2.1 .Khái qt về Cơng ty Cổ phần Hố dầu và Xơ sợi Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động
Cơng ty Cổ phần Hóa dầu và Xơ sợi Việt Nam là cơng ty Cổ phần, vì vậy việc xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh luôn được Ban Giám đốc quan tâm. Toàn bộ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1:
Hội đồng quản trị: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch
kinh doanh hằng năm của công ty, chỉ đạo bạn điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty
Ban điều hành: quyết định và chịu trách nhiệm về điều hành Công ty như
sản xuất kinh doanh,hợp tác đối tác, quyết định bộ máy tổ chức đảm bảo tinh gọn hiệu quả chịu mọi trách nhiệm pháp lý trước các cơ quan chức năng.
Ban kiểm soát: kiểm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn
đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đơng. Ban kiểm sốt báo cáo Đại hội đồng cổ đơng về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế tốn có liên quan, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính – VNPOLY)
Chức năng của các phịng ban:
Phịng Tài chính –Kế hoạch: Phịng Tài chính Kế hoạch là đơn vị thuộc
khối quản lý, có chức năng là đầu mối tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc phụ trách trong việc quản lý và giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực tài chính - kế tốn, quản lý tài chính và tổ chức hạch tốn kế toán theo đúng chế độ kế tốn hiện hành, quản trị chi phí giá thành, quản trị dịng tiền, hạn mức tín dụng và các công việc liên quan khác. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của Nhà nước, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty. Theo dõi công nợ của Công ty, hàng quý tiến hành đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với khách hàng để đảm bảo số liệu chính xác, đồng thời phục vụ phân tích quản trị tài chính của Cơng ty. Tổng hợp lập kế hoạch thu - chi tồn Cơng ty hàng tháng, báo cáo hạn mức tín dụng, cân đối dòng tiền hàng tháng và theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc Công ty. Thực hiện cơng tác thanh tốn, kiểm sốt hóa đơn, chứng từ thanh toán. Thực hiện hạch toán, quyết toán đúng tiến độ và phối hợp cùng với các phòng nghiệp vụ liên quan trong Cơng ty để hạch tốn chi phí kịp thời.
Phịng Tổ chức hành chính: có chức năng là đầu mối tham mưu, giúp việc
cho Trưởng phòng TCHC và Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc phụ trách trong việc quản lý, điều hành và giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực: Quản trị hành chính, văn phịng, phục vụ cơng tác đón tiếp khách, cơng tác hậu cần, xe đưa đón CBCNV; phục vụ các cuộc họp, hội nghị; công tác dọn dẹp vệ sinh khu nhà văn phòng, phối hợp các phòng chức năng chăm sóc cây cảnh khu vực khn viên văn phịng và thực hiện các cơng việc liên quan khác. Quản lý, bố trí, điều phối phương tiện đưa đón CBCNV đảm bảo tất cả các phương tiện vận hành tuyệt đối an tồn, kịp thời, nhanh chóng, chính xác và đúng các quy định của pháp luật, Tập đồn và Cơng ty. Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương, phụ cấp lương; xây dựng quy chế trả lương, trả thưởng và chế độ chính sách; quy định nâng lương, nâng bậc; xây dựng đơn giá tiền lương, kế hoạch
tiền lương hàng năm và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động, quy định của Tập đồn và Cơng ty. Triển khai và hướng dẫn người lao động thực hiện BHXH, BHYT, BHTN, PVI Care và các chế độ khác theo quy định; tính tốn và thực hiện bồi dưỡng bằng hiện vật hàng tháng. Chủ trì quản lý và theo dõi việc cung cấp dịch vụ điện, nước, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, dọn dẹp vệ sinh, cắt tỉa chăm sóc cây xanh, … phục vụ cơng tác hành chính, văn phịng. Thực hiện cơng tác tiền lương và chế độ chính sách theo quy chế, quy định hiện hành; theo dõi và cập nhật lương của CBCNV; tham mưu đề xuất xét nâng lương, nâng bậc; phối hợp tổ chức thi nâng bậc, thi tay nghề cho CBCNV.
Phòng sản xuất: là đơn vị trực thuộc khối sản xuất, có chức năng tham
mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc phụ trách trong việc quản lý, xây dựng/giám sát thực hiện quy trình liên quan đến vận hành, công nghệ, đào tạo vận hành, quản lý, điều hành trực tiếp công tác vận hành các xưởng: xưởng trùng ngưng (Polycondensation), xưởng sản xuất xơ (PSF), xưởng sản xuất sợi (Filament), xưởng phụ trợ (Utility) và bộ phận Trưởng ca Nhà máy. Tham gia thiết lập hệ thống tổ chức hoạt động của Nhà máy. Quy định nhiệm vụ và mối quan hệ phối hợp nghiệp vụ đối với CBCNV của các xưởng nhằm đảm bảo hoạt động an toàn và liên tục của Nhà máy. Thực hiện công tác sản xuất xơ, sợi, hạt chip và cung cấp tiện ích theo lệnh sản xuất của Nhà máy. Tổ chức phân ca/kíp làm việc đảm bảo phù hợp với yêu cầu sản xuất, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân lực cho sản xuất tại các xưởng theo các vị trí cơng việc. Kiểm sốt việc lưu trữ/sử dụng các thủ tục, quy định, công văn kỹ thuật, các tài liệu có liên quan được phân công phụ trách trừ trường hợp đưa vào lưu trữ tập trung theo quy định của Cơng ty.
