1.4.2 .Phương thức sử dụngnguồn vốn ODA
1.5. Nội dung quản lý sử dụngnguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong các
1.5.1. Xây dựng kế hoạch sử dụngnguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo
hiện theo 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Rà sốt thống kê kết quả của các dự án ODA và xây dựng kế
hoạch sử dụng nguồn vốn mới
Giai đoạn 2: Tổ chức triển khai các dự án ODA mới theo quy trình quản lý
chung của đơn vị chủ quản.
Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc các dự án và hậu dự án.
Tương ứng với các giai đoạn sẽ cĩ các nội dung cụ thể quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong các cơ sở giáo dục.
1.5.1. Xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn vốn viện trợkhơng hồn lại trong giáo dục khơng hồn lại trong giáo dục
1.5.1.1. Dự báo nhu cầu sử dụng các nguồn vốn và quy hoạch các nguồn vốn
Ban quản lý dự án nguồn vốn ODA của đơn vị chủ quản cần phải tổ chức thống kê các nguồn của dự án hiện cĩ và rà sốt hiệu quả sử dụng theo kế hoạch phê duyệt tại các cơ sở giáo dục để xác định rõ các chỉ tiêu dự báo như:
+ Dự báo nhu cầu về sử dụng các nguồn vốn và quy hoạch các nguồn vốn + Xác định các mục tiêu về sử dụng các nguồn vốn
Về tổ chức thực hiện cơng tác dự báo nhu cầu sử dụng nguồn vốn ODA cần cĩ sự tham gia thực hiện của các cơ sở giáo dục và cụ thể là Bộ phận quản lý dự án tại các cơ sở giáo dục (Ban/Phịng quản lý dự án) sẽ thống kê trực tiếp các chỉ tiêu hồn thành dự án đã và đang thực hiện để tiếp tục đề xuất với đơn vị chủ quản. Vì vậy, nhu cầu sử dụng nguồn vốn từ cơ sở là số liệu dự báo giúp cho đơn vị chủ quản lựa chọn xây dựng quy hoạch nguồn vốn ODA thơng qua kế hoạch đề xuất từ các cơ sở giáo dục.
Nội dung quy hoạch các nguồn vốn ODA do đơn vị chủ quản (Bộ Giáo dục và Đào tạo) trực tiếp phân bổ và điều phối dựa trên hai chỉ tiêu cụ thể:
+ Xây dựng các phương án sử dụng hiệu quả các nguồn vốn
+ Phân tích các chỉ tiêu hồn thành trong các giai đoạn sử dụng nguồn vốn Ban quản lý dự án của đơn vị chủ quản chỉ đạo các cơ sở giáo dục để tổ chức thẩm định về nhu cầu sử dụng nguồn vốn nhằm hoạch định sát với phương án sử dụng và phân bổ nguồn.
1.5.1.2. Xác định các mục tiêu về sử dụng các nguồn vốn
Nội dung xác định mục tiêu về sử dụng các nguồn vốn tập trung vào kết quả thẩm định nhu cầu sử dụng nguồn vốn tại các cơ sở giáo dục. Do tính chất của các nguồn vốn ODA mang tính hỗ trợ và đầu tư cho giáo dục ở những nước kém phát triển nên xác định thành phần hưởng lợi đúng mục đích của dự án là điều tiên quyết trong các điều kiện được hỗ trợ và phê duyệt. Vì vậy, các nhà quản lý trong các cơ sở giáo dục dưới vai trị là đơn vị chủ quản hoặc đối tượng thụ hưởng cĩ năng lực xác định mục tiêu sử dụng nguồn vốn để tham gia quy trình sử dụng nguồn vốn được hiệu quả.
Nhân sự quản lý trong xác định mục tiêu sử dụng nguồn vốn ODA gồm cĩ: + Bộ máy quản lý Ban điều hành dự án
+ Bộ phận dự án của các cơ sở giáo dục được thụ hưởng
Cơng tác chỉ đạo của Ban quản lý dự án thuộc đơn vị chủ quản trong nhiệm vụ xác định mục tiêu sử dụng nguồn vốn chính là phải dựa trên các điều kiện quản lý như:
+Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Ban điều hành dự án của đơn vị chủ quản và các đơn vị thụ hưởng
+ Xây dựng mối quan hệ đối tác cấp nguồn vốn của các tổ chức chính phủ và phi chính phủ cho giáo dục theo hai loại đối tác: đối tác bền vững và đối tác phát triển.
+ Thực hiện quản lý trên cơ sở xây dựng quy trình thủ tục hành chính nội bộ về quản lý và sử dụng nguồn vốn.
