Trong năm 2013, lượng vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng khá lớn và tăng so với năm 2012. Việc tồn tại các khoản phải thu trong điều kiện hiện nay là một điều tất yếu song nếu để các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thực tế trong năm gần đây cho thấy các khoản phải thu khá lớn và tăng dần kèm theo đó là
doanh thu giảm là điều nguy hiểm. Do vậy công ty nên đưa ra một giải pháp tồn diện từ chính sách, hệ thống, con người, cơng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Ngay từ khâu ký hợp đồng, công ty phải thu thập những thơng tin xác thực với tình hình khả năng thanh tốn, thực trạng tài chính của khách hàng. Thứ hai là từ khâu tiếp cận thị trường, tìm hiểu thị trường, cơng ty nên lựa chọn những khách hàng uy tín, có mức độ tín nhiệm cao. Hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng cơ bản, vì thế trong quá trình thực hiện dự án nên đưa ra thỏa thuận về việc thanh toán hoặc ứng trước một phần giá trị cơng trình. Tùy theo khi hạng mục cơng trình hồn thành mà chủ đầu tư sẽ thẩm định chất lượng, quyết tốn và thanh tốn cho cơng ty. Nếu cơng ty là một nhà thầu phụ trong gói thầu lớn thì cần có thỏa thuận rõ ràng cụ thể về quy trình thanh tốn 3 bên: Chủ đầu tư, nhà thầu chính, nhà thầu phụ. Thỏa thuận về định kỳ thành thanh tốn, dựa trên khối lượng hồn thành theo tiến độ của bên B (công ty) và bên A ( Khách hàng - Chủ đầu tư). Ví dụ: thi cơng xong phần móng, bên bên B sẽ chủ động mời kỹ thuật viên của bên A tiến hành nghiệm thu, để thực hiện cùng kiểm tra,cùng giám sát và nghiệm thu, có biên bản nghiệm thu rõ ràng, trong biên bản nghiệm thu sẽ có đầy đủ các chữ ký, ghi rõ trách nhiệm của từng thành phần một (đại diện bên A và đại diện bên B, nhân viên kỹ thuật bên A, B và giám sát kỹ thuật khác). Đó là cơ sở cho việc đảm bảo thanh toán đúng các thỏa thuận, thứ hai là ràng buộc bên A phải tuân thủ những điều khoản đã ký trong hợp đồng, thì bên A sẽ thanh tốn 80% giá trị của phần móng. Cịn những dự án mà có nhiều hạng mục cơng trình, thì phải nghiệm thu theo từng hạng mục cơng trình một, theo phần thơ, hồn thiện từng phần....đến khi hồn thành xong cơng trình, do tiến độ hồn thành như vậy, giám sát chặt chẽ như vậy,nên chất lượng cơng trình đảm bảo, kỹ thuật
bên A và giám sát bên A đồng ý nghiệm thu, do vậy việc quyết toán và thanh toán sẽ được thuận lợi.
Trong hợp đồng kinh tế, cần có các điều khoản quy định chặt chẽ về thời hạn thanh tốn, hình thức phạt vi phạm hợp đồng như lãi suất chậm trả và khuyến khích các chủ đầu tư ứng trước tiền với các ưu tiên và chính sách thu tiền có lợi cho khách hàng vì nếu trong q trình tiến hành xây dựng lớn nếu khơng có chính sách khuyến khích mà để hồn thành cơng trình mới thu tiền thì khoản vốn ứ đọng sẽ lớn. Sau khi nhận cơng trình cơng ty nên đưa ra những thỏa thuận với cách thanh tốn sao cho có lợi cho cả hai, nếu khách hàng ứng trước tiền có thể triết khấu cho khách hàng. Tỉ lệ chiết khấu là bao nhiêu thì cần linh hoạt trong từng thời kì sao cho sử dụng nguồn tạm ứng do khách hàng cung cấp nhỏ hơn chi phí tín dụng tại ngân hàng là điều rất có lợi. Vừa giảm tiền vay nợ và giảm khoản phải thu của công ty.
Nếu nguyên nhân chậm thanh toán là do địa phương nơi mà cơng ty đang thi cơng những cơng trình phúc lợi xã hội chưa có nguồn vốn cấp về cho địa phương thì nên sử dụng ngân sách của địa phương để có thể giái quyết vấn đề chậm thanh tốn cho những cơng trình đang thi cơng trên địa bàn. Đào tạo tập huấn cán bộ kế toán đẩy nhanh tốc độ hồn thiện hồ sơ thanh tốn giá trị cơng trình với chủ đầu tư.
Bên cạnh đó, cơng ty cần có chiến lược riêng đối với từng nhóm đối tượng khách hàng. Khách hàng cần được phân loại cụ thể để từ đó cơng ty sẽ có các chính sách phù hợp cho từng loại khách hàng. Hiện nay, khách hàng được phân ra làm 2 loại như sau:
- Khách hàng theo dự án:
Đối với những dự án mà phải trải qua giai đoạn đấu thầu, ban dự án của công ty phải tiến hành phân tích các điều khoản như thời hạn thanh tốn có q dài khơng? Trị giá cơng trình bao nhiêu? Khả năng thanh toán của khách hàng
như thế nào? Nguồn vốn đầu tư của dự án? … Sau khi phân tích đánh giá, nếu ban dự án của cơng ty nhận thấy rằng dự án khả thi, thì sẽ tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
Đối với các dự án chào giá cạnh tranh: nếu khách hàng lần đầu tiên làm việc với cơng ty thì cơng ty sẽ áp dụng chính sách nợ như đối với trường hợp khách hàng khác, nếu khách hàng thường xuyên, công ty đánh giá dựa theo 06 tiêu chí:
Giá trị bình qn tháng: là số tiền khách hàng mua hàng tháng.
Hạn thanh toán: số ngày khách hàng phải thanh toán, quy định trong hợp đồng.
Nợ quá hạn: được phân tích trong báo cáo tuổi nợ.
Thiện chí: sự sẵn lịng chi trả
Biên lợi nhuận gộp: là phần trăm của chênh lệch giữa giá chào cạnh tranh (hay giá bán) và chi phí dự kiến hồn thành cơng trình trên giá chào cạnh tranh.
Mức độ ổn định: là sự mua hàng thường xuyên không ngắt quãng của khách hàng
- Khách hàng khác: ban dự án của cơng ty sẽ tiến hành phân tích các báo cáo tài chính, giấy phép kinh doanh cũng như khả năng tài chính của khách hàng. Nếu khách hàng khơng có khả năng tài chính, nguồn vốn đầu tư khơng rõ ràng, cơng ty sẽ từ chối tiếp nhận cơng trình.
Đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần tăng cường và giữ vững uy tín đề giảm số vốn đang bị chiếm dụng như hiện nay. Các khoản phải thu nội bộ thì cân nhắc sử dụng quỹ lương để hồi phục vốn lưu động trong trường hợp cần thiết.
Cuối cùng, công ty nên có biện pháp theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành phân nhóm các khoản nợ theo thời gian để có điều kiện thuận tiện theo dõi quản lý, tránh hiện tượng khách hàng dây dưa trả chậm. Đối với những khoản nợ thu chậm, công ty phải luôn theo dõi, và dùng các biện pháp đôn