Phịng Quản lý an toàn- Chất lượng: là đơn vị trực thuộc khối kỹ thuật,
có chức năng đánh giá và đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện cơng tác kiểm sốt chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm trước khi xuất bán cho khách hàng. Thực hiện cơng tác thí nghiệm, tổ chức xây dựng, áp dụng,
duy trì và thường xuyên cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tích hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001 của tồn Cơng ty. Có chức năng tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động an tồn, sức khoẻ, bảo vệ mơi trường, phòng chống cháy nổ và an ninh bảo vệ, an ninh quốc phòng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Kịp thời phát hiện các sản phẩm bất thường, cảnh báo đến các phân xưởng. Cùng tham gia vào các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến. Đánh giá và phân loại cấp chứng nhận chất lượng cho từng loại sản phẩm trước xuất bán cho khách hàng. Lập kế hoạch, tổ chức và giám sát việc thực hiện kiểm định các thiết bị có u cầu nghiêm ngặt về an tồn, kể cả các thiết bị PCCC của Công ty nhằm thay đổi, sửa chữa kịp thời các thiết bị hư hỏng.
Chi nhánh VNPOLY- Trung tâm bảo dưỡng và dịch vụ kỹ thuật: có trụ sở
tại Lơ CN5.5A, Khu cơng nghiệp Đình Vũ, Phường Đơng Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp từ VNPOLY và hoạt động theo sự ủy quyền của VNPOLY. Ngoài thực hiện chức năng xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, gia công chế tạo, kiểm định, hiệu chuẩn các hệ thống, thiết bị trong Nhà máy sản xuất sợi polyester Đình Vũ, đảm bảo các hệ thống, thiết bị trong Nhà máy hoạt động liên tục, an tồn và ổn định, Chi nhánh cịn cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, lắp đặt, cải tạo, sửa chữa các cơng trình, máy móc, thiết bị… theo phạm vi được ủy quyền, nhằm tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực hiện có, tăng thêm nguồn thu cho Công ty. Theo dõi, tổng hợp nhu cầu vật tư của các đơn vị thành viên. Phối hợp với Phòng Thương mại dịch vụ để cung cấp vật tư đủ số lượng, đúng chủng loại và thời hạn yêu cầu cho các đơn vị trực thuộc Phòng, kịp thời báo cáo Lãnh đạo Phòng các vấn đề phát sinh. Quản lý và điều hành hoạt động của các nhà Xưởng (Cơ khí, Điện, Tự động hóa) cũng như các trang thiết bị máy móc được trang bị để phục vụ công tác BDSC
Công ty PVTEX Kinh Bắc: là đơn vị mà VNPoly là cổ đông chi phối chiếm
Công ty CP PVTex Kinh Bắc có trụ sở và nhà máy rộng gần 2500m2 mặt đường quốc lộ 18 đặt tại Thôn Đông Du, xã Đào Viên, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh là đơn vị chuyên sản xuất lõi ống cuốn sợi POY và DTY cung cấp cho các nhà máy kéo sợi. Công suất dây chuyền chính: 18.000 ống DTY và 3.000 ống POY/ngày được vận hành liên hồn với đầy đủ các cơng đoạn nạp liệu, xẻ lô, tời, bơi keo…và hồn thiện ống thành phẩm.
Phòng Thương mại: là đơn vị thuộc khối kinh doanh, có chức năng là đầu
mối tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc phụ trách trong việc quản lý, điều hành và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực cung cấp ngun liệu/xúc tác/hóa phẩm, vật tư dự phịng/phụ liệu và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan và các cơng việc liên quan khác. Nghiên cứu áp dụng các chính sách của Nhà nước liên quan đến các ưu đãi về nhập khẩu vật tư, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp trong khu kinh tế/khu công nghiệp. Phối hợp xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm cung cấp nguyên vật liệu đầu vào, tiện ích, thiết bị và phụ tùng thay thế, … phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khác của Công ty trên cơ sở kế hoạch SXKD đã được phê duyệt và các kế hoạch đột xuất theo yêu cầu. Đầu mối tìm kiếm, thực hiện các thủ tục đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng cung cấp đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng, hiệu quả, dự trữ và ổn định; giám sát việc thực hiện các hợp đồng cung cấp.