CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
5.2 Các hàm ý quản trị và các kiến nghị
Với tốc độ nền kinh tế, đời sống, lối sống sinh hoạt thay đổi như hiện nay. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19, các tổ chức nói chung, nhà nước nói riêng cần nâng cấp kết quả làm việc, nâng cấp mục tiêu đề ra. Nâng cấp các nhân tố để tăng kết quả làm việc, thay đổi thói làm việc của cơng chức là một điều rất quan trọng. Do đó, quyết định thay đổi cải tiến của ban quản lý Huyện Đức Cơ, Tỉnh Gia Lai có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và kết quả làm việc của công chức. Đây là một quá trình tốn rất nhiều thời gian và cơng sức. Kết quả làm việc của công phụ thuộc vào nhiều nhân tố, dưới đây tác giả sẽ đưa ra một số đề xuất hàm ý quản trị mang tính chất tham khảo cho các cá nhân, đơn vị, phòng ban tại Huyện Đức Cơ. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình hoạt động của các cá nhân, đơn vị tổ chức, phòng ban cũng như bối cảnh thị trường khác nhau nên xem xét và hiệu chỉnh cho phù hợp.
5.2.1 Yếu tố “Phân tích cơng việc”
Đây là yếu tố tác động đứng thứ 3 đến “Kết quả làm việc” (𝛽 𝑐ℎ𝑢ẩ𝑛 ℎó𝑎 = 0,206) và có giá trị trung bình là 3,48298, có nghĩa là “Phân tích cơng việc” chưa được chú tâm cao, chứng tỏ ban quản lý và công chưa chưa quan tâm nhiều đến “Phân tích cơng việc”. Đặc biệt đối với quy trình làm việc, để thực hiện tốt công việc trước tiên bản thân cơng chức phải hiểu rõ vị trí cơng việc mình cần làm là gì, có trách nhiệm ra sao thì mới có đáp ứng được nhu cầu mà ban quản lý u cầu về cơng việc hết mức có thể, nhanh gọn, kết quả cao. Thiết lập bảng mô tả công việc kỹ càng trước khi giao việc, rút ngắn thời gian làm sai hoặc làm thiếu do không nắm chắc. Bên cạnh đó giảm thời gian làm sai do không hiểu mà phải làm lại.
Hiện tại Huyện Đức Cơ có 109 bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho 109 vị trí cơng việc của các đơn vị hành chính trên địa bàn gồm: kế tốn, văn thư, hộ tịch, xây dựng, thống kê, … Những nhân tố cần thiết đều được thể hiện trên một bảng mô tả công việc đạt chuẩn như là nhiệm vụ, trình độ chun mơn, kỹ năng, tin học, ngoại ngữ.
Tuy nhiên bảng mô tả cơng việc hiện có cịn thiếu về mơ tả mối quan hệ cơng việc và điều kiện làm việc, khối lượng cơng việc. Vì vậy ban quản lý cần cập nhật để có một bảng mơ tả hồn chỉnh và phù hợp. Ví dụ, bảng mơ tả cơng việc chuyên viên văn thư cần mô tả thêm mục điều kiện làm việc, mối quan hệ công việc và các yêu cầu về kiến thức quản trị văn phòng, lưu trữ văn thư, soạn thảo văn bản có các kỹ năng trình bày văn bản, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm. Bảng mơ tả công việc của các chức danh cần dựa
76
trên các phương pháp phân tích cơng việc như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát công chức thực hiện công việc và nhật ký công việc để thu thập thơng tin đầy đủ và chính xác viết bảng mơ tả cơng việc. Qua mỗi năm sẽ có sự thay đổi về thực tế nên cần phải cập nhật bảng mô tả theo năm để đảm bảo bám sát thực tế làm việc. Khi thực hiện soạn đề thi và câu hỏi tuyển chọn phỏng vấn ứng viên mới, định hướng nghề nghiệp cho công chức cũng cần áp dụng bảng mô tả cơng việc. Để dễ dàng thiết kế các chương trình đào tạo nâng cấp chun mơn tăng kết quả làm việc.
