Nghĩ đến Kaizen ở thời gian đầu người ta thường hay biết đến với các cải tiến ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất, nổi tiếng ở Nhật như: Toyota, Honda, Suzuki, Canon,…Nhưng với tính ứng dụng cao và hiệu quả vượt trội Kaizen dần được áp dụng vào các lĩnh vực khác như: dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,.. ở khắp nơi trên thế giới, trong đó có các cơng ty, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, cơng nghệ tại Việt Nam.
Một q trình của Kaizen được bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ, thực hiện một cách lâu dài qua thời gian để mang lại kết quả ấn tượng. Ngược lại, với các doanh nghiệp Phương Tay là tập trung vào các thay ý tưởng lớn có hiệu quả tức thời ngắn hạn. Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích:
Lợi ích hữu hình:
- Những kết quả to lớn được tạo ra sau một quá trình lâu dài thực hiện các ý tưởng nhỏ.
- Tăng năng suất lao động, tập trung cải thiện quá trình sản xuất, vận hành doanh nghiệp thông qua việc giảm thiểu các lãng phí.
Lợi ích vơ hình:
- Tạo động lực cho sự phát triển cá nhân, tăng tính sáng tạo và tư duy cải tiến từ đó giúp cho nhân viên có động lực phát triển cơng việc, sự nghiệp.
- Từ q trình làm việc cải tiến lâu dài, tạo nên tinh thần làm việc nhóm, gắng kết nhân viên, tạo nên nội bộ vững chắc.
- Xây dựng nên nền văn hóa tiết kiệm, sáng tạo và nhất là tinh thần bền bỉ kiên nhẫn trong cơng việc, tạo nên tính hiệu quả cao và bền vững.
1.4.2. Standard Work - Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Định nghĩa: Tiêu chuẩn thực hiện công việc là những hướng dẫn công việc
được truyền đạt một cách rõ ràng và chi tiết nhất để tránh sự mâu thuẫn và giả định sai về cách thức thực hiện cơng việc (Benjamin Sweeney, 2019).
Mục tiêu: Tiêu chuẩn hóa trong thực hiện cơng việc là việc các hoạt động sản
chỉnh một cách có chủ ý. Khi các thủ tục khơng được tiêu chuẩn hóa cao, người lao động có thể có những ý kiến khác nhau về cách thực hiện đúng thủ tục và dẫn đến các giả định sai. Mức độ tiêu chuẩn hóa quy trình cao cũng giúp các cơng ty dễ dàng mở rộng sản xuất hơn bằng cách tránh những gián đoạn mà họ có thể gặp phải do thiếu các quy trình được tiêu chuẩn hóa.
- Trình tự cơng việc chuẩn: là một quy trình mà nhân viên sản xuất phải tuân theo
để thực hiện công việc đúng và hiệu quả nó bao gồm các hành động và các bước công việc được mô tả chi tiết, rõ ràng giúp cho tất cả công nhân thực hiện công việc của họ theo đúng trình tự và hạn chế sự khác biệt có thể dẫn đến lỗi sản phẩm.
- Thời gian chuẩn: Tần suất với đơn vị thời gian là thước đo cho mỗi khi một sản
phẩm được tạo ra. Thời gian hoàn thành sản phẩm được sử dụng để mô tả mức độ nhanh hay chậm của một quy trình cần được duy trì ở các giai đoạn khác nhau. Từ đó đánh giá được năng lực cũng như năng suất đáp ứng của quy trình so với kế hoạch sản xuất.
- Tồn kho chuẩn: là số lượng nguyên liệu, nguồn lực tối thiểu cần thiết để giữ cho
dây chuyền hoặc quá trình hoạt động ở cường độ mong muốn bao gồm cả số lượng nguyên liệu đang được sản xuất trên dây chuyền. Mức tồn kho tiêu chuẩn cần được xác định rõ ràng, vì một lượng nguyên liệu tối thiểu trong dây chuyền sản xuất phải được duy trì để tránh sự chậm trễ trong quá trình do thiếu nguyên liệu.
1.4.3. 5S - Phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc
Trong hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh, việc quản lý, sắp xếp môi trường làm việc là hết sức cần thiết, điều này giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn. Một phương pháp phổ biến mà nhiều người hay áp dụng đó là 5S viết tắt từ 5 chữ S trong tiếng anh: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain (Isao Kato, Art Smalley, 2020).
