3.2.1.1. Xác định đúng đắn nhu cầu vốn lưu động
Việc xác định đúng đắn nhu cầu vốn lưu động có ý nghĩa rất quan trọng đối với cơng ty vì đó chính là cơ sở để cơng ty nhận định xem lượng vốn lưu động
ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động như số vòng quay vốn lưu động, kỳ luân chuyển vốn lưu động phụ thuộc rất lớn vào quy mô vốn lưu động công ty sử dụng. Nếu quy mô vốn q lớn, có dấu hiệu lãng phí thì ngay lập tức số vòng quay vốn sẽ giảm và kỳ luân chuyển vốn tăng lên. Mà kỳ luân chuyển vốn tăng lên cũng đồng nghĩa với việc chu kỳ kinh doanh bị kéo dài, khó tạo ra lợi nhuận. Như vậy xác định đúng đắn nhu cầu vốn lưu động để đánh giá đúng mức quy mô vốn lưu động cần thiết cho cơng ty, có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tiến hành dự trữ từng khoản mục vốn lưu động ở mức độ hợp lý.
Xuất phát từ thực tế lượng vốn lưu động lãng phí trong năm qua tương đối lớn, ở mức 199.762.881.913 đồng. Biểu hiện rõ là số vòng quay vốn lưu động giảm xuống và kỳ luân chuyển tăng lên khá nhanh. Vì vậy, cần phải nâng cao chất lượng cơng tác xác định vốn để giúp công ty nắm rõ lượng vốn lưu động cần thiết cho mỗi thời kỳ, từ đó giúp chủ động trong việc đẩy nhanh tốc độ vốn lưu động. Đồng thời, do xác định được lượng vốn cần thiết cho từng khâu nên đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm vốn, giúp cho việc quản lý và sử dụng vốn ở từng khâu tốt hơn.
* Giải pháp:
Cơng ty cần tính tốn các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kỳ kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu động ở các kỳ trước. Dựa trên nhu cầu về vốn lưu động đã xác định, huy động kế hoạch huy động vốn: Xác định tình hình tài chính hiện tại của cơng ty, số vốn cịn thiếu, so sánh chi phí giữa các nguồn tài trợ để lựa chọn được nguồn tài trợ có chi phí thấp nhất, tránh tình trạng thừa vốn gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, cơng ty có thể xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên theo công thức sau:
Nhu cầu vốn lưu động
= Vốn hàng
tồn kho + Nợ phải thu -
Nợ phải trả nhà cung cấp
thường xuyên
Xác định bình quân các khoản vốn năm 2013:
STT Chỉ tiêu Số tiền (VNĐ)
1 Hàng tồn kho bình quân 261,615,508,637
2 Khoản phải thu khách hàng bình quân 346,887,803,810
3 Khoản phải trả bình quân 553,155,865,634
4 Nhu cầu vốn lưu động [(1) + (2) - (3)] 55,347,446,813
Tỷ lệ nhu cầu vốn lưu động thường xuyên trên doanh
thu thuần =
55,347,446,813
412,291,997,804 * 100% = 13,42%
Xác định nhu cầu vốn lưu động trong năm 2014: Doanh thu thuần dự kiến trong 2014 là 560 tỷ đồng, như vậy nhu cầu vốn lưu động thường xuyên sẽ là:
Vnc = 560.000.000.000 x 13,42% = 75.176.259.500 đồng
Phải theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình luân chuyển của từng loại vốn lưu động. Định kỳ hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra, đánh giá lại xem vốn có bị ứ đọng trong khâu nào hay khơng, tìm ra ngun nhân và đề ra các phương án khắc phục kịp thời.
Xác định rõ nhu cầu vốn trong từng khâu, từ dự trữ, SX đến lưu thông. Việc cập nhật thơng tin về q trình sử dụng vốn phải kịp thời và chính xác. Muốn vậy, cơng ty cần có sự phân cơng cho từng bộ phận đều phải có trách nhiệm ghi chép, tính tốn việc sử dụng các loại vốn của mình một cách
dựng chưa sát với thực tế tình hình kinh doanh của cơng ty.
