2.3.4 .Phương pháp khảo sát
3.2. Các giải pháp quản lý sử dụngnguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong
các cơ sở giáo dục
3.2.1. Hồn thiện khung hệ thống quản lý thơng tin về sử dụng nguồn vốn việntrợ khơng hồn lại trong các cơ sở giáo dục trợ khơng hồn lại trong các cơ sở giáo dục
3.2.1.1. Mục đích
- Hồn thiện khung hệ thống quản lý thơng tin về các nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục giúp cho việc cung cấp, cập nhật các thơng tin một cách hệ thống, khoa học.
- Giúp cho quá trình phối hợp giữa các cơ quan chủ quản nguồn vốn được nhanh hơn và khai thác, hỗ trợ tối đã trên các thơng tin về nguồn vốn.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện
- Hồn thiện khung hệ thống quản lý thơng tin về sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục gồm cĩ các hệ thống như sau:
1. Hệ thống quản lý đầu vào của các nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại (Thơng tin về kết quả các nguồn vốn trước đấy, các chỉ tiêu dự báo về nhu cầu dự án tiếp theo, các số liệu của các đơn vị thụ hưởng nguồn vốn......)
2. Hệ thống quản lý quá trình triển khai các nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại
(Bộ máy quản lý Ban điều hành dự án và các đơn vị thụ hưởng, Cơ chế phối hợp giữa Ban điều hành dự án của đơn vị chủ quản và các đơn vị thụ hưởng, Mối quan hệ đối tác bền vững với các đối tác phát triển, Quy trình thủ tục hành chính nội bộ về quản lý và sử dụng nguồn vốn, Xây dựng các chính sách và điều kiện hỗ trợ về sử dụng các nguồn vốn trước, trong và sau dự án, ......)
3. Hệ thống quản lý sau khi kết thúc dự án ( Xác định các tiêu chí đánh giá về hiệu quả sử dụng các nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục theo từng giai đoạn của vịng đời dự án, Thiết lập và vận hành hệ thống giám sát và đánh giá đầu tư cơng, bao gồm vốn ODA, Hoạt động kiểm tốn tài chính với hoạt động kiểm tốn thực hiện các chương trình, dự án ODA, Cung cấp các thơng tin kết quả phản hổi sau khi dự án kết thúc cho đơn vị thụ hưởng)
- Xây dựng các tiểu hệ thống quản lý trong từng hệ thống quản lý dựa trên các thơng tin, thơng số và mục tiêu đầu tư của nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục.
- Xây dựng sơ đồ phân cấp chủ thể quản lý cho từng tiểu hệ thống quản lý sử dụng nguồn vốn và xác định trách nhiệm, mơ tả vị trí việc làm của từng thành phần trong hệ thống.
- Tổ chức triển khai hồn thiện khung hệ thống quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục dựa trên Luật, chính sách của trong nước và quốc tế theo hướng cơng nghệ.
3.2.1.3. Các điều kiện thực hiện
- Chủ trương, chính sách của Bộ Giáo dục và đào tạo về xây dựng hệ thống quản lý điều hành các nguồn vốn ODA
- Cần cĩ hệ thống CNTT để sử dụng được khung quản lý hệ thống thơng tin sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại.
- Các nguồn lực tài chính, nhân lực để thực hiện.
3.2.2. Xây dựng, hồn thiện quy trình quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơnghồn lại trong các cơ sở giáo dục hồn lại trong các cơ sở giáo dục
3.2.2.1. Mục đích
- Giúp cho các khâu của q trình quản lý sử dụng được thực hiện theo một quy trình khoa học và đảm bảo yếu tố thơng suốt trong quá trình triển khai nguồn vốn.
- Các thành phần, thành tố trong quy trình đều phải cĩ tính đảm bảo cam kết về thực hiện theo hai nguyên tắc: Chỉ tiêu giải ngân và minh chứng kiểm đếm trong giải ngân.
- Phân cấp trách nhiệm của cơ quan chủ quản Bộ giáo dục và đào tạo với các cơ sở thụ hưởng và đảm bảo tính phối hợp và tự chủ trong vấn đề quản lý sử dụng nguồn vốn.
