III Lợi nhuận trước thuế
2.2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toỏn
Hệ thống chứng từ kế toỏn của Cụng ty ỏp dụng theo mẫu quy định của Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn cho doanh nghiệp. Cụng ty cũng đề ra một số quy định trong tổ chức chứng từ kế toỏn. Cỏc chứng từ cần phải thể hiện được nghiệp vụ phỏt sinh, cú đầy đủ cỏc chứng từ kốm theo theo quy định của phỏp luật và quy trỡnh của Cụng ty. Kế toỏn viờn chịu trỏch nhiệm kiểm soỏt chứng từ kế toỏn về cỏc yếu tố, tớnh cú thực, tớnh phỏp lý, độ chớnh xỏc của của thụng tin phản ỏnh trờn chứng từ; phõn loại sắp xếp và ghi sổ kế toỏn; lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn theo quy định. Theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh của chứng từ, diễn giải nghiệp vụ phỏt sinh một cỏch chi tiết, đầy đủ để cho phộp phõn loại đỳng đắn cỏc nghiệp vụ. Cỏc chứng từ phải được đỏnh số liờn tục, dễ dàng truy cập khi cần thiết và được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc sớm nhất cú thể. Do cụng ty bố trớ hai bộ phận kế toỏn ở Hà nội và ở Tam Đảo nờn cụng ty bố trớ sắp xếp và luõn chuyển chứng từ kịp thời. Đối với chứng từ thu cỏc dịch vụ của khỏch hàng sử dụng dịch vụ thỡ muộn nhất ngày hụm sau chứng từ phải được tập hợp đầy đủ chuyển cho Kế toỏn trưởng. Đối với cỏc chứng từ
chi và chứng từ nội bộ, kế toỏn viờn được phõn cụng quản lý phải xử lý nhanh chúng khụng quỏ 3 ngày làm việc để chuyển đến bộ phận tiếp theo. Sơ đồ chứng từ kế toỏn hiện đang được cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức Nhật ký chung. Theo hỡnh thức này,cụng tỏc kế toỏn tại Phũng tài chớnh kế toỏn mở cỏc sổ: Nhật ký chung; Sổ quỹ; Nhật ký thu, chi tiền, Sổ cỏi cỏc tài khoản, Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh ghi chộp kế toỏn
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối tài khoản
Bỏo cỏo kế toỏn
Ghi vào hang ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Cỏc chứng từ kế toỏn được đảm bảo phờ chuẩn đầy đủ đỳng quy trỡnh theo đỳng cỏc chức năng nhiệm vụ cho phộp. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều cú quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thỡ sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Cụng ty cũng xõy dựng riờng cho mỡnh một quy chế quản lý tài chớnh được phờ duyệt bởi Hội đồng quản trị trong đú cũng quy định rất rừ phõn loại từng cấp quản lý. Cụng ty ban hành và hướng dẫn chi tiết quy trỡnh mua sắm tài sản, mua sắm hàng hoỏ phục vụ cho Cụng ty và Ban điều hành. Trong cỏc quy trỡnh đú cũng quy định chi tiết cỏc mức phõn cấp tương xứng với tớnh chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Chẳng hạn đối với tài sản cố định cú giỏ trị từ 300 triệu trở xuống thỡ phũng dự ỏn đầu tư chịu trỏch nhiệm lập và chuẩn bị cỏc thủ tục đầu tư thiết bị, mỏy múc theo đỳng quy định quản lý đầu tư của Nhà nước, lập phương ỏn đầu tư so sỏnh hiệu suất đầu tư trỡnh Tổng giỏm đốc, đối với tài sản cú giỏ trị từ 300 triệu trở lờn thỡ trỡnh Hội đồng quản trị phờ duyệt. Nhõn viờn phụ trỏch căn cứ trờn chớnh sỏch đú để thực hiện cỏc nghiệp vụ trong giới hạn của mỡnh. Đối với một số cỏc trường hợp nghiệp vụ riờng biệt việc phờ chuẩn sẽ do lónh đạo quản lý quyết định.
Đối với khõu lập bỏo cỏo tài chớnh hàng quý: Cứ hết một quý đến ngày 20 của thỏng kế tiếp, phũng tài chớnh kế toỏn cú trỏch nhiệm lập và nộp bỏo cỏo tài chớnh lờn Tổng cụng ty theo đỳng phỏp lệnh kế toỏn thống kờ, chế độ hạch toỏn kế toỏn. Trong bỏo cỏo tài chớnh gồm: bảng cõn đối kế toỏn, cõn đối phỏt sinh, bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh chi tiết.