5.2.2 Yếu tố “Tuyển dụng”
Đây là yếu tố tác động tích cực mạnh đến “Kết quả làm việc” của công chức. Thống kê mơ tả cho thấy giá trị trung bình của biến quan sát từ [3,3794; 3,6631]. Trong đó, biến quan sát “Cấp quản lý của các phòng ban và phòng nhân sự cùng tham gia vào công tác
tuyển dụng” đạt giá trị trung bình cao nhất. Do đó, huyện Đức Cơ cần quan tâm hơn đến
việc có góp mặt của chuyên gia vào các buổi phỏng vấn tuyển dụng. Thực hiện các cuộc khảo sát tham khảo ý kiến của các chuyên gia tuyển dụng và đóng góp của các chuyên gia và mong muốn yêu cầu của chuyên gia với các ứng viên để chọn lọc ứng viên có năng lực phù hợp. Từ đó, ban quản lý tổng hợp lại những ý kiến và đóng góp những ý kiến phù hợp để thiết kế các yêu cầu tuyển dụng phù hợp với tiêu chí của ban quản lý về nhu cầu tuyển dụng công chức.
Huyện Đức Cơ, Tỉnh Gia Lai cần thực hiện từng bước và triệt để trong công tác đổi mới tuyển dụng cán bộ công chức viên chức (CBCCVC). Tổ chức thi thí điểm tại một số đơn vị, cũng như đối với các vị trí lãnh đạo cũng tổ chức thi tuyển để đảm bảo độ công bằng, công. Và cuộc thi tuyển hoặc tổ chức xét tuyển phải dựa vào những ý kiến đóng góp của các chuyên gia tuyển dụng với mục tiêu tìm được người giỏi, có tài năng và cơng vụ. Cả quy trình đều dựa vào bảng mô tả công việc, và mời chuyên gia tuyển dụng tham gia vào các buổi tuyển dụng vị trí quản lý, vị trí chủ chốt. Tuy vậy cần phải cải tiến để quy trình tuyển dụng vẫn đảm bảo tính chun nghiệp, chính xác mà cịn tối thiểu chi phí, khoản chi phí phù hợp với từng vị trí. Đối với vị trí càng quan trọng thì chi phí càng cao để được sử dụng các phương pháp tuyển dụng chuyên nghiệp mà các chuyên gia hàng đầu mang lại.
Bên cạnh đó, Huyện cần ban hành sơ đồ tuyển dụng, để căn cứ vào đó mà có thể hướng dẫn các đơn vị hành chính nắm được và đồng nhất. Quy trình tuyển dụng gồm các
77
bước: huyện đề xuất nhu cầu tuyển công chức; Sở Nội Vụ của tỉnh phê duyệt; tổ chức thi tuyển công chức; chấm thi tuyển công chức; thông báo kết quả thi; ra quyết định công nhận kết quả thi; quyết định tuyển dụng và bố trí cơng việc. Huyện cũng cần kiến nghị với Sở Nội vụ bổ sung thêm một số bước vào quy trình để đảm bảo quy trình tuyển dụng chặt chẽ hơn như thông báo tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn tuyển chọn, tham khảo về ứng viên, đào tạo cho nhân viên mới, thử việc. Trong quy trình tuyển dụng cần xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị hành chính trên địa bàn huyện, Phòng nội vụ của huyện, UBND huyện và Sở Nội vụ. Các đơn vị hành chính có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển cơng chức, bố trí cơng việc và đánh giá thử việc. Phịng nội vụ của huyện duyệt nhu cầu tuyển công chức, tổ chức thi tuyển, đào tạo công chức. Sở Nội vụ duyệt kế hoạch tuyển công chức của huyện, xây dựng đề thi và giám sát q trình thi tuyển cơng chức.
5.2.3 Yếu tố “Đào tạo”
Đây là yếu tố tác động tích cực đứng thứ 4 đến “Kết quả làm việc” của công chức. Thống kê mơ tả cho thấy giá trị trung bình của biến quan sát từ [3,6489; 3,7801]. Trong đó, biến quan sát “Nhu cầu đào tạo ở Cơ quan được xác định dựa vào kết quả làm việc
của nhân viên” đạt giá trị trung bình cao nhất. Do đó, huyện Đức Cơ cần quan tâm hơn
đến việc mở các khóa đào tạo phù hợp để nâng cao nghiệp vụ cho cơng chức, và phải phù hợp trình độ năng lực.
