III Lợi nhuận trước thuế
100 11 Corporate 03 Mr VPIC1 (Lee Yu Chi) 1-Aug 51 Taiwanese 1.3E+08 VPIC
2.2.3.4 Kiểm soỏt vốn bằng tiền
Đối với cỏc khoản thu bằng tiền: Cõu lạc bộ golf Tam đảo cú cỏc dịch vụ
đa dạng và hầu như khụng cú nợ đọng. Khỏch hàng sử dụng dịch vụ thường trả tiền ngay. Thụng thường khỏch hàng trả tiền mặt hoặc trả qua thẻ tớn dụng ngõn hàng. Mặc dự Cụng ty cú quy định chi tiết quy trỡnh thu tiền của khỏch hàng, cú bỏo cỏo đầy đủ và nộp về quỹ cụng ty đỳng quy định xong hầu như khụng trỏnh được sai sút do rất nhiều nguyờn nhõn. Như đó trỡnh ở phần trờn, khi khỏch hàng điền đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết và cỏc dịch vụ cú thể sử dụng vào phiếu đăng ký nhưng trong quỏ trỡnh diễn ra trờn sõn cú rất nhiều thay đổi. Khỏch hàng cú thể thay đổi tăng hoặc giảm số lượt chơi, cú hoặc khụng thuờ xe điện. Khỏch
hàng sử dụng tất cả cỏc dịch vụ diễn ra trờn sõn sau đú cỏc điểm phỏt sinh dịch vụ sẽ bỏo về bộ phận mỏy tổng. Tuy nhiờn theo lý thuyết thỡ khụng cú gỡ đỏng bận tõm nhưng thực tế quỏ trỡnh diễn ra lại cú nhiều khiếm khuyết chủ yếu xảy ra ở khõu tập hợp cỏc dịch vụ khỏch hàng. Ngoài việc nhõn viờn điều hành golf và Nhõn viờn Caddy thường ghi sút cỏc dịch vụ sử dụng của khỏch hàng hoặc nhầm lẫn giữa những người chơi trong nhúm cũn là việc cập nhật số liệu từ mỏy con đến mỏy chủ sai sút nhiều, thu thiếu tiền của khỏch... Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và cú ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khỏc như doanh thu, chi phớ, cụng nợ và hầu hết cỏc tài sản khỏc của doanh nghiệp. Những sai sút và gian lận trong cỏc khoản mục khỏc thường cú liờn quan đến cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ của tiền. Tiền là tài sản rất “nhạy cảm” vỡ khả năng xảy ra gian lận rất đa dạng và được che dấu tinh vi. Mặc dự cú quy định tập trung thu cỏc dịch vụ của khỏch vào một mối tại quầy thu ngõn xong cũng khụng trỏnh khỏi việc khỏch hàng cố tỡnh trả tiền trực tiếp tại cỏc quầy dịch vụ đó tạo kẽ hở cho nhõn viờn nảy sinh gian lận. Trong quy trỡnh quản lý kinh doanh sõn golf, đó cú rất nhiều cỏc điểm bỏn hàng cho khỏch, tuy nhiờn cỏc cụng cụ kiểm soỏt tại điểm bỏn hàng khụng đồng bộ. Cú nhiều vị trớ khụng nối mạng được tới mỏy chủ nờn vẫn đó xảy ra một số cỏc trường hợp. Nhõn viờn thu tiền trực tiếp của khỏch và khụng nộp lại thu ngõn hoặc cú biờn lai thu tiền của khỏch nhưng khụng truyền kịp đến bộ phận thu ngõn để thanh toỏn cho khỏch dẫn đến thất thoỏt. Trong một số cỏc trường hợp đó xảy ra, hoặc nhõn viờn huỷ bỏ hoỏ đơn hoặc tự bỏ tiền cỏ nhõn bự quỹ hoặc tỡm cỏch liờn hệ riờng với khỏch để xin thanh toỏn lại....
Đối với kinh doanh sõn golf việc thanh toỏn qua thẻ cũng giảm thiểu được sai sút nhầm lẫn chủ yếu ở lĩnh vực thanh toỏn trực tiếp với thu ngõn. Cũn việc
sai phạm nhầm lẫn chủ yếu vẫn xảy ra trong quỏ trỡnh điều hành và tập hợp hoỏ đơn trước khi thanh toỏn.
