MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN
3.3. Về phía doanh nghiệp
- Thứ nhất, DN tự in, đặt in, phát hành hóa đơn phải ghi các ký hiệu nhận dạng mật trên hóa đơn do mình phát hành để phục vụ việc nhận dạng hóa đơn giả trong q trình sử dụng nhất là trong thời buổi hiện nay khi mà tình hình tội phạm cơng nghệ cao đang có chiều hướng gia tăng. Chẳng hạn: sử dụng giấy đặc biệt, in mực phản quang không màu (khi in lên sẽ khơng thấy màu, chỉ nhìn thấy khi rọi đèn cực tím), hoặc cơng cụ chống giả (tem chống giả). Giải pháp dùng công nghệ in này được khơng ít doanh nghiệp sử dụng, chi phí tuy có cao hơn nhưng cũng khơng q đắt. DN cũng có thể kết hợp việc dùng cơng nghệ in với việc thiết kế logo riêng, hoa văn, hoạ tiết trang trí bảo mật khó sao chép, đưa thêm vào những ký hiệu, đặc điểm, nét nhận dạng riêng ( phải tinh ý mới nhận ra). Để tránh trường hợp mẫu hoá đơn xịn, nhưng nội dung hoá đơn là rởm, do bị tấy xố, sửa chữa (từ thơ sơ đến cơng nghệ cao) DN có thể mã hóa thơng tin trên hóa đơn bằng mã vạch 1 hoặc 2 chiều, sử dụng dãy số kiểm tra (checksum) hoặc dùng phương pháp từ điển dữ liệu... tùy điều kiện cụ thể của mỗi DN.
- Thứ hai, Như chúng ta đã biết hiện tượng lập DN chỉ để bán hóa đơn đã xảy ra rất nhiều. Đó là mối lo chung của cơ quan quản lý nhà nước và các DN. Vởy DN tự in hóa đơn và đủ điều kiện tự in hóa đơn cần xem năng lực mình đã quản lý hóa đơn tự in được chưa. Nói thẳng ra thì đó là quản lý con người vì
hóa đơn cũng giống như tiền, quản lý hóa đơn thì phải chặt như quản lý nguồn tiền.
Để ngăn chặn, điều kiện đầu tiên là phải có sự hợp tác chặt chẽ, đồng bộ giữa cơ quan quản lý Nhà nước và DN. Bản thân DN phải xây dựng và sử dụng hạ tầng CNTT tốt để tự mình có thể kiểm tra DN nào làm giả, làm nhái hóa đơn của mình. Việc cần làm nhất hiện nay là mỗi DN cần xây dựng quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn sao cho chặt chẽ, tránh để xảy ra tình trạng mất kiểm sốt, gây thiệt hại về tài chính. Bên cạnh đó, tự bản thân mỗi DN phải nâng cao trách nhiệm của mình, lựa chọn đối tác in tin cậy, có kinh nghiệm trong in ấn, chống làm giả và cùng đối tác in lên bản thiết kế hóa đơn và thiết kế dấu hiệu phát hiện hóa đơn giả. DN có thể liên lạc với các nhà in lớn vì những nhà in này có tên tuổi, có sẵn hàng trăm biểu mẫu hóa đơn, DN chỉ việc chọn mẫu, thay đổi một số chi tiết như tên đơn vị, logo, cỡ chữ... là được, vừa đỡ mất thời gian và đỡ lo hóa đơn in khơng đúng quy định.
Qua tổng kết các hành vi vi phạm về hóa đơn và việc thành lập DN ma để mua bán hóa đơn cho thấy đối với các DN đã sử dụng hóa đơn tự in thì ít có vi phạm hơn so với các DN sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế; đến nay chưa phát hiện trường hợp DN ma thành lập để mua bán hóa đơn của các DN khác tự in vì hóa đơn tự in của các DN có các mẫu khác nhau, hình thức khác nhau nên khó bị lợi dụng. Việc trao cho DN quyền tự in hóa đơn, chịu trách nhiệm về hóa đơn của mình là điều cần thiết song cơ chế càng thơng thống bao nhiêu, các hình thức lợi dụng sử dụng hoá đơn để trục lợi lại có chiều hướng gia tăng, mức độ ngày càng tinh vi hơn, thủ đoạn phức tạp hơn nên cơ quan thuế cũng như những DN chân chính khơng thể chủ quan.
- Thứ ba, Những DN, hộ kinh doanh sử dụng ít hóa đơn có thể đặt in để dùng trong 1 năm, vừa tiết kiệm được thời gian, chi phí và cũng khơng gây lãng phí. DN khơng phải thơng báo phát hành hết số hóa đơn đó mà chỉ phải thơng báo phát hành hóa đơn cho những hóa đơn sẽ sử dụng, khi dùng hết lại thơng báo phát hành tiếp. Hoặc có thể kết với với việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Những trường hợp phát sinh, cần sử dụng hóa đơn lẻ thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để mua và sử dụng theo quy định.
- Thứ tư, Nhằm giảm thiểu rủi ro, trong giai đoạn đầu các DN nên đặt in hóa đơn. Nếu DN tự in hóa đơn thì trách nhiệm quản lý mẫu hóa đơn sẽ nặng nề hơn; DN có thể chuyển giao phần trách nhiệm này cho các nhà in.