Năm yếu tố này được gọi tắt là 5M là viết tắt của các từ: Man, Machine,
Measurement, Method, Material. Hiện nay, 5M là công cụ được áp dụng khá phổ
biến trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh nhất là trong các nhà máy sản xuất. Mặt khác, đây là một phương pháp được rất nhiều nhà lãnh đạo tin dùng trong công tác quản lý, cải thiện NSLĐ.
Ngồi ra, cịn một số nghiên cứu trong nước chỉ ra rằng NSLĐ còn phụ thuộc và bị tác động bởi các nhân tố khác như:
- Nhóm nhân tố bên ngồi: bao gồm mơi trường kinh tế thế giới, tình hình thị trường, cơ chế chính sách kinh tế của nhà nước. Thông thường, doanh nghiệp rất
khó để tác động lên nhóm nhân tố bên ngồi. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tìm cách để tận dụng tốt nhóm nhân tố này nhằm hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc phát triển sản xuất kinh doanh.
- Nhóm nhân tố bên trong: bao gồm nguồn lao động, vốn, cơng nghệ, tình hình và khả năng tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất.
- Cam kết của quản lý cấp cao, hướng đến khách hàng, quản trị nhân lực, quản trị sản xuất và mối quan hệ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên đây mới chỉ mơ hình nghiên cứu lý thuyết chưa có nghiên cứu thực nghiệm. (Nghiên cứu của Trần Thị Kim Loan - Bùi Nguyên Hùng, 2009) “Nghiên cứu các yếu tố quản lý có ảnh hưởng đến năng suất của các doanh nghiệp trong ngành may”.
- Đào tạo nguồn nhân lực, cam kết của quản lý cấp cao đến tổ chức sản xuất, hướng đến khách hàng và mối quan hệ trong doanh nghiệp. (Nghiên cứu của Trần Hữu Ái và Nguyễn Minh Đức, 2015) “Tác động của các yếu tố quản lý đến hiệu suất của doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu”.
1.3.1. Mơ hình quản lý 5M
1.3.1.1. Nguyên vật liệu
Trong các hoạt động sản xuất của một danh nghiệp, để vận hành một quy trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm, một yếu tố hết sức quan trọng khơng thể thiếu đó là nguyên vật liệu.
- Ngun vật liệu ln có tầm quan trọng nhất định, dù đó là sản phẩm gì đi chăng nữa. Một sản phẩm chất lượng cao không thể đươc tạo ra từ các nguồn nguyên vật liệu sai lệch trong việc sử dụng, hay khơng đúng chuẩn về chất lượng. Nếu việc đó xảy ra sẽ dẫn những ảnh hưởng to lớn đến chất lượng hàng thành phẩm của một quy trình.
- Quá trình gia cơng ra một sản phẩm sẽ phải gặp rất nhiều kho khăn và lãng phí nếu như nguồn nguyên vật liệu bị sai lệch hay kém chất lượng. Sẽ hao phí rất nhiều thời gian và tổn thất về mặt chi phí cho việc khắc phục hàng lỗi, sự cố không mong muốn, làm giảm NSLĐ của nhân viên sản xuất.
- Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào rất quan trọng, nó cần được kiểm sốt một cách chặt chẽ. Tùy vào các loại nguyên vật liệu cũng như các ngành nghề khác
nhau mà sẽ có các chỉ tiêu cho việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào là khác nhau, nhưng vẫn phải đảm bảo tính hiệu quả cao.
1.3.1.2. Các thiết bị, máy móc
Thời đại khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển cho ra đời nhiều thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ và hỗ trợ q trình sản xuất. Do đó, việc áp dụng các tiện ích tiên tiến hơn để duy trì và tạo ra năng suất cao hơn là điều tối quan trọng đối với các doanh nghiệp ngày nay. Cụ thể, sự tiến bộ và hiện đại hóa máy móc sẽ giúp nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm, cung cấp cho doanh nghiệp những dịch vụ đảm bảo hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Tuy nhiên, nhà quản lý khi cải tiến thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất cũng cần quan tâm đến tính ổn định, chính xác, an tồn, sử dụng và quản lý vận hành của thiết bị đó trong q trình sử dụng. Để đảm bảo những điều này, cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Trong quá trình các thiết bị, máy móc hoạt động để tạo ra sản phẩm, cần phải quan sát và kiểm tra thật kỹ về yếu tố ổn định, tính chính xác và chất lượng vận hành của nó.