1.5.1.3. Xây dựng các phương án sử dụng hiệu quả các nguồn vốn
Ban quản lý dự án của đơn vị chủ quản nguồn vốn cần xây dựng phương án sử dụng nguồn vốn một cách tổng thể. Cụ thể gồm các phương án sử dụng hiệu quả các nguồn vốn như:
+ Phương án về nhân sự quản lý và thực hiện
+ Phương án về nguồn lực thực hiện như: tài chính, CSVC và cơng nghệ và mơi trường thực hiện
+ Phương án về cơ chế, chính sách và cách thức tổ chức thực hiện
+ Phương án về kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các nội dung thực hiên nguồn vốn.
Các phương án sử dụng hiệu quả nguồn vốn phải cĩ mơ tả hiệu quả đầu ra và minh chứng đạt được. Và cĩ sự thống nhất từ quản lý đến thực hiện và đánh giá hiệu quả dự án từ cơ quan chủ quản để tránh sử dụng dự án chưa đúng mục đích và ảnh hưởng đến vấn đề đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn vốn ODA.
1.5.2.Tổ chức thực hiện sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong các cơ sở giáo dục
1.5.2.1. Xây dựng bộ máy quản lý Ban điều hành dự án và các đơn vị thụ hưởng theo mơ hình quản lý các dự án vệ tinh
Trong thực tế do năng lực điều hành dự án của các cơ sở giáo dục phần lớn cịn hạn chế dẫn đến quá trình triển khai, giải ngân và quyết tốn cịn gặp rất nhiều
khĩ khăn. Khi trình độ, năng lực của đội ngũ tại các cơ sở chưa tương thích thì mơ hình quản lý các dự án vệ tinh trong quá trình quản lý giữa Bộ chủ quản và cơ sở giáo dục thụ hưởng là rất cần thiết.
Mơ hình quản lý dự án vệ tinh sẽ phân nhĩm đối tượng thụ hưởng dự án để thống nhất một phương thức quản lý điều hành và tạo hệ sinh thái chia sẻ học hỏi lẫn nhau trong quá trình đạt mục tiêu giải ngân. Đồng thời giúp cho Bộ chủ quản cĩ nguồn thơng tin thống nhất và tạo mơi trường thúc đẩy năng lực tự chủ giải ngân tại mỗi cơ sở giáo dục.
Một trong các điều kiện thực hiện của Ban quản lý dự án của cơ quan chủ quản chính là điều phối nhân sự theo các nhĩm dự án sẽ chi tiết và sử dụng nhiều nhân sự hơn vì phải chia nhỏ các đầu dự án theo mục đích quản lý dự án vệ tinh.
1.5.2.2.Thiết lập cơ chế phối hợp giữa Ban điều hành dự án của đơn vị chủ quản và các đơn vị thụ hưởng theo mơ hình quản lý các dự án vệ tinh
Thực hiện mơ hình quản lý các dự án vệ tinh địi hỏi mỗi chuyên viên thực hiện dự án khơng chỉ cĩ năng lực chuyên mơn về làm dự án mà địi hỏi cần phải cĩ năng lực quản lý dự án. Việc thiết lập cơ chế phối hợp giữa Ban điều hành dự án của đơn vị chủ quản và các cơ sở giáo dục thụ hưởng đều phụ thuộc vào nhân sự trong Ban điều hành cĩ đáp ứng đủ tiêu chuẩn quản lý dự án để phối hợp với cơ sở thụ hưởng nguồn vốn ODA vì về bản chất chính là điều hành dự án vệ tinh.
1.5.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự tham gia quản lý và chuyên trách trong dự án
Để thực hiện tốt các nguồn vốn của đơn vị chủ quản thì cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự của Đơn vị chủ quản và cơ sở giáo dục được xem là rất quản trọng. Các đối tượng được tham gia đào tạo, bồi dưỡng gồm cĩ:
+ Phát triển đội ngũ nhân sự tham gia điều hành dự án từ ban điều hành đến các đơn vị thụ hưởng chuyên nghiệp
+ Đào tạo, bồi dưỡng năng lực cho nhân sự tham gia điều hành dự án chuyên trách
+ Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự cĩ khả năng chủ động thích ứng làm dự án + Đào tạo, bồi dưỡng năng lực tự đánh giá năng lực của nhân sự dự án
+ Phát triển năng lực tư vấn dự án cho nhân sự tham gia tại các đơn vị thụ hưởng Cĩ hai hình thức đào tạo, bồi dưỡng: Bồi dưỡng thường xuyên và bơi dưỡng khơng thường xuyên với hai loại đối tượng cơ bản: 1/Bồi dưỡng theo mục tiêu của từng dự án 2/ Bồi dưỡng năng lực quản lý chung các dự án.