểu tại thời điểm đóng;
Người sử dụng lao động đăng ký tham gia BHXH tại nơi đóng trụ sở chính; người lao động tự đóng BHXH tại BHXH quận, huyện nơi cư trú.
Thứ ba, xây dựng quy trình thu BHXH bắt buộc
*Người sử dụng lao động và người lao động kê khai hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc
Người lao động: Căn cứ hồ sơ gốc kê khai 03 bản “Tờ khai tham gia BHXH bắt buộc” (Mẫu số 01-TBH) nộp cho người sử dụng lao động; Trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ nộp sổ BHXH.
Người sử dụng lao động: Kiểm tra, đối chiếu Tờ khai tham gia BHXH bắt buộc với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên Tờ khai của người lao động.
Lập 02 bản “Danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc” (Mẫu số 02a- TBH) và bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì nộp bản hợp đồng lao động.
Trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định đã nêu ở trên và sổ BHXH bắt buộc của người lao động (nếu có) cho cơ quan BHXH.
Cơ quan BHXH: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ và hoàn thiện các thủ tục rồi chuyển trả người lao động. Trường hợp hồ sơ chưa đủ, cơ quan BHXH phải hướng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện.
Cơ quan BHXH: Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ; ký, đóng dấu vào danh sách lao động tham gia BHXH; các Tờ khai (nếu có), thông báo cho đơn vị đóng BHXH cho người lao động.
* Lập và giao kế hoạch thu BHXH bắt buộc
- Bảo hiểm xã hội huyện: Căn cứ tình hình thực hiện năm trước và khả năng mở rộng trong năm tới lập 02 bản "Kế hoạch thu BHXH bắt buộc" năm sau, gửi 01 bản đến BHXH tỉnh trước ngày 05/11 hàng năm.
- Bảo hiểm xã hội tỉnh: Lập 02 bản "Kế hoạch thu BHXH bắt buộc" năm sau (Mẫu số 13-TBH), gửi BHXH Việt Nam 01 bản trước ngày 15/11 hàng năm.