- Cần phải áp dụng kiểm tra theo các tiêu chuẩn nhất định để tiến hành thiết lập cho các thiết bị đó tham gia vào q trình sản xuất.
- Trước khi tiến hành mở rộng sản xuất bằng thiết bị, máy móc mới, cần phải kiểm tra các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn vận hành, tiêu chuẩn thiết bị của nó rồi sau đó tiến hành thiết lập theo tiêu chuẩn nhất định mới được đưa vào quy trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
- Thiết bị, máy móc khơng thể hoạt động liên tục mà khơng cần thời gian bảo trì, bảo dưỡng được. Vì vậy, cần có kế hoạch kiểm tra các thiết bị, máy móc theo tần suất, tình trạng hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động, sản xuất liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất của các quy trình.
1.3.1.3. Người thao tác, vận hàng sản xuất
Mặc dù ln có sự hỗ trợ và làm việc của máy móc để tạo ra sản phẩm nhưng một quy trình sản xuất khơng có sức người thì chắc chắn rất khó để hoạt động một
các trơn tru. Trên thực tế, con người sẽ phải đứng sau điều khiển và điều chỉnh mọi hoạt động của máy móc, vận hành các chức năng của máy móc để tạo ra sản phẩm tốt nhất có thể. Vì vậy, những người làm cơng việc điều khiển máy cũng cần nắm vững các quy tắc vận hành và có những điều chỉnh tương ứng khi cần thiết. Để đủ năng lực thực hiện các công việc này, người điều hành cần tham gia các khóa đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ, kỹ năng cho người lao động do doanh nghiệp tổ chức thường xuyên. So với các yếu tố khác trong mơ hình 5M, con người có thể là yếu tố khó kiểm sốt nhất đối với các nhà quản lý.
Ngồi ra, một yếu tố rất quan trọng đó là năng lực cá nhân, nó được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có, thể hiện tính ổn định, đáp ứng yêu cầu công việc và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn. Theo Robert L. Mathis & John H. Jackson (2011) và nghiên cứu thực nghiệm của Mahesh Gundecha (2012) thì năng lực cá nhân là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.
Trình độ văn hố
Hiểu biết cơ bản của người lao động về tự nhiên và xã hội. Trình độ văn hóa tạo ra trình độ tư duy và sáng tạo cao. Người có văn hóa tiếp thu và ứng dụng nhanh chóng các tiến bộ khoa học - cơng nghệ vào sản xuất, đồng thời vận dụng chính xác, linh hoạt, sáng tạo trong q trình thực hiện công việc. Tạo ra các công cụ sản xuất để tạo ra hiệu quả cơng việc tối đa.
Trình độ chuyên mơn
Đó là khả năng hiểu và thực hành một nghề cụ thể, định hướng và tự quản lý công việc trong một lĩnh vực cụ thể. Chuyên môn của càng sâu, kỹ năng và kỹ thuật của bạn càng thành thạo, thời gian làm việc của bạn càng ngắn và năng suất của bạn càng tốt.
Tình trạng sức khoẻ
Sức khỏe có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động. Sức khỏe kém dẫn đến mất khả năng tập trung, giảm dần độ chính xác trong cơng việc, giảm chất lượng và số lượng sản phẩm làm ra, thậm chí dẫn đến tai nạn lao động.
Thái độ lao động
Thái độ làm việc là tất cả những hành động mà người lao động thể hiện trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả, năng suất, chất lượng hồn thành cơng việc của những người có liên quan. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau cả khách quan và chủ quan, nhưng chủ yếu là: kỷ luật làm việc, tinh thần trách nhiệm, gắn bó với cơng ty, tập trung công việc.
1.3.1.4. Các phương pháp, thao tác
Phương pháp thực hiện cũng là một yếu tố rất quan trọng trong mơ hình 5M. Hiện nay, các phương pháp vận hành tiêu chuẩn của cơng ty giúp cho q trình lắp ráp và gia công sản phẩm đạt chất lượng và số lượng theo kế hoạch sản xuất đã đề ra. Nếu khơng có những phương pháp và tiêu chuẩn nhất định sẽ dễ dẫn đến những sai lệch trong quá trình sản xuất. Sai lệch có thể gây ra hậu quả rất nghiêm trọng, ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng sản phẩm. Vì vậy, nhà quản lý cần đưa ra các biểu mẫu, tiêu chuẩn trong công việc một cách chuẩn mực, trực quan. Đây là biện pháp duy nhất và được chuẩn hóa nhất, có thể đảm bảo q trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả công việc cao hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động của người lao động.