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện
- Tổ chức triển khai các quy trình sử dụng nguồn vốn dựa trên khung quản lý hệ thống thơng tin đã xây dựng gồm: Thành phần cơng việc, cơ chế phối hợp thực hiện và minh chứng kết quả đầu ra của từng khâu, từng thành tố.
- Phân cấp trách nhiệm của cơ quan chủ quản nguồn vốn và các cơ sở vệ tinh hoặc các đơn vị thụ hưởng dựa trên từng khâu, thành phần trong Ban quản lý điều hành dự án.
- Xây dựng Hướng dẫn phương thức thực hiện quy trình quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục
3.2.2.3. Các điều kiện thực hiện
- Chủ trương, chính sách của Bộ Giáo dục và đào tạo về xây dựng và thực hiện các quy trình sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục
3.2.3. Xây dựng và triển khai Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong các cơ sở giáo dục
3.2.3.1. Mục đích của giải pháp
- Giúp cho các cấp quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục cĩ cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn của các đơn vị, cá nhân sử dụng nguồn vốn.
- Bộ tiêu chí được xây dựng và triển khai sẽ giúp cho cấp chủ quản (Bộ giáo dục và đào tạo) cĩ hệ thống thơng tin về năng lực thực hiện dự án của các cơ sở sử dụng nguồn vốn.
- Giúp cho đơn vị chủ quản và các cơ sở sử dụng nguồn vốn dễ dàng quản lý và xác định được hiệu quả sử dụng nguồn vốn bằng các chỉ số định tính và định lượng.
- Bộ tiêu chí là cơ sở để các cấp quản lý và đơn vị sử dụng phát triển năng lực thực hiện dự án của các tổ chức quốc tế và sử dụng hiệu quả nguồn vốn trong cơ sở sử dụng.
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Nội dung của Giải pháp
* Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục
Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại (ODA) trong cơ sở giáo dục được xây dựng trên các nội dung quản lý sử dụng và được xác định trên các tiêu chí và chỉ số cụ thể.
Tiêu chí 1: Phân cấp quản lý nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại ODA trong cơ sở giáo dục
Chỉ số 1: Tính hợp phápđịi hỏi việc phân cấp được thực hiện đúng quy định
của pháp luật.
Chỉ số 2: Tính hợp lý của phân cấp địi hỏi việc phân cấp phù hợp với điều
kiện thực tế của các cơ sở giáo dục sử dụng nguồn vốn ODA.
Chỉ số 3: Tính hiệu quả của việc phân cấp quản lý thể hiện ở hiệu quả quản
Tiêu chí 2: Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục của cơ quan chủ quản sát thực với tình hình thực tế của đơn vị thụ hưởng
Chỉ số 1: Xác đinh chuẩn xác các căn cứ xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn
vốn ODA tại các cơ sở sử dụng nguồn vốn ODA (Kế hoach đầu tư phát triển của cơ sở, Chức năng phù hợp để sử dụng nguồn vốn, điều kiện và mục đích sử dung nguồn vốn ODA,.....)
Chỉ số 2:Xác định các mục tiêu rõ ràng về sử dụng các nguồn vốn của các cơ
sở giáo dục sử dụng nguồn vốn
Chỉ số 3:Xây dựng các giải pháp sử dụng hiệu quả các nguồn vốn ODA Tiêu chí 3: Tổ chức sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục thực hiện theo quy trình thực hiện dự án chặt chẽ
Chỉ số 1: Thống nhất nguyên tắc và quy trình thực hiện dự án giữa cơ quan
chủ quản và cơ sở giáo dục sử dụng nguồn vốn
Chỉ số 2: Cĩ cơ chế và quy trình phối hợp giữa Ban điều hành dự án của
đơn vị chủ quản và đơn vị thụ hưởng
Chỉ số 3: Điều chỉnh từng phần kế hoạch khi cần thiết nhằm điều chỉnh một
số chỉ tiêu phù hợp với khả năng nguồn vốn
Chỉ số 4: Đào tạo, bồi dưỡng thường thường xuyên đội ngũ nhân sự tham
gia quản lý và chuyên trách đáp ứng yêu cầu của dự án
Tiêu chí 4:Chỉ đạo, giám sát thực hiện sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục
Chỉ số 1: Chỉ đạo, giám sát sử dụng nguồn vốn qua hệ thống quản lý điều
hành thơng tin về các nguồn vốn
Chỉ số 2: Xây dựng các chính sách và điều kiện hỗ trợ về sử dụng các nguồn
vốn trước, trong và sau dự án
Chỉ số 3: Hồn thiện về quản trị hệ sinh thái sử dụng nguồn vốn từ Ban diều
hành dự án và các cơ sở vệ tinh của đơn vị thụ hưởng
Tiêu chí 5: Kiểm tra, đánh giá sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục
Chỉ số 1: Cĩ hệ thống thơng tin giám sát sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng
hồn lại trong giáo dục theo từng giai đoạn của vịng đời dự án
Chỉ số 2: Xây dựng các tiêu chí đánh giá về hiệu quả sử dụng các nguồn vốn
viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục theo từng giai đoạn của vịng đời dự án
Chỉ số 3: Xây dựng và thực hiện quy trình kiểm tốn tài chính với hoạt động
kiểm tốn thực hiện các chương trình dự án ODA
Chỉ số 4: Cung cấp các thơng tin kết quả phản hổi sau khi dự án kết thúc cho
đơn vị thụ hưởng và cĩ bản đề xuất các phương án sử dụng nguồn vốn của giai đoạn hậu dự án.
