2.1 .Khái qt về Cơng ty Cổ phần Hố dầu và Xơ sợi Việt Nam
3.2. Biện pháp nâng cao sự gắn kết trong công việc của người lao động tạ
3.2.2. Biện pháp cải thiện môi trường làm việc
* Cơ sở của biện pháp
VNPOLY đã có nhiều cải thiện so với những năm trước và được đánh giá khá tốt so với các đơn vị trong ngành nhưng vẫn cần có những biện pháp làm cho mơi trường làm việc tốt hơn nữa để đưa công ty vươn tầm ra ngồi châu lục như tầm nhìn cơng ty đã đặt ra.
* Nội dung của biện pháp
- Tạo khơng gian văn phịng sạch sẽ và thoải mái: Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn trong một văn phòng sạch sẽ, thoải mái. Thực tế, thời gian làm việc ở công ty của nhiều nhân viên cịn nhiều hơn thời gian họ ở nhà. Do đó, cơng ty nên chú ý tạo dựng và giữ gìn khơng gian văn phịng sạch, thống mát như ngơi nhà thứ 2 của nhân viên. Một văn phịng sạch sẽ, thoải mái sẽ tạo ra những nguồn năng lượng tích cực cho nhân viên mỗi ngày, áp dụng phương pháp 5S để quản lý, sắp xếp nơi làm việc là một cách hiệu quả. Không gian yên tĩnh sẽ giúp nhân viên có những khoảng nghỉ ngơi cần thiết giúp thư giãn khi công việc quá tải. Hoặc khi họ cần sự tập trung cao độ để suy nghĩ và làm việc tại văn phịng thì những khoảng khơng gian n tĩnh này sẽ phát huy được tác dụng lớn. Những ý tưởng sáng tạo, cải tiến cơng việc có thể được “nảy” ra chính từ những khoảng khơng gian n tĩnh, hạn chế được sự gián đoạn, tiếng ồn cho nhân viên.
- Căn cứ vào nhân viên để lựa chọn và trang trí văn phịng làm việc phù hợp: Nếu nhân viên có tính cách hướng nội, thích suy nghĩ, nghiên cứu thì nên ưu tiên khơng gian văn phịng n tĩnh, có thể bố trí thêm giá sách, tài liệu công việc chuyên ngành. Các bàn làm việc có thể ngăn ơ hoặc tách biệt để đảm bảo sự tập trung cao độ cho công việc, phù hợp với nhân viên. Ngược lại, nhân viên là những người trẻ trung, yêu thích sự năng động, đổi mới thì bạn có thể thiết kế văn phịng nhiều màu sắc tươi mới kết hợp cùng cây xanh, tiểu cảnh…Công ty cịn có thể bố trí các khu vực giải trí ngồi giờ làm việc cho nhân viên như: Bàn bida; bàn cafe hóng gió; một số khu vực được trang trí đẹp để nhân viên chụp ảnh check-in mỗi dịp sự kiện như tết, 8/3, Noel…
- Tận dụng ánh sáng tự nhiên cho văn phòng: Ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp nhân viên thoải mái, làm việc với hiệu suất cao hơn mà còn đem lại nhiều lợi ích sức khỏe. Các nhà nghiên cứu thần kinh học tại Đại học Northwestern đã nghiên cứu và đưa ra kết luận: những người làm việc trong văn phịng có cửa sổ nhận được nhiều hơn 173% ánh sáng từ mặt trời so với những nhân viên làm việc tại văn phịng khơng có cửa sổ lấy sáng tự nhiên. Việc nhận được nhiều ánh sáng mặt trời hơn sẽ giúp nhân viên ngủ thêm được 46 phút mỗi đêm. Nhân viên được nghỉ ngơi tốt hơn và do đó tinh thần, hiệu suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.
- Trang bị khu vực giải trí, rèn luyện sức khỏe tại văn phịng: Thời gian làm việc ở cơng ty liên tục phải OT (Over Time – quá giờ) khi công ty có đơn hàng gấp rút cần hồn thành. Do đó, cơng ty nên trang bị thêm khu vực giải trí, rèn luyện sức khỏe ngay tại văn phòng, nhà xưởng. Điều đó sẽ giúp nhân viên có thêm điều kiện thư giãn, tập luyện thể chất giữa các khoảng thời gian làm việc căng thẳng, tinh thần hứng khởi, gia tăng hiệu suất và từ đó gia tăng hiệu quả công việc.
- Trang bị thiết bị làm việc cho nhân viên hồn thành tốt cơng việc: Hàng năm, công ty nên tiến hành rà sốt nâng cấp trang thiết bị máy tính văn phịng cho nhân viên. Máy tính nào quá cũ, không đáp ứng được công việc của nhân viên nên được thanh lý, đổi máy mới. Máy tính nào cịn sử dụng được có thể xem xét nâng cấp phần cứng, nâng RAM, cập nhật phần mềm để tốc độ xử lý công việc nhanh hơn. Bàn làm việc, ghế ngồi hay các trang thiết bị văn phòng khác như máy in, máy scan, điện thoại bàn… cũng cần rà sốt trang bị để nhân viên có thể làm việc thuận lợi.
