8. Bố cục của khóa luận tốt nghiệp
1.2.3. Mục đích và lợi ích
Mục đích:
Xây dựng một hệ thống các Thẻ điểm từ cấp độ cao nhất đến thấp nhất và đến từng cá nhân.
Xác định Viễn cảnh (Perspective), Mục tiêu (Objective), Thước đo (Indicator), Chỉ tiêu (Target), Sáng kiến (Innitiative) của từng người và bộ phận.
Tiến hành thực hiện, đo lường và quản lý việc thực thi Chiến lược của tổ chức theo hệ thống Thẻ điểm.
Lợi ích:
Thiết lập hệ thống thẻ điểm gồm các mục tiêu và thước đo cho từng bộ phận và từng cá nhân, phù hợp và cân bằng với chiến lược tổng thể của tổ chức.
Xây dựng các phương pháp thực hiện, đo lường, đánh giá kết quả công việc và đề xuất các sáng kiến trong tương lai ở tất cả các cấp nhằm điều chỉnh các hành động kịp thời nhằm thực hiện thành công chiến lược tổ chức.
Thể hiện chiến lược tới tất cả các cấp một cách dễ hiểu và ngắn gọn, cải thiện giao tiếp trong và ngoài tổ chức. Điều này dẫn đến việc tăng cường chia sẻ thông tin và phối hợp hành động hướng tới các mục tiêu chung thơng qua thẻ điểm có tính
thuyết phục cao, thúc đẩy tinh thần hợp tác, trao quyền phù hợp và điều chỉnh hành vi của nhân viên ngay lập tức.
Khắc phục những hạn chế của các phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý ngân sách kiểu cũ, tức là: chu kỳ dài (cải tiến chậm), khơng xác định rõ các vấn đề (cái gì, ở đâu, bởi ai), phân bổ nguồn lực không cân đối, chỉ dựa trên ngắn hạn, kết quả nhiệm kỳ.
Giải quyết cơ bản bốn trở ngại lớn đối với việc thực hiện chiến lược - nguyên nhân chính dẫn đến việc thực hiện chiến lược. Các vấn đề thất bại trong quản lý chiến lược là: rào cản về tầm nhìn, rào cản về con người, rào cản về nguồn lực và rào cản về quản lý.
Dưới góc độ cho điểm, phiếu chấm điểm giúp đánh giá chính xác kết quả cơng việc ở các cấp và đưa ra các chính sách đãi ngộ, khen thưởng phù hợp, kịp thời. Đồng thời, góp phần phân bổ nguồn lực một cách khoa học, cân đối, kịp thời nhằm tăng năng suất một cách bền vững.
Tạo cơ sở khoa học để hoạch định và phát triển các tài sản vơ hình, chẳng hạn như: chiến lược đào tạo và phát triển kiến thức của doanh nghiệp; tối ưu hóa các yếu tố quản lý giá trị thuộc quy trình nội bộ; chiết xuất giá trị có thể có từ khách hàng. Đó là nền tảng của sự thành cơng về tài chính - mục tiêu hàng đầu của một doanh nghiệp.
Mối liên hệ giữa chỉ tiêu hiệu quả trọng yếu trọng yếu và thẻ điểm cân bằng (BSC&KPI)
BSC và KPI là sự kết hợp chiến lược kinh doanh và khả năng lãnh đạo, sẽ định hướng chiến lược kinh doanh và chiến lược lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của BSC là giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các chiến lược từ tổng quát đến chi tiết và cụ thể cho từng nhân viên. KPI sẽ giúp đo lường và đánh giá hiệu quả cơng việc của nhân viên, từ đó người lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực của nhân viên và phương hướng làm việc.
BSC
Học hỏi và phát triển Duy trì sự gắn kết các nhân viênNâng cao năng lực của nhân
KPIs Nhân sự
Nội bộHoạt động/quy trình sản xuất. Nâng cao năng suất lao độngKPIs Sản xuất, Bảo trì, SCM,….