Tiêu chí 5: Đảm bảo tính phối hợp giữa cơ quan chủ quản và đơn vị thụ hưởng trong quản lý sử dụng nguồn vốn trong cơ sở giáo dục
Chỉ số 1: Xây dựng được cơ chế phân cấp trách nhiệm trong quản lý theo mơ
hình quản lý dự án vệ tinh
Chỉ số 2: Đánh giá theo định kỳ về sự phối hợp giữa cơ quan chủ quản và
đơn vị sử dụng nguồn vốn
Chỉ số 3: Sử dụng hệ thống văn bản thể hiện rõ ràng về điều chỉnh trong quá
trình phối hợp giữa cơ quan chủ quản và cơ sở sử dụng nguồn vốn.
Để thưc hiện tốt hoạt động quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại cần phải dựa trên 5 tiêu chí cơ bản và 20 chỉ số. Các chỉ số này sẽ được thực hiện trong thực tiễn bằng các minh chứng cơng việc thực hiện cụ thể và cĩ các tài liệu, điều kiện thực hiện cụ thể.
* Xây dựng quy trình thực hiện Bộ tiêu chí
- Cơ quan chủ quản (Bộ giáo dục và đào tạo) phải cĩ những hoạt động tích cực làm thay đổi nhận thức của các cơ sở giáo dục sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại khi áp dụng Bộ tiêu chí. Cụ thể:
+ Nhận thức được mục đích của Bộ tiêu chí khi sử dụng vào cơng tác quản lý sử dụng nguồn vốn và các đơn vị sử dụng nguồn vốn.
+ Tăng cường cho các thành viên cĩ kiến thức về những tiêu chí đánh giá quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại khi áp dụng triển khai với Bộ tiêu chí.
+ Các đơn vị chủ quản nguồn vốn và đơn vị thụ hưởng dự án cần tập huấn để cĩ thể nắm được nguyên tắc, cách thức và quy trình kỹ thuật sử dụng Bộ tiêu chí trước, trong và sau q trình sử dụng nguồn vốn.
- Lãnh đạo của đơn vị chủ quản và đơn vị thụ hưởng vận hành Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn cần bám sát các kỹ thuật thực hiện Bộ tiêu chí theo các tiêu chí quản lý . Cụ thể:
+ Vận hành theo những nguyên tắc sử dụng Bộ tiêu chí và xây dựng các thang đo của Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục.
+ Triển khai đánh giá quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục trên 05 tiêu chí và 20 chỉ số thực hiện.
+ Tổng hợp thống kê số liệu đánh giá để phân tích kết quả của cơng việc đã triển khai.
+ Tổng kết và đánh giá những kết quả đã đạt được của các cơ sở thụ hưởng nguồn vốn thơng qua số liệu đã thu tập qua cuộc khảo sát đánh giá bằng tiêu chí. - Lãnh đạo của cơ quan chủ quản và đơn vị thụ hưởng điều chỉnh và chuẩn hĩa Bộ tiêu chí đánh giá quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục
phù hợp với điều kiện của đơn vị thụ hưởng nguồn vốn trên cơ sở những kết quả đánh giá cĩ được.