3.2.1.2. Biện pháp nhằm tăng doanh thu
Số vịng quay vốn lưu động của cơng ty không chỉ chịu ảnh hưởng của quy mô vốn lưu động sử dụng mà còn cả doanh thu. Năm vừa qua, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của cơng ty giảm mạnh, trong đó một phần là do tình hình thị trường bất động sản vẫn đóng băng, đầu tư công giảm khiến cho nhu cầu xây dựng giảm mạnh. Đây là khó khăn chung của ngành xây dựng. Vì vậy, để có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, công ty cần tập trung đầu tư vào những dự án nhỏ, nhanh thu hồi vốn, chú trọng hơn trong công tác đấu thầu các cơng trình, đổi mới cơng nghệ xây dựng, nâng cao tay nghề của thợ.
3.2.2. Tăng cường công tác quản lí vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là loại tài sản lưu động vố cùng quan trọng của cơng ty vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh tốn. Khi cơng ty quyết định dự trữ một lượng vốn bằng tiền cần phải chú ý đến tính hợp lý vì nếu dự trữ thiếu sẽ khiến cơng ty gặp khó khăn trong thanh tốn khi cần thiết, điều này có thể làm gián đoạn quá trinh kinh doanh và ảnh hưởng đến uy tín cũng như hình ảnh của cơng ty. Hơn nữa, thiếu vốn thanh tốn, cơng ty có thể phải đi vay, điều này sẽ làm tăng chi phí và gây ra các áp lực về tài chính trong tương lai. Tuy nhiên, nếu dự trữ dư thừa lại gây lãng phí và tài sản có thể bị hao hụt do q trình lạm phát.
Xét về thực tế dự trữ vốn bằng tiền hiện tại của công ty, ta nhận thấy công tác này chưa được thực hiện hiệu quả. Quy mô vốn bằng tiền giảm mạnh gây ảnh hưởng đến khả năng thanh toán trong ngắn hạn của công ty. Các hệ số khả năng thanh toán đều giảm trong khi cơng ty vần cịn khoản nợ đã hết hạn chưa thanh tốn. Chính vì vậy, để khắc phục tình trạng này cơng ty cần lưu ý một số biện pháp sau:
- Trong năm vừa qua, vốn tiền mặt của công ty tăng lên. Đây là loại vốn linh hoạt nhất, dễ trở thành đối tượng của các hành vi lạm dụng, tham nhũng nên công cần thực hiện quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi bằng tiền, nhất là với tiền mặt. Cần thắt chặt các quy định, quy chế về thu, chi và quản lý tiền mặt. Tất cả các khoản giao dịch đều phải thực hiện trong quỹ và phải có đủ giấy tờ, hóa đơn hợp lệ. Thêm vào đó phải thường xuyên thực hiện việc đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt để kịp thời tìm ra các khoản chênh lệch và có biện pháp xử lý.
- Tìm cách đẩy mạnh quá trình thu tiền, đặc biệt hiện tại cơng ty đang có các khoản phải thu khó địi, một lượng tiền khá lớn đang bị đọng tại đây. Công ty cần thúc đẩy các biện pháp thu hồi nợ hoặc có thể tính đến phương án bán nợ để thu tiền về. Đồng thời tìm cách làm chậm lại quá trình chi tiền bằng cách thương lượng với các nhà cung cấp để có thể kéo dài thêm thời gian vay. Ngồi ra, cơng ty cần dự đoán trước thời gian chi trả để tận dụng được số tiền nhãn rỗi tạm thời.
- Định kỳ thực hiện lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ để theo dõi xem nguồn tiền đang vận hành ra sao, được sử dụng vào các khoản gì. Đồng thời đánh giá lượng tiền hiện tại là dư thừa hay thiếu hụt bao nhiêu để từ đó xác định một mức dự trữ tiền hợp lý, phấn đấu dự trữ tiền hợp lý ở từng khâu: giao dịch, đầu tư và dự phịng.
- Ln hướng tới đảm bảo cân bằng thu chi.