- Sort: nghĩa là Sàng lọc, đây là bước đầu tiên của phương pháp nhưng cũng rất
bị, sau đó tiến hành chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết cho công việc hiện tại.
- Set in order: nghĩa là Sắp xếp, ở bước này sẽ giúp cho mọi thứ trở nên gọn gàng,
ngăn nắp hơn. Mỗi khi cần dùng đến sẽ dễ dàng tìm thấy tránh lãng phí thời gian tìm kiếm.
- Shine: nghĩa là Sạch sẽ, giữ cho các thiết bị, máy móc, vật dụng trong tình trạng
khơng có bụi bẩn, dầu nhớt. Tạo thói quen thường xuyên vệ sinh, lao chùi, dọn dẹp tránh xa các nơi ô nhiễm, xây dựng một không gian nơi làm việc trong lành, sạch sẽ, sáng tạo để làm việc hiệu quả.
- Standardize: nghĩa là Săn sóc, xem mọi thứ phục vụ trong cơng việc như một
món đồ q giá của mình, để bảo vệ, săn sóc chúng, giữa chúng ln trong tình trạng tốt nhất.
- Sustain: nghĩa là Sẵn sàng, duy trì tác phong chuyên nghiệp, một thái độ và tư
duy đúng đắn tạo thành thói quen tự giác trong cơng việc, ln trong trạng thái tốt nhất về nguồn lực và trang thiết bị để sẵn sàng tham gia vào các hoạt động sản xuất.
Ý nghĩa của hoạt động 5S
5S không chỉ là phương pháp tăng hiệu quả của các hoạt động sản xuất mà nó cịn giúp cho mọi người tạo ra một mơi trường làm việc sạch đẹp, gọn gàng và tiện lợi. Ngồi ra, cịn một số lợi ích như:
- Nhân viên làm việc trong môi trường và sức khỏe được đảm bảo
- Thao tác công việc dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian làm việc hơn. - Văn hóa doanh nghiệp theo xu hướng hịa đồng, cởi mở giúp nâng cao tinh thần
làm việc.
- Chất lượng công việc cũng như cuộc sống được nâng tầm. - Nâng cao năng suất lao động cho nhân viên.
Mặt khác, 5S còn được áp dụng rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất lao động trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 1.4.4. VSM - Sơ đồ chuỗi giá trị
VSM tên đầy đủ là “Value Stream Mapping” là một trong những công cụ được sử dụng để tạo một bản đồ quy trình quan cho tất cả các thành phần cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ từ khâu mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến xuất kho hàng thành phẩm. VSM sử dụng ký hiệu, đường dẫn, hình ảnh để mơ tả các hoạt động của một quy trình vận hành sản xuất (Benjamin Sweeney, 2019)
VSM chứa tất cả các yếu tố từ nguyên vật liệu, cơ sở vật chất đến con người, được thể hiện dưới dạng các thông tin và các bước cần thiết dưới dạng một sơ đồ. Mục đích cơ bản của bản đồ chuỗi giá trị là phát hiện và giảm các lãng phí trong hoạt động sản xuất của một quy trình lớn qui mơ nhà máy hay tập đồn.
Những lợi ích của VSM
- Dễ dàng nắm bắt và hiểu được một quy trình sản xuất từ khâu mua nguyên vật liệu đến công đoạn cuối là xuất kho thành phẩm một cách trực quan nhất.
- VSM giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo phát hiện các lãng phí trong q trình của mình từ đó tìm ra ngun nhân và loại bỏ.
- Những yếu tố, thao tác, công đoạn không tạo ra giá trị sẽ được VSM chỉ ra và loại bỏ.
- Phát hiện kịp thời các sai sót, lỗ hổng để khắc phục và sửa chữa.
- Từ những điểm khuyết cần cải thiện mà VSM đưa ra, tận dụng cơ hội để đưa ra các ý tưởng, hành động cải tiến để nâng cao NSLĐ.
- Tiết kiệm, cắt giảm những chi phí khơng cần thiết, đẩy mạnh mục tiêu sản lượng nhưng vẫn giữ vững mục tiêu chất lượng tạo động lực nâng cao NSLĐ.