+ Chuẩn hĩa về mặt nội dung và hình thức của Bộ tiêu chí. + Chuẩn hĩa về cách thức triển khai Bộ tiêu chí.
+ Chuẩn hĩa về nguyên tắc khi vận hành Bộ tiêu chí
+ Chuẩn hĩa về những item đánh giá được xây dựng trong Bộ tiêu chí Cách thức thực hiện giải pháp
- Đơn vị chủ quản và đơn vị thụ hưởng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục cần phải phân cơng những người cĩ kinh nghiệm từng tham gia các dự án của đơn vị chủ quản và được đưa ra đề xuất xây dựng kế hoạch áp dụng Bộ tiêu
chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong cơ sở giáo dục
+ Xây dựng kế hoạch tập huấn tăng cường nhận thức cho các chuyên viên phụ trách dự án về Bộ tiêu chí
+ Cĩ kế hoạch đưa nội dung quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại vào lồng ghép trong các hoạt động thực hiện dự án để giám sát tốt hiệu quả nguồn vốn.
+ Các đơn vị chủ quản và các đơn vị thụ hưởng xây dựng kế hoạch báo cáo về sử dụng nguồn vốn trên các tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn và chia theo lộ trình và quy định sau khi được phê duyệt dự án
- Lãnh đạo đơn vị chủ quản và đơn vị thụ hưởng nguồn vốn tổ chức thực hiện triển khai Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại. Cụ thể:
+ Các chỉ số thực hiện trong bộ tiêu chí cần phải thể hiện cụ thể hĩa thành các cơng việc thực hiện cĩ thể đo đếm được dựa trên yêu cầu sử dụng nguồn vốn
một cách cụ thể theo mục tiêu của các dự án.
+ Phân cấp quản lý sử dụng nguồn vốn cho cho các đơn vị thụ hưởng trên cơ sở xây dựng chính sách và các cơng cụ quản trị nguồn vốn thống nhất từ cấp chủ quản. Đồng thời cĩ chuyên viên điều phối trực tiếp để phát huy tính đồng bộ và phối hợp giữa các dự án của đơn vị chủ quản đang điều phối về sử dụng các điều kiện, con người, thơng tin, kết quả dự án khác,...
- Lãnh đạo đơn vị chủ quản giám sát, chỉ đạo thực hiện Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn khơng hồn lại bằng các cơ chế, chính sách khuyến khích các đơn vị thụ hưởng giải ngân nhanh và đáp ứng chất lượng kết quả đầu ra của dự án.
- Kiểm tra đánh giá việc vận hành Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục được thực hiện theo nguyên tắc đánh giá như sau:
+ Lãnh đạo đơn vị chủ quản phải thực hiện đúng quy trình vận hành của Bộ tiêu chí từ khâu: cho điểm, cách thức đưa vào lồng ghép nội dung thực hiện và kết quả đầu ra của các dự án
+ Các nội dung Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn phải được Lãnh đạo và chuyên viên Ban điều hành dự án của cơ quan chủ quản, lãnh đạo các đơn vi thụ hưởng, Ban dự án và chuyên viên dự án tiếp nhận dễ dàng, thuận lợi và dễ thực hiện
+ Dựa trên các minh chứng thực hiện của Bộ tiêu chí: là quy trình thực hiện và kết quả đầu ra của dự án của các đơn vị thụ hưởng sẽ cĩ sự điều chỉnh và hồn thiện hoạt động quản lý dự án
+ Ra các quyết định quản lý về sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại trong giáo dục gắn với các nội dung đánh giá trong tiêu chí để phát huy các mặt mạnh, điều chỉnh các lệch lạc hoặc xử lý các vi phạm trong tổ chức và quản lý các hoạt động
3.2.3.3.Các điều kiện thực hiện
- Để vận dụng Bộ tiêu chí quản lý sử dụng nguồn vốn viện trợ khơng hồn lại một cách hiệu quả và khoa học thì cần phải cĩ tính thống nhất chỉ đạo từ các cấp quản lý và gắn liền với nhu cầu và điều kiện thực tế của nhà trường.