III Lợi nhuận trước thuế
100 11 Corporate 03 Mr VPIC1 (Lee Yu Chi) 1-Aug 51 Taiwanese 1.3E+08 VPIC
2.2.3.6 Kiểm soỏt hoạt động cung cấp hàng hoỏ, nguyờn vật liệu đầu vào và thanh toỏn
vào và thanh toỏn
Là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực golf, nhà hàng, dịch vụ buồng phũng. Cỏc dịch vụ đầu vào của hoạt động kinh doanh và duy tu bảo dưỡng sõn tạm chia thành ba nhúm:
- Cỏc dịch vụ hàng hoỏ đầu vào phục vụ cho cụng việc quản lý điều hành chung như trang thiết bị, cụng cụ dụng cụ, văn phũng phẩm;
- Cỏc dịch vụ hàng hoỏ đầu vào phục vụ cho việc duy tu, bảo dưỡng sõn golf và hệ thống kỹ thuật nhà cõu lạc bộ: phõn bún hoỏ chất, xăng dầu, mỏy múc thiết bị;
- Cỏc dịch vụ, hàng hoỏ liờn quan cung cấp cho hệ thống nhà hàng, bar, kiots;
Cụng ty ban hành quy chế cung cấp hàng hoỏ cho hệ thống nhà Cõu lạc bộ và quy định quản lý kho. Ban Điều hành chia làm 03 kho do bộ phận thủ kho thuộc phũng tài chớnh kế toỏn quản lý quản lý cỏc nhúm hàng nờu trờn. Mỗi một thủ kho cú trỏch nhiệm quản lý kho hàng của mỡnh tuõn thủ đỳng mọi quy định do cụng ty đó ban hành. Đối với một số mặt hàng cần cú dự trữ định mức, nhõn viờn kho cú trỏch nhiệm viết yờu cầu cung cấp hàng. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng hàng hoỏ dịch vụ của từng bộ phận, nhõn viờn sẽ viết phiếu yờu cầu mua hàng theo mẫu trờn đú ghi rừ cỏc mặt hàng, chủng loại chi tiết, số lượng yờu cầu, và cỏc bỏo giỏ lựa chọn chuyển tới cỏc bộ phận chức năng kiểm tra trỡnh ký duyệt. Căn cứ và phiếu yờu cầu mua hàng đó được chấp thuận, nhõn viờn mua hàng phải thực hiện đỳng cỏc quy trỡnh mua hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Trong quỏ trỡnh kiểm tra và giỏm sỏt thụng thường gặp phải một số lỗi cơ
bản. Đú là hàng húa, dịch vụ mua vào khụng đỳng chủng loại yờu cầu, thừa hoặc thiếu so với phiếu đề nghị hoặc gần hết hạn sử dụng. Cú trường hợp cỏc mặt hàng ghi trong phiếu yờu cầu khụng cũn hàng trờn thị trường nờn lại phải xin cấp lại phiếu yờu cầu mới... Trong quỏ trỡnh cung cấp hàng hoỏ đầu vào yờu cầu bộ phận mua hàng, thủ kho và bộ phận đề nghị rất nghiờm tỳc trong quỏ trỡnh cấp và nhận hàng. Mỗi một bộ phận kinh doanh thuộc Ban điều hành đều cú bỏo cỏo kế hoạch chi phớ theo tuần. Cuối mỗi tuần cỏc bộ phận sẽ gửi bỏo cỏo cựng yờu cầu cung cấp hàng hoỏ, nguyờn vật liệu chuẩn bị kinh doanh cho tuần sau theo quy trỡnh kiểm soỏt sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh đề nghị mua hàng hoỏ, vật tư
Đối với việc nhận hàng hoỏ của cụng ty khỏch hàng từ người bỏn là một điểm quyết định trong chu kỳ kinh doanh vỡ đú là mốc tại đú cụng ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liờn quan đến sổ sỏch của mỡnh. Khi hàng hoỏ chuyển
Người đề
nghị Phụ trỏch bộ phận Giỏm đốc Điều hành Thủ kho, Kế toỏn kho Giỏm sỏt tài chớnh Tổng giỏm đốc Bộ phận cung tiờu
đến thỡ việc kiểm soỏt mẫu mó, số lượng, thời gian đến và điều kiện thanh toỏn...sẽ được bộ phận tiếp nhận hàng nhận hàng lập bỏo cỏo cựng thủ kho rồi gửi cho bộ phận kế toỏn kho để nắm được cỏc thụng tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự mất mỏt và sự lạm dụng thỡ điều quan trọng là cỏc hàng hoỏ và dịch vụ phải được kiểm soỏt chặt chẽ từ lỳc nhận đến lỳc chuyển đi. Nhõn viờn trong bộ phận tiếp nhận thuộc đơn vị yờu cầu mua hàng độc lập với nhõn viờn kho và phũng kế toỏn. Bộ phận kế toỏn sẽ ghi lại quỏ trỡnh chuyển trỏch nhiệm đối với hàng hoỏ khi hàng hoỏ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho rồi từ kho tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất.
Sau khi ghi nhận đỳng đắn cỏc khoản nợ của hàng hoỏ và dịch vụ nhận được, đũi hỏi việc ghi sổ chớnh xỏc nhanh chúng. Kế toỏn thanh toỏn cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh đỳng đắn của hàng hoỏ yờu cầu mua và ghi nợ vào sổ nhật ký cỏc khoản phải trả. Sau khi tập hợp tất cả cỏc hoỏ đơn chứng từ, kế toỏn thanh toỏn sẽ thanh toỏn bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi cho khỏch hàng.
Phũng tài chớnh kế toỏn đó xõy dựng quy trỡnh thanh toỏn và quy trỡnh tạm ứng ỏp dụng cho Cụng ty. Quy trỡnh đú được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trỡnh thanh toỏn kế toỏn
Nộp chứng từ, hoỏ đơn
Tiếp nhận chứng từ, hoỏ đơn
Kiểm tra chứng từ, hoỏ đơn Khụng hợp lệ Hợp lệ Làm thủ tục thanh toỏn Ký duyệt Thủ quỹ chi tiền mặt KT Ngõn hàng thanh toỏn bằng UNC Lập phiếu thanh toỏn khỏc (vật tư, TSCĐ, BHXH... Tổ chức hạch toỏn kế toỏn và lưu hồ sơ