3.2.3. Tăng cường cơng tác quản lí khoản phải thu
Trong năm 2013, lượng vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng khá lớn và tăng so với năm 2012. Việc tồn tại các khoản phải thu trong điều kiện hiện nay là một điều tất yếu song nếu để các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thực tế trong năm gần đây cho thấy các khoản phải thu khá lớn và tăng dần kèm theo đó là
doanh thu giảm là điều nguy hiểm. Do vậy công ty nên đưa ra một giải pháp tồn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Ngay từ khâu ký hợp đồng, công ty phải thu thập những thông tin xác thực với tình hình khả năng thanh tốn, thực trạng tài chính của khách hàng. Thứ hai là từ khâu tiếp cận thị trường, tìm hiểu thị trường, cơng ty nên lựa chọn những khách hàng uy tín, có mức độ tín nhiệm cao. Hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng cơ bản, vì thế trong quá trình thực hiện dự án nên đưa ra thỏa thuận về việc thanh toán hoặc ứng trước một phần giá trị cơng trình. Tùy theo khi hạng mục cơng trình hồn thành mà chủ đầu tư sẽ thẩm định chất lượng, quyết tốn và thanh tốn cho cơng ty. Nếu cơng ty là một nhà thầu phụ trong gói thầu lớn thì cần có thỏa thuận rõ ràng cụ thể về quy trình thanh tốn 3 bên: Chủ đầu tư, nhà thầu chính, nhà thầu phụ. Thỏa thuận về định kỳ thành thanh tốn, dựa trên khối lượng hồn thành theo tiến độ của bên B (công ty) và bên A ( Khách hàng - Chủ đầu tư). Ví dụ: thi cơng xong phần móng, bên bên B sẽ chủ động mời kỹ thuật viên của bên A tiến hành nghiệm thu, để thực hiện cùng kiểm tra,cùng giám sát và nghiệm thu, có biên bản nghiệm thu rõ ràng, trong biên bản nghiệm thu sẽ có đầy đủ các chữ ký, ghi rõ trách nhiệm của từng thành phần một (đại diện bên A và đại diện bên B, nhân viên kỹ thuật bên A, B và giám sát kỹ thuật khác). Đó là cơ sở cho việc đảm bảo thanh toán đúng các thỏa thuận, thứ hai là ràng buộc bên A phải tuân thủ những điều khoản đã ký trong hợp đồng, thì bên A sẽ thanh toán 80% giá trị của phần móng. Cịn những dự án mà có nhiều hạng mục cơng trình, thì phải nghiệm thu theo từng hạng mục cơng trình một, theo phần thơ, hồn thiện từng phần....đến khi hồn thành xong cơng trình, do tiến độ hồn thành như vậy, giám sát chặt chẽ như vậy,nên chất lượng cơng trình đảm bảo, kỹ thuật
bên A và giám sát bên A đồng ý nghiệm thu, do vậy việc quyết toán và thanh toán sẽ được thuận lợi.
Trong hợp đồng kinh tế, cần có các điều khoản quy định chặt chẽ về thời hạn thanh tốn, hình thức phạt vi phạm hợp đồng như lãi suất chậm trả và khuyến khích các chủ đầu tư ứng trước tiền với các ưu tiên và chính sách thu tiền có lợi cho khách hàng vì nếu trong q trình tiến hành xây dựng lớn nếu khơng có chính sách khuyến khích mà để hồn thành cơng trình mới thu tiền thì khoản vốn ứ đọng sẽ lớn. Sau khi nhận cơng trình cơng ty nên đưa ra những thỏa thuận với cách thanh tốn sao cho có lợi cho cả hai, nếu khách hàng ứng trước tiền có thể triết khấu cho khách hàng. Tỉ lệ chiết khấu là bao nhiêu thì cần linh hoạt trong từng thời kì sao cho sử dụng nguồn tạm ứng do khách hàng cung cấp nhỏ hơn chi phí tín dụng tại ngân hàng là điều rất có lợi. Vừa giảm tiền vay nợ và giảm khoản phải thu của cơng ty.
Nếu ngun nhân chậm thanh tốn là do địa phương nơi mà công ty đang thi cơng những cơng trình phúc lợi xã hội chưa có nguồn vốn cấp về cho địa phương thì nên sử dụng ngân sách của địa phương để có thể giái quyết vấn đề chậm thanh tốn cho những cơng trình đang thi cơng trên địa bàn. Đào tạo tập huấn cán bộ kế toán đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện hồ sơ thanh tốn giá trị cơng trình với chủ đầu tư.