Hiện tại Huyện Đức Cơ chưa chú trọng thay đổi nhiều khóa đào tạo phù hợp. Tuy nhiên đây là nhân tố ảnh hưởng tích cực đứng thứ 4, vì vâỵ cần sắp xếp thay đổi theo 4 bước sau:
- Bước 1: Xác định mục đích đào tạo;
- Bước 2: Sau khi xác định được mục đích, sẽ lập kế hoạch;
- Bước 3: Tổ chức các buổi đào tạo theo đúng kế hoạch, đáp ứng mục đích;
- Bước 4: Để các buổi đào tạo đạt hiệu quả, cần tổ chức buổi đánh giá sau đào tạo. Vừa củng cố kiến thức đào tạo cho cơng chức, vừa xem xét ưu nhược điểm của khóa đào tạo để cải thiện chương trình đào tạo tiếp theo.
Cứ hàng năm, ban tổ chức thực hiện tuần hồn 4 bước thì sẽ cải thiện được chất lượng đào tạo, chuyên môn của công chức ảnh hưởng trực tiếp đến nâng cao “kết quả làm việc”. Đối với bước 1 làm thế nào để xác định mục đích cần đào tạo, ban quản lý cần dựa vào bảng mơ tả cơng việc và phân tích. Ví dụ: mở chương trình đào tạo cho chuyên viên
78
kế tốn tài chính về các nghiệp vụ kế tốn tài chính hành chính, các quy trình hạch tốn kế tốn của đơn vị, tin học văn phịng, phần mềm, các kỹ năng lập báo cáo và phân tích tài chính, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Tất cả quy trình đào tạo trên đều dựa vào những kỹ năng trong bảng mơ tả cơng việc vị trí “chun viên kế tốn tài chính”.
Ngồi ra chương trình đào tạo cịn được đánh giá thông qua kết quả làm việc. Ban quản lý sẽ quan sát và đánh giá quá trình, kết quả làm việc của một cá nhân, để phát hiện ra lỗi và điểm yếu cần cải thiện và bồi dưỡng. Vì vậy, chương trình đào tạo cũng được dựa trên đánh giá cơng việc. Ví dụ, cơng chức phụ trách văn thư thường mắc lỗi về lưu giữ cơng văn, kiểm sốt cơng văn chuyển đi thì cần đào tạo lại về lưu giữ cơng văn, kiểm sốt cơng văn chuyển đi để công chức thực hiện công việc kết quả tốt hơn. Và tất nhiên chương trình đào tạo dựa vào yếu tố cũng phải đi kèm thay đổi theo hằng năm, vì mỗi năm với thực tiễn thì sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau.
Huyện sẽ phân cấp cho chương trình đào tạo bên ngoài và tại chỗ. Ban quản lý khuyến khích đào tạo tại chỗ cho các cơng chức mới tuyển và các vị trí mà cơng chức chưa nắm vững cơng việc. Các lớp học bên ngồi về nghiệp vụ chun mơn thì sẽ được khuyến khích các cơng chức nắm giữ vị trí quản lý tham gia. Hằng năm Huyện cần lập bảng báo cáo tổng kết các chương trình đào tạo tại chỗ và bên ngoài mà một năm qua đã tổ chức và cử công chức tham gia, để đánh giá mức độ thay đổi trong chuyên môn của công chức và kết quả làm việc.
5.2.4 Yếu tố “Đánh giá kết quả làm việc”
Đây là yếu tố tác động yếu nhất đến “Kết quả làm việc” của công chức. Thống kê mô tả cho thấy giá trị trung bình của biến quan sát từ [3,5851; 3,6631]. Trong đó, biến quan sát “Đánh giá kết quả làm việc của Anh/Chị được thực hiện công bằng” đạt giá trị trung bình cao nhất. Do đó, huyện Đức Cơ cần quan tâm hơn đến việc đánh giá kết quả làm việc một cách công bằng. Thực hiện các cuộc khảo sát và các buổi đánh giá có mặt của các thành viên ban quản lý để đảm bảo tính cơng bằng cho đánh giá. Từ đó, ban quản lý tổng hợp lại những ý kiến và đóng góp những ý kiến phù hợp để thiết kế các yêu cầu trong đánh giá công việc đạt chuẩn.