1.3.1.5. Đo lường
Đo lường, kiểm đếm và đánh giá sản phẩm là công đoạn cuối cùng của một quy trình sản xuất, trước khi sản phẩm đi đến cơng đoạn tiếp theo hoặc giao đến tay khách hàng. Nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được số lượng cũng như chất lượng sản phẩm được tạo ra, dựa trên các tiêu chí đánh giá mà họ có thể so sánh với các mục tiêu đặt ra lúc ban đầu. Từ đó, nắm được kết quả hoạt động sản xuất của quy trình, đưa ra các giải pháp cải thiện lâu dài, đáp ứng các yêu cầu khắc khe của khách hàng.
Ngoài ra, cách thức và phương pháp đo lường phải chính xác và minh bạch, đều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến NSLĐ trong hoạt động sản xuất. Nếu phương pháp hoặc số liệu đo lường bị sai lệch sẽ dẫn tới các số liệu dùng để tính NSLĐ bị
sai, điều đó làm cho việc đánh giá NSLĐ khơng cịn đúng với thực tế, các nhà quản lý sẽ khơng có cái nhìn bao qt và chính xác nhất về NSLĐ của người lao động tại quy trình họ đang quản lý.
Từ đó có thể thấy được, 5 yếu tố trên của mơ hình 5M là rất quan trọng và kết hợp với nhau trong quá trình sản xuất giúp doanh nghiệp quản lý và mang lại hiệu quả cao, nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Mơ hình 5M có vai trị và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý doanh nghiệp và tạo sự ổn định về số lượng, chất lượng sản phẩm theo các công đoạn sản xuất. Điều này cũng tác động rất lớn đến quan hệ cung cầu giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng, đồng thời cũng ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
Dựa trên 5 yếu tố của mơ hình 5M, các cơng ty sẽ có thể đánh giá rõ ràng và chính xác chất lượng sản phẩm của mình có ổn định hay khơng. Ngồi ra, họ có thể giám sát và theo dõi hiệu quả quá trình thực hiện từ khi bắt đầu thơng qua việc hình thành và hồn thiện sản phẩm để đưa ra thị trường.
1.3.1.6. Những yếu tố bên cạnh mơ hình 5M
Để vận hành quy trình sản xuất trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất theo mơ hình 5M thì bên cạnh 5 yếu tố chính trên, NSLĐ cịn chịu ảnh hưởng từ một số điều kiện liên quan khác như là mơi trường hay q trình quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp,... Cụ thể những ảnh hưởng đó bao gồm:
- Môi trường xung quanh là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất và vận hành của các doanh nghiệp trong bất kỳ ngành nghề nào hiện nay. Chính vì vậy các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, thời tiết… chắc chắn có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất chất lượng, số lượng sản phẩm, dịch vụ, trực tiếp nhất đến sức khỏe con người, thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu,…
- Sự quản lý của người lãnh đạo cũng là một yếu tố có tác động đáng kể đến kết quả của quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Do đó, chỉ đạo cơng việc, quyết định áp dụng kỹ thuật, sử dụng máy móc thiết bị hay xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện trong q trình sản xuất cũng sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cơng việc và chất lượng của sản phẩm được tạo ra. Do đó, nếu người lãnh đạo khơng định hướng đúng đắn cho mơ hình 5M này, q trình sản xuất sẽ gặp nhiều khó
khăn, vướng mắc, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp.
1.3.1.7. Lợi ích của mơ hình 5M
- Giúp cho việc vận hành sản xuất trơn tru và giảm thiểu các sai lệch, sự cố và rủi ro không cần thiết. Từ các nguồn lực đầu vào đến sản phẩm đầu ra, các công việc được phân cơng rõ ràng và có sự kiểm tra dựa trên các tiêu chí cụ thể. Do đó, tất cả các lỗi đều được ghi nhận và sửa chữa nhanh chóng.
- Tăng năng suất cơng việc: các thao tác vận hành, xử lý công việc được thực hiện một cách gọn gàng hơn, các quy trình kết hợp với nhau nhịp nhàng, khi có vấn đề xảy ra sẽ được xác định và giải quyết hiệu quả hơn.
- Gắn kết sự giao tiếp giữa công ty và khách hàng, nhân viên và nhân viên, quản lý và nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan.
- Giảm thiểu sản phẩm lỗi, các quy trình vận hành trơn tru, tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc trong các hoạt động khắc phục sự cố, sản phẩm khuyết tật trong quy trình sản xuất cũng như các sự cố phát sinh.
1.3.2. Những lãng phí trong hoạt động sản xuất