Bên cạnh đó, cơng ty cần có chiến lược riêng đối với từng nhóm đối tượng khách hàng. Khách hàng cần được phân loại cụ thể để từ đó cơng ty sẽ có các chính sách phù hợp cho từng loại khách hàng. Hiện nay, khách hàng được phân ra làm 2 loại như sau:
- Khách hàng theo dự án:
Đối với những dự án mà phải trải qua giai đoạn đấu thầu, ban dự án của cơng ty phải tiến hành phân tích các điều khoản như thời hạn thanh tốn có q dài khơng? Trị giá cơng trình bao nhiêu? Khả năng thanh tốn của khách hàng
như thế nào? Nguồn vốn đầu tư của dự án? … Sau khi phân tích đánh giá, nếu ban dự án của cơng ty nhận thấy rằng dự án khả thi, thì sẽ tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
Đối với các dự án chào giá cạnh tranh: nếu khách hàng lần đầu tiên làm việc với cơng ty thì cơng ty sẽ áp dụng chính sách nợ như đối với trường hợp khách hàng khác, nếu khách hàng thường xuyên, công ty đánh giá dựa theo 06 tiêu chí:
Giá trị bình qn tháng: là số tiền khách hàng mua hàng tháng.
Hạn thanh toán: số ngày khách hàng phải thanh toán, quy định trong hợp đồng.
Nợ quá hạn: được phân tích trong báo cáo tuổi nợ.
Thiện chí: sự sẵn lịng chi trả
Biên lợi nhuận gộp: là phần trăm của chênh lệch giữa giá chào cạnh tranh (hay giá bán) và chi phí dự kiến hồn thành cơng trình trên giá chào cạnh tranh.
Mức độ ổn định: là sự mua hàng thường xuyên không ngắt quãng của khách hàng
- Khách hàng khác: ban dự án của cơng ty sẽ tiến hành phân tích các báo cáo tài chính, giấy phép kinh doanh cũng như khả năng tài chính của khách hàng. Nếu khách hàng khơng có khả năng tài chính, nguồn vốn đầu tư khơng rõ ràng, cơng ty sẽ từ chối tiếp nhận cơng trình.
Đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần tăng cường và giữ vững uy tín đề giảm số vốn đang bị chiếm dụng như hiện nay. Các khoản phải thu nội bộ thì cân nhắc sử dụng quỹ lương để hồi phục vốn lưu động trong trường hợp cần thiết.
Cuối cùng, công ty nên có biện pháp theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành phân nhóm các khoản nợ theo thời gian để có điều kiện thuận tiện theo dõi quản lý, tránh hiện tượng khách hàng dây dưa trả chậm. Đối với những khoản nợ thu chậm, công ty phải luôn theo dõi, và dùng các biện pháp đơn
3.2.4. Quản lí chặt chẽ hàng tồn kho
Trong năm qua hàng tồn kho của công ty luôn chiếm một lượng khá lớn vốn lưu động mà trong đó chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, các khoản khác không đáng kể. Mỗi năm khi cơng ty nhận thêm nhiều cơng trình mới cộng thêm các cơng trình cũ nên chi phí này ln tồn tại.
Chi phí sản xuất kinh đoanh dở dang lớn do các doanh nghiệp xây dựng chủ yếu là do thời gian thi cơng các cơng trình kéo dài. Thời gian xây dựng kéo dài do bị chi phối bởi quy mô và mức độ phức tạp về kỹ thuật xây dựng của các cơng trình. Ngồi ra thời gian để đảm bảo kỹ thuật sao cho thời gian để vật liệu kịp đạt thời gian vật liệu đảm bảo độ chết của vật liệu. Ngồi ra vị trí thi cơng, điều kiện khí tượng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành cơng trình. Nếu đường vào cơng trình khó khăn và thời tiết xấu thì sẽ kéo dài thời gian thi cơng của đơn vị. Rút ngắn thời gian thi công và chọn lựa dự án trọng điểm để thi công dứt điểm. Tạo điều kiện giảm lượng giảm chi phí chung giảm chi phí nhân cơng rút ngắn thời gian thi cơng.
Kế hoạch dự trữ hàng tồn kho cần rõ ràng cụ thể cho các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của cơng ty và trong đó một số biện pháp cụ thể đề ra để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho chuẩn bị kĩ càng từ khâu chuẩn bị kiểm định chất lượng hàng tồn kho.
Trong năm tới, công ty nên quan tâm tới những vấn đề sau để nâng cao hiệu quả quản trị vốn tồn kho có kế hoạch mua sắm, dự trữ vật tư hàng hóa