Một trong những mục tiêu quan trọng của VSM là giúp cho nhân viên, cấp lãnh đạo nhận ra được các cơ hội cải tiến trong quy trình hiện tại của mình. Phát hiện sự đứt quảng, nút thắt trong từng quy trình hay giữa các quy trình với nhau để có được các hành động khắc phục kịp thời. Đồng thời triệt tiêu các công đoạn, thao tác khơng tạo ra giá trị, gây lãnh phí, giảm các yếu tố về tồn kho từ đó giúp cho cơng ty có được một lộ trình thực hiện đúng đắn, tăng lợi nhuận sản xuất, nâng cao NSLĐ cho nhân viên.
Để có được những lợi ích trên, cần thực hiện VSM theo các giai đoạn sau:
Sơ đồ 1.1 Các giai đoạn thực hiện VSM
1.4.5. TPM - Bảo trì năng suất tồn diện
Bảo trì hay duy trì năng suất tồn diện trong các hoạt động sản xuất trong tiếng anh gọi là Total Productive Maintenance (TPM). TPM được sinh ra để tạo mối liên hệ hợp tác giữa các tổ chức, phòng ban nhất là giữa hoạt động của phịng bảo trì với các hoạt động sản xuất (Viện năng suất Viêt Nam, 2015)
Bảo trì là một hoạt động quan trọng khơng thể thiếu trong doanh nghiệp từ các hoạt động về bảo trì máy móc, dây chuyền sản xuất cho đến bảo trì các sản phẩm dịch vụ. Đặc biệt, trong lĩnh vực sản xuất TPM được xem như một kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kì nhằm đảm bảo tình trạng hoạt động của quy trình cũng như kiểm sốt sự cố trong q trình vận hành sản xuất.
Giai đoạn 2 Giai đoạn 4
Xây dựng sơ đồ chuỗi giá
trị hiện tại Nhận diện các cơ hội cải tiến
Phát triển sơ đồ chuỗi giá
trị tương lai Triển khai các mục tiêu và cải tiến
Sơ đồ chuỗi giá trị tương
lai
Mục tiêu của bảo trì năng suất tồn diện TPM
Bảo trì năng suất tồn diện có mục tiêu hết sức quan trọng, góp phần trực tiếp vào hiệu quả của q trình sản xuất, TPM tạo ra một mơi trường làm việc chuyên nghiệp về kỹ thuật mà ở đó khơng có sự cố cơ học trên các máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất cụ thể là: khơng có sự cố gây dừng máy, khơng có sản phẩm lỗi do dây chuyền tạo ra, khơng có hao hụt ngun vật liệu và nhất là khơng có tai nạn về con người liên quan đến máy móc, dây chuyền công nghệ. Điều này giúp cho hiệu năng của dây chuyền sản xuất tăng cao.
Bảng 1.1 Lợi ích của bảo trì năng suất tồn diện TPM
Lợi ích trực tiếp Lợi ích gián tiếp
- Tăng năng suất lao động cho quy trình sản xuất.
- Giảm hàng lỗi, hao hụt nguyên vật liệu trong q trình sản xuất
- Giảm chi phí cho các hoạt động khắc phục sự cố sản xuất và bảo trì.
- Giảm lượng hàng tồn thành phẩm, chi phí lưu kho, quản lý tồn kho.
- Giảm tai nạn lao động do tác động từ máy móc, dây chuyền sản xuất.
- Kỹ năng và kiến thức của nhân viên được cải thiện.
- Tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và an tồn.
- Tự tin vận hàng và kiểm sốt quy trình
- Tăng tư duy sáng tạo và tinh thần làm việc đội nhóm.
- Hình ảnh của nhân viên, nhà máy trở nên đẹp hơn.
- Sức cạnh tranh với đối thủ được nâng cao.
Các hoạt động chính của TPM
Bảo trì tự động (Autonomous Maintenance)
Người vận hành máy biết sửa chữa, bảo trì máy và nhận diện các hư hỏng ở một mức độ nhất định. Tự bảo dưỡng giúp người vận hành biết về kết cấu và chức năng của máy, hiểu về quan hệ giữa máy móc và chất lượng, quen với việc tuân thủ
nghiêm ngặt các quy định, từ đó phát hiện và chẩn đốn chính xác mọi bất thường của máy cũng như cách khắc phục nhanh chóng và phù hợp nhất.