Khách hàng
Cung cấp liên tục các sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm tới khách hàngKPIs Kinh Doanh
Tài chínhTạo sự phát triển bền vững Tối đa hóa dịng tiền KPIs Tài chính
KPI
Nếu các nhà lãnh đạo thường chỉ quan tâm đến chiến lược kinh doanh do tổ chức đề ra, mà không tận dụng các yếu tố nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện chiến lược đó thì hiệu quả hoạt động sẽ khơng đạt được một cách tối ưu. Ngồi ra, doanh nghiệp khó đánh giá, kiểm sốt và phát hiện ra các lỗ hổng trong hoạt động của mình khi xảy ra sự cố. Vì vậy, người lãnh đạo doanh nghiệp cần kết hợp chiến lược lãnh đạo với chiến lược kinh doanh, tức là sự kết hợp hồn hảo giữa hai cơng cụ BSC và KPI, nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh doanh và quản trị nguồn nhân lực hiệu quả.
Sơ Đồ 1.3. Sơ đồ mối liên kết giữa BSC và KPI
(Nguồn: EduViet, 2014)
Mối liên hệ giữa BSC và KPI được hình thành. Dựa vào khung BSC để hình thành, tạo lập các chỉ số KPI cho các phòng ban trong tổ chức được triển khai dựa vào chiến lược mà công ty hướng tới như:
• Khía cạnh học hỏi và phát triển: xác định các mục tiêu, các chỉ số và mục tiêu cho phịng nhân sự;
• Khía cạnh nội bộ: xác định các mục tiêu, các chỉ số và mục tiêu cho phịng sản xuất, SCM, Bảo trì, EHS;
• Khía cạnh khách hàng: xác định các mục tiêu, các chỉ số và mục tiêu cho phịng kinh doanh, chất lượng, chăm sóc khách hàng;
• Khía cạnh tài chính: xác định các mục tiêu, các chỉ số và mục tiêu cho phịng kế tốn.
Một số các chỉ tiêu đo lường thường gặp phải trong các loại hình doanh nghiệp được liệt kê theo các khía cạnh của BSC trong bảng dưới đây. Đồng thời tùy theo đặc điểm, cách thức hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp sẽ chọn hoặc thêm cho mình những chỉ tiêu phù hợp trong từng khía cạnh của BSC.
Bảng 1.1. Thẻ điểm cân bằng trong các doanh nghiệp
Khía cạnh Chỉ tiêu
Tài chính Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng theo phân khúc;
- Tỷ lệ phần trăm doanh thu có được từ các sản phẩm, dịch vụ và khách hàng mới;
Thị phần khách hàng mục tiêu; Bán chéo sản phẩm;
Tỷ lệ doanh thu từ các ứng dụng mới;
Khả năng sinh lợi của khách hàng và dòng sản phẩm; Tỷ lệ khách hàng không mang lại lợi nhuận;
Doanh thu/ Nhân viên;
Chi phí so với chi phí của đối thủ cạnh tranh; Tỷ lệ giảm chi phí;
Những chi phí gián tiếp; Các chi phí đơn vị;
Tỷ lệ phần trăm so với doanh số bán hàng; Tỷ lệ phần trăm doanh số bán hàng;
Tỷ lệ vốn lưu động;
- ROCE (Return on Capital Employed) xét theo các loại tài sản chính;
Tỷ lệ sử dụng tài sản; Thu hồi vốn;
Số lượng vật liệu đầu vào. Khách hàng Thị phần; Thu hút khách hàng; Giữ chân khách hàng; Thõa mãn khách hàng;
Khả năng sinh lời từ khách hàng. Quy trình
nội bộ
Tỷ lệ doanh thu từ các sản phẩm mới; Tỷ lệ doanh thu từ các sản phẩm độc quyền; Năng lực của quá trình sản xuất;
Thời gian để phát triển các sản phẩm mới tiếp theo; Thời gian giao hàng;
Hiệu quả lao động; Hiệu suất máy;
Quản lý chất lượng quy trình; Thời gian chu trình/ quy trình;
Chi phí của những quy trình hoạt động; Hoạt động bảo hành và các sửa chữa; Xử lý hàng hóa trả lại;
Học hỏi và phát triển
Năng lực nhân viên;
Năng lực của hệ thống thông tin;
Động lực phấn đấu, giao trách nhiệm, khả năng liên kết.
(Nguồn: Robert S.Kaplan & David P.Norton, 2019)
Dựa vào nền tảng sức mạnh của cách mạng 4.0 là AI, BIG DATA kết hợp với các nghiệp vụ như hoạch định, thực thi, đo lường, cải thiện để tập trung vào chiến
lược, hiệu suất của doanh nghiệp tạo nên mối liên kết giữa BSC và KPI với các chức năng bao gồm quản lý chiến lược; hiệu suất; cơng việc; quy trình; nhân sự; khách hàng; tài chính; thơng tin.
