Lãng phí là bất cứ những gì liên quan đến hoạt động, vật liệu, quy trình hay tính năng nào đó theo quan điểm của khách hàng không tạo ra giá trị trên sản phẩm là dư thừa và cần được loại bỏ (Benjamin Sweeney, 2019).
- Lãng phí cần thiết: là các hoạt động không trực tiếp tạo ra giá trị cho sản phẩm nhưng cần thiết trong các hoạt động hay hỗ trợ sản xuất.
- Lãng phí khơng cần thiết: là tất cả các hoạt động, thao tác trong quá trình sản xuất nhưng không tạo ra giá trị cho sản phẩm, những yếu tố này cần được loại bỏ.
Lãng phí vận chuyển
Vận chuyển là việc di chuyển, mang, di dời nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ hay thành phẩm từ vị trí này đến vị trí khác, từ quy trình này sang quy trình khác để phục vụ cho các hoạt động nào đó trong sản xuất, kinh doanh.
Các công việc vận chuyển không tạo ra bất kì giá trị nào cho sản phẩm được coi là lãng phí do vận chuyển. Như việc vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm giữa các quy trình sản xuất, việc này sẽ gây mất thời gian cho các cơng đoạn, kéo dài q trình sản xuất gây ra các lãng phí khác, từ đó hiệu quả sản xuất khơng cao tác động trực tiếp đến năng suất lao động.
Lãng phí sản xuất dư thừa
Sản xuất hàng hóa thừa có hai dạng, sản xuất trước yêu cầu của kế hoạch hoặc sản xuất hàng hóa với số lượng nhiều hơn yêu cầu của khách hàng. Sản xuất thừa dẫn đến các nguy cơ về sản phẩm tồn kho, sản phẩm lỗi thời, suy giảm chất lượng hoặc khơng có khách hàng, dẫn đến việc phải hủy bỏ nếu qua thời gian quá lâu hoặc không bán được. Đây là loại lãng phí có tính chất rất nghiêm trọng ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu của cơng ty. Ngun nhân của sản xuất thừa có thể đến từ: dự báo sai nhu cầu của thị trường, sản xuất dự phịng q nhiều do khơng đảm bảo về mặt chất lượng, lên kế hoạch sản xuất không đúng với u cầu của đơn hàng.
Lãng phí chờ đợi
Quy trình sản xuất, năng lực sản xuất khơng cân đối giữa các khâu, là những nguyên nhân dẫn đến tình trạng chờ đợi trong q trình sản xuất. Việc bố trí vị trí khu vực sản xuất khơng phù hợp có thể dẫn đến tăng thời gian chờ đợi. Sắp xếp mặt bằng thiết bị, máy móc hay vị trí làm việc của nhân viên đóng vai trị rất quan trọng trong việc nâng cao cơng năng sử dụng và nâng cao hiệu suất hoạt động của máy. Nếu bố trí khơng hợp lý thì thời gian lao động không tạo ra giá trị gia tăng, thời gian chờ đợi tăng lên, máy móc thiết bị nhàn rỗi nhiều.
Lãng phí này có thể đến từ nhiều ngun nhân khác nhau: kế hoạch chưa tốt, tổ chức công việc chưa hợp lý, thiếu sự kiểm soát cần thiết trong quá trình sản xuất... đều là nguyên nhân giảm năng suất hoạt động sản xuất của doanh nghiệp
Lãng phí thao tác
Bố trí nơi làm việc khơng hợp lý. Không đủ không gian hoặc không gian được tổ chức kém. Dụng cụ, thiết bị, linh kiện, nguyên vật liệu ngổn ngang. Các hướng dẫn công việc tiêu chuẩn không phù hợp, giao tiếp kém từ cấp quản lý khiến nhân viên khó tiếp cận và thực hiện đúng công việc.
Các hoạt động thừa không tạo thêm giá trị cho sản phẩm làm lãng phí thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp. Do đó, loại bỏ lãng phí này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, năng suất hơn và thực hiện công việc dễ dàng hơn. Khuyến khích tham gia cải tiến hoặc lên tiếng nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào để giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn.
Lãng phí quy trình khơng cần thiết
Thực hiện các cơng việc, thao tác trong q trình sản xuất nhiều hơn yêu cầu của khách hàng, dù nó mang lại chất lượng tốt hơn hay có nhiều tính năng vượt trội hơn nhưng cũng được xem là lãng phí. Có thể đây là những cơng việc mà khách hàng khơng yêu cầu, không nằm trong tiêu chuẩn sản xuất và không được chi trả trên đơn vị sản phẩm làm ra, vì thế nó sẽ khơng được chú ý hay sử dụng. Mặc dù đây là hoạt động tạo ra giá trị nhưng khách hàng không quan tâm, nên không đem lại lợi nhuận mà cịn làm tăng chi phí, thời gian sản xuất.
Lãng phí tồn kho
Việc lưu trữ nguyên vật liệu, sản phẩm dỡ dang hay thành phẩm số lượng lớn trong quá trình sản xuất quá mức cần thiết dẫn đến tốn vị trí, chi phí bảo quản, quản lý dễ gây ra hư hỏng sản phẩm. Từ đó, việc mua hàng hóa, thiết bị hay trữ sản phẩm ở mức cần thiết vừa đủ sẽ gián tiếp giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí tạo ra lợi nhuận cho cơng ty.
Sản phẩm lỗi là những sản phẩm không đạt chất lượng, tùy thuộc vào từng loại sản phẩm mà có các tiêu chuẩn về chất lượng và quy định như thế nào là sản phẩm lỗi khác nhau. Sản phẩm lỗi, khuyết tật đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau như bị tác động bởi con người, máy móc, trang thiết bị, hay nguyên vật liệu đầu vào.
Khi số lượng sản phẩm lỗi, khuyết tật nhiều sẽ gây ra nhiều tổn thất lớn về thời gian và chi phí. Cụ thể, doanh nghiệp phải phân bổ nguyên vật liệu, nhân lực để sản xuất bù lại số hàng lỗi đó, bên cạnh đó phải bố trí nhân viên sản xuất đi kiểm tra và xử lý lại số lượng hàng lỗi, khuyết tật đang bị cô lập. Hơn nữa, nếu số lượng này quá lớn việc giao hàng trễ hay thiếu cho khách hàng có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.4. Các phương pháp nâng cao năng suất lao động
1.4.1. Kaizen - Cải tiến liên tục
Kaizen là một trong những triết lí nổi tiếng bắt nguồn từ Nhật, với tính hiệu quả và thành cơng cao nên đã được áp dụng rất nhiều công ty ở các nước khác nhau. Trong tiếng nhật: Kai có nghĩa là liên tục, Zen nghĩa là cải tiến, khi ghép hai từ này lại với nhau có thể hiểu là sự cải tiến liên tục (Isao Kato, Art Smalley, 2020).
Với tính chất “tích tiểu thành đại” đi từ những cải tiến nhỏ theo thời gian để tích góp những kết quả thành cơng to lớn khơng thể thiếu những con người kiên trì bền bỉ với tư duy sáng tạo từ đó đã tạo nên tính đặc trưng của Kaizen “Mọi thứ đều có thể cải tiến”.