Bảo trì có kế hoạch (Planned Maintenance)
Với tiêu chí “Phịng bệnh hơn chữa bệnh” việc bảo trì có kế hoạch là bảo trì khơng phải đợi khi có sự cố dừng máy hay bị lỗi, mà việc bảo trì này được thực hiện theo kế hoạch định kì, trong trường hợp máy vẫn đang hoạt động tốt nhưng nếu đến lịch bảo trì thì vẫn phải thực hiện để giúp cho tuổi thọ máy cao, giảm thời gian và chi phí khi có sự cố khẩn cấp.
Quản lý chất lượng (Quality Management)
Tạo ra các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng, quy trình kiểm sốt hàng hóa từ khâu nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm chuyển giao cho khách hàng. Tiếp nhận các khiếu nại về chất lượng cũng như chủ động tìm ra các điểm yếu trên quy trình hay sản phẩm để có kế hoạch ngăn ngừa lỗi phát sinh.
Cải tiến có trọng điểm (Focus Improvement)
Ưu tiên tập trung cải tiến những vấn đề có tính quan trọng then chốt trước. Bên cạnh đó khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ của từng cá nhân hoặc từng bộ phận.
Huấn luyện và đào tạo (Training and Education)
Để một phương pháp hay công cụ được áp dụng hiệu quả, cần có lực lượng nhân viên người thực hiện có trình độ, nên cần phải có các chương trình đào tạo chuẩn, giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả và chất lượng.
An toàn và sức khỏe (Safety & Health)
An tồn ln được đề cao và là điều kiện tiên quyết trong các doanh nghiệp hiện nay, với mục tiêu an tồn là trên hết, khơng có tai nạn lao động, khơng mắc các bệnh nghề nghiệp, không gây ô nhiễm môi trường và đặc biệt là an toàn của lao động là nhân viên sản xuất trực tiếp tại máy, dây chuyền sản xuất.
Để TPM hoạt động hiệu quả, không thể thiếu sự hỗ trợ từ các bộ phận khác trong quá trình sản xuất. Việc xử lý, thu thập, quan sát hay cung cấp các thông tin là cần thiết và rất quan trọng đối với bộ phận bảo trì khi thực hiện cơng việc.
Quản lý từ đầu (Initial Phase Management)
Chủ động quản lý mọi thứ ngay từ đầu sẽ giúp cho nhà quản lý, lãnh đạo hay thậm chí là nhân viên sản xuất ln tự tin và xử lý hiệu quả các trường hợp xảy ra. Từ đó ghi nhận, phân tích và cải thiện nó.
Tóm tắt Chương 1
Hiểu được các khái niệm cơ bản có liên quan đến việc nâng cao NSLĐ, đó sẽ là nền tảng vững chắc cho việc phân tích, đánh giá và chọn lọc các giải pháp phù hợp để nâng cao NSLĐ tại Công ty Ansell Việt Nam. Hiện nay, việc nâng cao NSLĐ trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là hết sức quan trọng và cần thiết. Đối với mỗi ngành nghề, sản phẩm khác nhau có các phương pháp tính NSLĐ khác nhau, nhưng quan trọng hơn hết là từ rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến NSLĐ, doanh nghiệp cần phải nhận ra được những yếu tố tác động đến NSLĐ đang tồn tại trong doanh nghiệp của mình, từ đó lựa chọn những cơng cụ, phương pháp phù hợp nhất để cải thiện NSLĐ cho hoạt động sản xuất.
Rất nhiều nghiên cứu trước đó đã tìm ra những nguyên nhân gây giảm NSLĐ, từ đó tiến hành phân tích các ngun do để tìm ra giải pháp cải thiện và nâng cao NSLĐ cho doanh nghiệp. Trong luận văn này, các dữ liệu về NSLĐ tại Công ty Ansell Việt Nam sẽ được tính trên cơng thức của phương pháp tính NSLĐ bằng hiện vật và thời gian. Các yếu tố tác động đến NSLĐ sẽ tập trung phân tích 5M, và cuối cùng là giải pháp đưa ra sẽ dựa trên các phương pháp nâng cao NSLĐ: Kaizen,