- Chăm sóc sức khỏe cho nhân viên: Mơi trường làm việc tốt cịn là mơi trường cơng ty ln đề cao, chăm sóc sức khỏe cho nhân viên của mình. Cơng ty có thể tiến hành mua bảo hiểm sức khỏe bắt buộc, bảo hiểm sức khỏe gia tăng để nhân viên yên tâm làm việc, cống hiến cho công ty. Khi nhân viên hay
cả bố mẹ, vợ con, người thân của nhân viên bị ốm hay gặp các vấn đề về sức khỏe sẽ được bảo hiểm chi trả nhanh chóng, thuận tiện.
- Tăng cường hoạt động vui chơi: Các hình thức vui chơi mà nhiều cơng ty thường áp dụng có thể kể đến như: team building; sinh nhật tháng; du lịch; cắm trại; liên hoan; giao lưu thể thao; tổ chức ngày văn hóa; tổ chức các sự kiện trong năm như 8/3, 20/10, tất niên, Noel… Có rất nhiều hoạt động vui chơi bạn có thể tổ chức cho nhân viên của mình. Mục tiêu của các hoạt động vui chơi này thường nhằm giúp nhân viên thoải mái, thư giãn sau quãng thời gian làm việc căng thẳng. Mặt khác, các hoạt động vui chơi cũng giúp nhân viên gắn kết, hiểu nhau và đoàn kết hơn.
- Minh bạch và rõ ràng mục tiêu và sứ mệnh của công ty: Khi công ty minh bạch, rõ ràng mục tiêu và sứ mệnh của cơng ty thì từng phịng ban, bộ phận cho đến từng nhân viên sẽ hiểu rõ họ cần làm gì và những nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào thành cơng chung của công ty. Mặt khác, việc minh bạch, rõ ràng mục tiêu, sứ mệnh công ty còn giúp các phòng ban, bộ phận và nhân viên phối hợp công việc, cộng hưởng nỗ lực cùng nhau dễ dàng hơn.
Tổ chức các buổi lễ cơng bố mục tiêu hàng năm của cơng ty có sự góp mặt của tất cả nhân viên hoặc nhân sự cấp trung trở lên
Truyền thông nội bộ rõ ràng về mục tiêu, sứ mệnh của công ty
Lắp đặt các bảng thiết kế ở những vị trí dễ thấy tại cơng ty để truyền thông về mục tiêu, sứ mệnh công ty
Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về mục tiêu cơng ty Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên
Việc xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên cả về ngắn, trung và dài hạn đều sẽ giúp cơng ty, nhà quản lý có thể hoạch định được kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, cân đối kế hoạch tuyển dụng. Lộ trình phát triển cho nhân viên được xác định rõ ràng còn giúp nhân viên yên tâm làm việc, cống hiến tại cơng ty. Họ sẽ nhìn nhận được trong 1, 3, 5 năm tới và nhiều năm nữa hướng phát triển công việc của họ sẽ như thế nào, họ ở đâu trong cơng ty. Để xây dựng lộ
trình phát triển cho nhân viên, cơng ty cần xác định chính xác tiêu chuẩn nhân sự ngay từ khâu tuyển dụng. Việc phải đúng người và người phải đúng việc. Khi đã chọn được đúng người cho cơng việc thì có thể đào tạo, phát triển nhân viên thơng qua cơng việc cụ thể, qua các khóa đào tạo ngắn, trung và dài hạn.
- Tuyển chọn người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp chỉ bền vững khi chính những nhân viên làm việc trong doanh nghiệp phù hợp và góp phần vun đắp văn hóa đó. Văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tới từng nhân viên và ngược lại từng nhân viên cũng góp phần giúp văn hóa doanh nghiệp phát triển hơn. Vì vậy, ngay từ khâu tuyển dụng ban đầu, công ty hãy xác định nhân viên mình tuyển dụng có thực sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay khơng.
- Hạn chế các cuộc họp không cần thiết: Các cuộc họp khơng cần thiết, thậm chí vơ bổ là thứ giết chết năng suất lớn nhất đối với nhân viên. Các cuộc họp không cần thiết sẽ kéo nhân viên ra khỏi sự tập trung cơng việc. Thay vì các chuỗi họp hành liên miên cơng ty có thể tìm các phương thức khác tiện lợi, nhanh chóng hơn để kết nối thơng tin giữa các thành viên như: email; group chat; bảng thông tin; phần mềm, ứng dụng quản lý công việc… Các phương thức kết nối này sẽ giúp nhân viên của bạn vẫn kết nối công việc được với team, nắm bắt được thông tin mà không phải mất quá nhiều thời gian hay bị gián đoạn công việc.