Ban quản lý của Huyện Đức Cơ cần được thiết lập kỹ năng đánh giá, thiết bảng tiêu chuẩn để đánh giá. Và tiêu chuẩn đánh giá trước khi xây dựng sẽ được phát triển từ bảng mô tả công việc và chỉ tiêu đưa ra cho từng vị trí vào đầu kỳ. Ví dụ: cơng chức phụ trách
79
văn thư cần được đánh giá dựa vào số công văn soạn không mắc lỗi, số lần soạn văn đúng hạn, số công văn lưu trữ đúng quy định, số lần tn thủ quy trình tieps nhận cơng văn. Các tiêu chuẩn cũng cần có thang điểm và chia ra thành các mức điểm cùng với chuẩn cần đạt của các mức điểm.
Để nắm được kết quả để đánh giá, ban quản lý cần quy định những buổi báo cáo công việc cụ thể 1 tuần 1 lần bằng văn bản, hoặc qua các cuộc họp hằng tháng. Và việc giám sát công việc hằng ngày của công chức sẽ được theo dõi bằng cấp quản lý của bộ phận hành chính. Ngồi ra tiêu chí đánh giá còn dựa vào phản ánh của người dân và đồng nghiệp về cơng chức để đảm bảo tính khách quan. Vậy để đánh giá kết quả công việc của một công chức dựa vào những yếu tố sau: tiêu chuẩn đánh giá, bảng báo cáo công việc/ báo cáo qua các cuộc họp, phản ánh từ người dân và đồng nghiệp.
Ngoài cách truyền thống như đã nêu trên, Nhóm tác giả cũng muốn đề xuất ban quản lý kết hợp sử dụng phương pháp đồ thị MBO và 360°. Sử dụng phương pháp này tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá được thực hiện chính xác hơn. Phương pháp MBO là phương pháp mà ban quản lý sẽ cùng bàn luận với công chức để đề ra các mục tiêu cho công việc cho kỳ kế tiếp, cụ thể là ban quản lý bàn luận cùng công chức để bàn luận về:
- Xác định trong cơng việc có những yếu tố chính nào. - Đề ra các mục tiêu cụ thể cho kỳ kế tiếp.
- Kế hoạch các hành động thực hiện mục.
Vào kỳ sau, ban quản lý dựa vào các các mục tiêu đã đề ra ở đầu kỳ và đánh giá. Đối với phương pháp đánh giá 360° là phương pháp ban quản lý tiếp nhận ý kiến
phản hồi từ các đồng nghiệp và người dân về một cơng chức, và quy trình này được tiến hành bí mật. Ban quản lý sẽ tạo một biểu mẫu khảo sát trực tuyến và được gửi đến 8-12 người, và bảng khảo sát ẩn danh sẽ bao gồm những câu hỏi liên quan đến đánh giá về năng lực làm việc của một công chức.
5.2.5 Yếu tố “Thù lao lao động”
Đây là yếu tố tác động tích cực mạnh thứ 2 đến “Kết quả làm việc” của công chức. Thống kê mô tả cho thấy giá trị trung bình của biến quan sát từ [3,5284; 3,7801]. Trong đó, biến quan sát “Thu nhập của Anh/Chị đảm bảo được mức sống hàng ngày” đạt giá trị trung bình cao nhất. Do đó, huyện Đức Cơ cần quan tâm hơn đến mức lương của cơng chức có đảm bảo được nhu cầu về đời sống hàng của công chức hay không.
80
Hiện tại tiền lương công chức ở Huyện Đức Cơ đang tính theo hệ thống của Nhà nước quy định. Tuy nhiên trong thời gian sắp tới, Huyện nên kiến nghị với Nhà nước về tăng lương cho các cơng chức có thâm niên và có kết quả cơng việc vượt trội, hoặc các cơng chức đạt danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở”, “Lao động tiên phong”. Và kiến nghị về các khoản phụ cấp vì so với mặt bằng chung với các cá nhân làm cho doanh nghiệp thì cơng chức tại Huyện Đức Cơ có mức lương thấp hơn. Chế độ phúc lợi, Huyện vẫn nên tiếp tục duy trì đặc biệt các chế độ phúc lợi cơ bản như: BHXH, BHYT, nghỉ lễ và nghỉ phép. Trong việc khen thưởng, Huyện cần thực hiện khen thưởng công bằng và công minh, không được xuất hiện ngoại lệ. Để cho CBCCVC vẫn duy trì tinh thần làm việc, góp phần nâng cao kết quả làm việc.