Cụng ty đó đưa một quy trỡnh hướng dẫn thanh toỏn cho toàn hệ thống Ban điều hành. Đối với mỗi một địa chỉ phỏt sinh dịch vụ của khỏch, thỡ nhõn viờn bỏn hàng tại đú cú trỏch nhiệm phỏt hành một hoỏ đơn lẻ 03 liờn cú chữ ký xỏc nhận của khỏch. Một liờn lưu tại nơi phỏt sinh dịch vụ, một liờn chuyển phũng kế toỏn, một liờn chuyển khỏch. Vỡ trong toàn bộ hệ thống khụng phải tất cả cỏc địa điểm bỏn hàng đều cú đường link với mỏy chủ nờn, tất cả cỏc hoỏ đơn phỏt sinh dịch vụ của khỏch do Caddy tập hợp và chuyển lờn bộ phận thu ngõn trước khi khỏch thay đồ và lờn thanh toỏn. Bộ phận thu ngõn cú trỏch nhiệm tập hợp tất cả cỏc hoỏ đơn lẻ và làm thủ tục thanh toỏn cho khỏch. Trường hợp nhõn viờn chuyển hoỏ đơn lờn muộn hơn so với thanh toỏn của khỏch thỡ phần lớn thu ngõn khụng thu được khoản thanh đú của khỏch! Sau khi đó làm thủ tục thanh toỏn xong nhõn viờn thu ngõn đúng dấu đó thanh toỏn vào thẻ đỏnh dấu tỳi đồ (bagtag) cho khỏch. Chỉ khi nào nhõn viờn trụng giữ đồ kiểm tra trờn thẻ cú đúng dấu đó thanh toỏn khi đú mới trả đồ cho khỏch. Rủi ro thất thoỏt tiềm ẩn rất nhiều tại khõu cuối cựng do cỏc bộ phận phối hợp với nhau khụng đồng bộ và khớp nối.
Sơ đồ 2.4: Thủ tục thu tiền và luõn chuyển chứng từ
Đối với trường hợp khỏch hàng trả tiền bằng thẻ ngõn hàng, thu ngõn cú trỏch nhiệm tập hợp hoỏ đơn và biờn lai in từ mỏy cà thẻ, sau khi nhận được giấy bỏo cú của ngõn hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phỏt hiện chờnh lệch sẽ yờu cầu ngõn hàng kiểm tra lại để tỡm nguyờn nhõn.
Đối với cỏc khoản chi bằng tiền:
Cụng ty đó ban hành cỏc quy chế và hướng dẫn chi tiết quy chế tạm ứng và quy chế thanh toỏn, quy chế mua hàng hoỏ. Nhỡn chung đối với cỏc khoản chi tiờu bằng tiền cụng ty đó quỏn triệt việc chi tiền dựa trờn cơ sở quy chế xột duyệt. Đối với cỏc loại hàng hoỏ, nguyờn vật liệu thường xuyờn cung cấp cho Nhà cõu lạc bộ, Cụng ty ký kết hợp đồng kinh tế. Phần lớn việc thanh toỏn đều tuõn thủ cỏc điều khoản cam kết thanh toỏn và thanh toỏn qua hệ thống ngõn hàng. Cụng ty hạn chế thanh toỏn bằng tiền mặt, chỉ cú cỏc phỏt sinh chi tiờu nội trong cụng ty mới thanh toỏn bằng tiền
Khỏch hàng nộp tiền Thu ngõn kiểm tra hoỏ đơn và thu tiền Thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt Kế toỏn doanh thu lập phiếu thu, kiểm tra phõn loại ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Kế toỏn trưởng, TGĐ kiểm tra chứng từ ký Nhập quỹ, ghi sổ quỹ
mặt. Với cỏc khoản chi tiền, rủi ro cũng hạn chế được đến mức thấp nhất cú thể. Thủ tục chi tiền và luõn chuyển chứng từ chi như sau:
Sơ đồ 2.5: Thủ tục chi tiền và luõn chuyển chứng từ chi:
Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phờ chuẩn hợp lý và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quỏ trỡnh luõn chuyển, hạn chế sai sút phỏt sinh. Cỏc nghiệp vụ chi được lập và ký duyệt sau khi đó được kiểm tra cỏc chứng từ cú liờn quan. Cỏc chứng từ chi được đỏnh số liờn tục để trỏnh gian lận phỏt sinh, trỏnh trường hợp nghiệp vụ chi được lập mà khụng cú thực.