BSC và KPI-BSC (Quản lý chiến lược)
Quản lý chiến lược bằng việc xây dựng, thiết lập các sáng kiến chiến lược và ngân sách để thực thi chiến lược một cách chuyên nghiệp. Tiến hành giám sát, đo lường và cảnh báo thời gian thực.
BSC và KPI-KPI (Quản lý hiệu suất)
Quản lý hiệu suất bằng việc tiến hành đo lường kết quả thực hiện và cập nhật liên tục xuyên suốt trong thời gian thực hiện tại các cấp độ thực hiện (công ty, bộ phận, cá nhân).
BSC và KPI-TASK (Quản lý công việc)
Quản lý công việc với hệ thống hay quy trình tự động hóa giao việc cho các cấp thực hiện (công ty, bộ phận, cá nhân), đồng thời quản lý luôn phải thúc đẩy cơng việc hồn thành nhanh nhất với kết quả cao nhất.
BSC và KPI-WORKFLOW (Quản lý quy trình)
Quản lý quy trình bằng việc thiết lập quy trình thơng minh, tự động hóa nhằm tối ưu hóa năng suất lao động tại các cấp thực hiện (công ty, bộ phận, cá nhân).
BSC và KPI-HRM (Quản lý nhân sự)
Quản lý nhân sự với việc tự động hóa các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đánh giá, khen thưởng, đãi ngộ và được thiết kế với liên kết và hiệu suất cao.
BSC và KPI-CRM (Quản lý khách hàng)
Quản lý khách hàng bằng việc quản trị tự động hóa quy trình phát triển khách hàng và thúc đẩy quản trị trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó kết hợp giữa bán hàng hiện tại và dữ liệu tập trung theo thời gian thực.
Quản lý tài chính về việc hoạch định, tổ chức việc thực thi chiến lược. Tạo lập hệ thống kết hợp giữa các quy trình nghiệp vụ và các cơng cụ để tự động hóa q trình quản trị.
BSC và KPI- DASHBOARD (Quản lý thông tin)
Quản lý thông tin phải đảm bảo về việc thông tin và truyền thông phải nhất quán và cá nhân hóa đến từng nhân viên. Việc thơng tin về thơng điệp, tin tức, mệnh lệnh, chỉ thị đến từng nhân viên mà không cần sử dụng Email.
Sự cần thiết của việc thiết lập chỉ tiêu hiệu quả trọng yếu trọng yếu thông qua thẻ điểm cân bằng
Cặp đôi công cụ được nhiều nhà lãnh đạo, quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp tin tưởng sử dụng để quản trị và cải thiện hiệu suất. Nổi bật bởi một vài lợi ích như sau:
• Đầy đủ các chỉ tiêu, trọng số, thang đo cho việc đánh giá.
• Phân bổ dễ dàng cho từng phịng ban, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện.
• Tạo ra sự cơng bằng cho tất cả các nhân viên bằng việc giao chỉ tiêu cho tất cả nhân viên trong cơng ty, từ đó đánh giá kết quả thực hiện.
• Cập nhật số liệu, kết quả của cơng việc theo ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng hoặc năm theo thời gian thực.
• Trả lương, xét thưởng theo kết quả đánh giá và mức độ cải thiện hiệu suất của KPI.
• Tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí, tăng lợi nhuận.
• Tập trung vào nhu cầu của khách hàng, lấy khách hàng làm trung tâm
• Tập trung vào việc quản trị theo chiến lược để thực thi tạo sự khác biệt và hiệu quả.
• Trí thơng minh nhân tạo (AI) được sử dụng trong quản trị vận hành doanh nghiệp.
• Hình thành văn hóa doanh nghiệp về việc học hỏi, đổi mới sáng tạo và thích ứng trong việc thay đổi để sống sót và dẫn đầu.
• Tạo ra một đội ngũ, nguồn nhân lực đủ khả năng, chất lượng cao để đón đầu cách mạng cơng nghiệp 4.0.
• Ra quyết định dựa vào dữ liệu và các thuật tốn thơng minh đúng thời điểm và đối tượng về năng suất và hiệu quả.
• Dựa vào chuyển đổi số, AI để tăng năng lực cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh.
Các nhân tố/ yếu tố đảm bảo triển khai thành công đối với việc thiết lập chỉ tiêu hiệu quả trọng yếu theo thẻ điểm cân bằng